Come si scrive una presentazione: titoli, testo e punti elenco

Le presentazioni sono un documento formato da immagini e parole. La loro caratteristica è avere un forte impatto visivo in quanto rispondono a due requisiti: immediatezza e memorabilità. L’apparato visivo aiuta il pubblico a comprendere in breve tempo il messaggio della slide e, soprattutto, a ricordarlo.

Partiamo dal presupposto che per immagini non intendiamo solo le fotografie, ma tutti quegli elementi visivi che facilitano la fruizione della mia presentazione (grafici, illustrazioni, icone e così via). Di come utilizzare le immagini in modo professionale per strutturare una presentazione efficace ho scritto qui ma, come anticipavo in quell’articolo, ‘non di sole immagini è costituita una slide’. Infatti è presente anche il testo che, purtroppo, viene spesso dimenticato.

Le parole di una presentazione devono essere delle frecce per raggiungere l’obiettivo: poche per essere comprese in modo immediato e rilevanti per il mio pubblico per essere ricordate. Nella scrittura di una presentazione esistono tre fasi distinte:

1. ideazione
2. scrittura vera e propria (l’unica da fare esclusivamente davanti al computer)
3. revisione.

Di seguito proveremo ad analizzarle nel dettaglio per capire come si scrive una presentazione efficace.

1. Ideazione

Selezionare le informazioni

Definire il punto di vista è una delle prime cose su cui lavorare: come speaker che punto di vista ho sull’argomento che andrò a trattare? Quella è la traccia su cui costruire tutto il discorso. Vediamola così: ogni presentazione è un viaggio che intraprendi con il pubblico, le slide sono le tappe e tu sei la guida. È importante che hai ben chiaro dove vuoi condurre l’audience e l’emozione che vuoi provi. Le domande alle quali rispondere sono:

1. Quale tesi sostiene la mia presentazione?
2. Quali sono le cose che voglio far vedere?
3. Che cosa serve per raggiungere il mio obiettivo?

Dopo esserti chiarita queste cose e, tenendo presente i bisogni del pubblico, delinea i punti principali di questo percorso e individua le idee di supporto. In questa fase è meglio scrivere in scaletta, o su dei post-it, le idee da organizzare. Solo in un secondo momento ha senso che riportiamo questi punti su uno strumento per impaginare slide.

Usare il linguaggio del pubblico

Usare il linguaggio del pubblico è uno degli elementi chiave per creare familiarità e accoglienza in chi ci ascolta. Dobbiamo essere consapevoli del contesto in cui si terrà la presentazione. Mi troverò di fronte ad addetti ai lavori e quindi posso parlare per acronimi e tecnicismi? O le mie slide hanno una funzione divulgativa e devono quindi superare la cosiddetta ‘prova della nonna‘?

Se progetti una presentazione interna devi fare un ulteriore passo: ogni azienda ha un gergo che nasce dalla cultura in cui è intrisa. A volte dimenticarlo completamente non ci rende autorevoli agli occhi dell’interlocutore.

Mentre in un talk divulgativo è importante utilizzare parole semplici, chiare e accoglienti per tutti e tutte, durante una presentazione aziendale devi allinearti al linguaggio condiviso in azienda: la tua presentazione ne guadagnerà in termini di immediatezza, memorabilità ed efficacia.

2. Scrittura

La fase di scrittura è quella che ci vede incollate alla sedia, davanti al monitor. Se abbiamo progettato bene, con una scaletta dettagliata o con dei post-it, con un’idea principale e a ruota quelle di supporto, possiamo lavorare direttamente sulle slide.

Titoli

Esiste una regola semplice: ciò che è grande si vede prima. Per cui il titolo di una slide è la prima cosa che il tuo pubblico vedrà. Nonostante sia un assunto abbastanza banale, la maggior parte delle volte i titoli delle slide sono privi di significato per cui ci fanno perdere un’occasione importante per essere memorabili.

