Presenta il tuo progetto in modo efficace

Le probabilità che un nostro progetto abbia successo sono legate in modo strettissimo a come lo presentiamo.

Ma, quando pensiamo a una presentazione efficace, la nostra principale preoccupazione tende a essere rivolta alle slide.

In realtà le slide, che sono importantissime, rischiano di andare completamente perdute se non saremo efficaci noi nell’esporne il contenuto (di come fare presentazioni efficaci, da questo punto di vista, ne parla Marie Louise Denti, assolutamente da leggere!).

Per alcuni è una dote innata. Persone che incantano il loro uditorio, non importa se si tratta di un teatro gremito, di quattro persone in una sala riunioni o in una videoconferenza. Ecco, queste persone hanno un dono, inutile negarlo. Probabilmente erano così anche durante le interrogazioni di matematica alle medie. Però non è la norma.

A presentare si impara, se si è fortunati “copiando” da queste persone, altrimenti dagli errori. Degli altri, però, perché i nostri di solito non siamo in grado di vederli.

I contenuti

Parliamo qui dei contenuti che dovrete trasmettere voi, non necessariamente di quelli che si trovano nelle vostre slide.

A che cosa servono le storie?

Ricordiamoci sempre che le persone imparano attraverso le storie. Perciò, anche quando prepariamo un progetto, cerchiamo il più possibile di costruirlo in forma di percorso, di viaggio, che porta da una situazione A (quella in cui ci troviamo) a una situazione B (quella in cui saremo dopo aver attuato il progetto). In pratica, in forma di storia.

Questa storia dovrà parlare la stessa lingua di chi avremo dall’altra parte – del tavolo o del video, non importa. E se il nostro progetto è troppo nostro per parlare la sua lingua, siamo chiamate a fare uno sforzo ulteriore: tradurlo. Fino a renderlo non solo comprensibile, ma anche condivisibile da parte di chi ci ascolta.

Tradurre un progetto in una storia

Che cosa significa tradurre un progetto da una lingua a un’altra? Esattamente quello che significa tradurre un brano, un libro, una canzone: trasmettere non solo le parole ma anche il senso, in modo che sia comprensibile.

La lingua non è solo vocabolario e grammatica: è cultura, costumi, identità, perfino credenze e superstizioni. Un libro tradotto bene sarà capace di trasmettere tutto questo: è il motivo per cui in alcuni casi – clamoroso quello della saga di Harry Potter – nella traduzione cambiano addirittura i nomi di molti protagonisti e luoghi.

E allora, se si è avuto il coraggio di cambiare nome al mitico Dumbledore, chi siamo noi per dover essere così fedeli, nell’esposizione, a quello che è scritto nelle slide?

L’esposizione

Veniamo al momento in cui ci siamo noi, con una bella quota di slide, e davanti delle persone a cui vogliamo vendere questi contenuti. Abbiamo già in mente la storia da raccontare, vero? Adesso raccontiamola.

Allentare la tensione

Probabilmente c’è della tensione nell’aria. Magari è il progetto della vostra vita, oppure solo un tratto di strada: in ogni caso, chi è di là dovrà dire di sì, che gli piace, che lo compra. Ecco: più tensione si percepisce, meno si entra in sintonia.

Perché la tensione allontana: allontana dai contenuti e anche da chi li ascolta. Nessuno di noi si farebbe visitare da un medico che ci trasmette ansia quando andiamo da lui per un consiglio. Allo stesso modo, nel momento in cui parliamo, noi siamo gli esperti di quanto stiamo raccontando, noi siamo gli unici che sanno come va a finire la storia.

Comunicare, non informare

Usiamo questo vantaggio e facciamolo per una buona causa: comunicare, non informare. La differenza tra informazione e comunicazione sta in un unico, fondamentale, elemento: il feedback.

L’informazione ha come obiettivo quello di passare da chi la trasmette a chi la riceve; la comunicazione invece ha luogo quando il contenuto trasmesso stabilisce un legame tra chi dice e chi ascolta. “Ok, ma se faccio una presentazione non sempre è previsto un feedback”. Vero, eppure se parlate disponendovi ad ascoltare cambia tutto, perché anche dall’altra parte si creerà interesse.