In un company profile spesso troviamo dei titoli che sembrano delle voci di menù di un sito web: chi siamo, i nostri prodotti, servizi, benefici, dove siamo, contatti. In una slide ogni elemento deve sostenere la tua tesi, il titolo in prima battuta. Anche se le parole dovessero indicare solo il nome delle sezioni – e non il titolo vero e proprio – sarebbe comunque importante selezionare quelle più adatte a sostenere la mia tesi. Le parole, che risuonano vuote, sono dannose per due motivi:

1. non sono rilevanti per il pubblico, che le leggerà senza ricordarle e senza dedicarci attenzione;
2. sono uno spreco di spazio, in posizione rilevante, dedicato a un messaggio privo di significato.

Scrivere dei buoni titoli aiuta il pubblico ad adottare il tuo punto di vista e ad assorbire in modo immediato i punti chiave della tua presentazione. Vediamo qualche esempio.

• ‘Andamento delle vendite del trimestre gennaio-marzo 2021’: non è né un titolo che fa capire ciò che voglio dire né una tappa del mio viaggio
• ‘+3% delle vendite nella GDO nel primo trimestre 2021’: specifica subito ciò di cui la slide andrà a parlare.

Un modo per capire se hai scritto dei buoni titoli è usare la checklist del libro Guida di Stile di Luisa Carrada:

Se leggo solo i titoli, anche velocemente, uno dopo l’altro, mi faccio un’idea del contenuto?

Le slide devono contenere poco testo. Il modo migliore per ridurre il testo è utilizzare le note del relatore. Se non le usi già, qui trovi tutte le indicazioni per iniziare ad usarle. Sono utilissime.

Immagina di trovarti di fronte a un muro di mattoncini tutti uguali, il tuo occhio non ha alcun appiglio visivo, non c’è nulla che emerge. Questa sensazione di smarrimento è la stessa che si prova di fronte a un muro di testo. Per migliorare la leggibilità possiamo:

• scandire il testo con dei titoletti magari in grassetto, o con un carattere più grande, oppure con un colore diverso;
• suddividere il testo in paragrafi in modo che gli spazi bianchi diano respiro alla slide.

Cerca, per quanto possibile, di formattare il testo per rendere la slide ariosa e dinamica:

• completa i titoli con dei sottotitoli che approfondiscono il tema della slide;
• inserisci delle citazioni o delle didascalie creando delle àncore visive;
• evidenzia delle parti di un paragrafo per sottolineare un concetto importante.

Punti elenco

I punti elenco stanno alle slide come i cavoli a merenda, per cui non c’è bisogno di inserirli in una presentazione. Performano benissimo in una mail, in un documento di testo ma non in una slide, in quanto sono pensati per una lettura in verticale, mentre la slide ha uno sviluppo orizzontale. Per rafforzare la mia idea mi piace citare l’articolo di Carmine Gallo in cui afferma che: 

Google’s CEO Doesn’t Use Bullet Points and Neither Should You.

Mi rendo conto che è una prassi così radicata nella comunicazione business che è difficile da estirpare. Se proprio non riesci a non mettere un punto elenco in una slide – facendo morire milioni di fatine e un decina di unicorni – ti allungo due dritte:

• il testo del punto elenco deve essere una frase compiuta, con una struttura grammaticale coerente;
• il fatto che si chiamino ‘pallottole’ implica velocità e direzione: non sbrodolare;
• un punto elenco con un solo punto non è un elenco, ma una frase impaginata male.

3. Revisione

La revisione non dovrebbe essere fatta da chi scrive o impagina il discorso sulle slide ma da una persona estranea al contesto, in modo da poter trovare eventuali refusi o imprecisioni. Questo, mi rendo conto, può avvenire solo in un mondo incantato.

La realtà dei fatti è che spesso dobbiamo scrivere, impaginare e trovare anche i refusi. Per riuscire ad arginare lo scempio di copia e incolla mal fatti, di presentazioni create con slide silos impaginate ognuna da una persona diversa, ci sono alcuni suggerimenti da tenere presente:

• rileggi la presentazione in un secondo momento e non appena terminata l’impaginazione, insomma dormici su;
• leggi le parole partendo dalla fine in modo che perdano di significato e che tu ti possa focalizzare sulla scansione delle lettere così da trovare l’errore.

Una buona presentazione fa lavorare parole e immagini insieme per muovere il pubblico a compiere l’azione desiderata. Ogni scelta che facciamo deve quindi essere consapevole e nascere dall’analisi di chi incontrerai e dell’analisi del contesto in cui terrai la tua presentazione.