Alleggerire l’ansia

L’ansia riguarda anche il tempo che abbiamo a disposizione. Ho avuto la fortuna di conoscere alcune di quelle persone che sembrano nate per presentare e uno dei tratti che hanno in comune riguarda proprio questo: hanno l’atteggiamento di chi ha a disposizione tutto il tempo che vuole. Il che non è vero, naturalmente, poiché semplicemente hanno fatto i loro conti e hanno messo il loro discorso in un certo numero di minuti, ma da fuori questo non si vede. E il loro modo di raccontare è quello di chi dice: “Interrompimi pure quando vuoi, ma sono sicur* che non lo farai” (ovviamente non lo dicono, ma è come se).

Come si manifesta l’ansia che rovina tutto? Agitandosi, parlando troppo velocemente, tenendo lo sguardo nel vuoto o, peggio, leggendo le slide, correggendosi quando si sbaglia una parola.

Seguire il ritmo

Una delle prime cose che ti insegnano quando studi musica è che se sbagli devi andare avanti, e non solo perché molto probabilmente sei l’unica persona a essersi accorta dell’errore, ma anche perché se ti fermi fai perdere il filo a tutti.

C’è un ritmo da seguire. Se ci fermiamo o lo interrompiamo con elementi esterni – movimenti, facce strane, clic di penne torturate – la storia fatica e chi ascolta perde il filo.

Le regole di TED

Infine, riporto le 4 regole d’oro del creatore di TED, Chris Anderson, su come costruire uno speech (in questo caso di TED, ma vale per tutto).

Uno, limitate l’intervento a una sola grande idea. Le idee sono complesse; dovete tagliare il contenuto in modo da concentrarvi sulla singola idea a cui tenete di più, e darvi la possibilità di spiegare quella cosa correttamente. Dovete dare un contesto, condividere esempi, renderla viva. Prendete un’idea e fatene il filo conduttore del vostro intero intervento, in modo che ogni cosa che dite vi si riconduca.

Due, date al pubblico una ragione per tenerci. Prima di cominciare a costruire nella mente del pubblico, dovete chiedere il permesso di entrare. Lo strumento principale per arrivarci? La curiosità. Stuzzicate la curiosità del pubblico. Usate domande intriganti, provocatorie per identificare perché una cosa non ha senso e richiede spiegazioni. Se potete rivelare uno scollegamento nella visione di qualcuno, sentirà la necessità di coprire quel buco. E una volta suscitato quel desiderio, sarà più facile costruire la vostra idea.

Tre, costruite la vostra idea, pezzo per pezzo, oltre i concetti che il pubblico già capisce. Usate il potere della lingua per tessere concetti che già esistono nella mente del pubblico – ma non la vostra lingua, la loro lingua. Cominciate dove sono loro. […]

Quattro, il consiglio finale: fate in modo che le vostre idee meritino di essere condivise. Chiedetevi: “Chi trae vantaggio da questa idea?”. Se l’idea serve solo a voi o alla vostra organizzazione, probabilmente non merita di essere condivisa. Il pubblico vi vedrà dentro. Ma se credete che l’idea ha il potenziale di illuminare la giornata di qualcuno o cambiare la prospettiva di qualcuno in meglio o ispirare qualcuno a fare le cose diversamente, allora avete l’ingrediente principale per un intervento veramente fantastico, che può essere un grande regalo per loro e per tutti noi.”

Giuliana Laurita

Strategist e formatrice, accompagno aziende e persone nel percorso per comunicare bene, soprattutto in rete. Lo faccio attraverso la formazione e la consulenza sui temi della comunicazione, del digitale, dei social media. A volte vado a parlarne nelle scuole con ragazzi, prof e genitori, ce n’è tanto bisogno. Leggo molto, scrivo parecchio e credo che la confort zone non esista. Per nessuno.

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