Come nasce una presentazione: il metodo

Qualche settimana fa mi è arrivata questa newsletter di Ann Handley sulla scrittura e i dumplings [entrambe cose che adoro!]. La frase che mi ha acceso il click per scrivere questo articolo è stata: ‘C’è un cliché nella scrittura: gli scrittori odiano scrivere, ma amano aver scritto.‘

Questo modo di pensare è abbastanza comune anche tra gli slide maker. Se chiedo a qualcuno se ama fare le slide, la risposta è no! Quasi sempre. Le presentazioni efficaci sono il prodotto di un metodo: le amerai solo se riuscirai ad amare il metodo stesso.

Prodotto vs processo

Le slide sono un mondo complesso che richiede molte competenze: sintesi e analisi, progettazione, capacità di strutturare il pensiero in modo efficace attraverso testi, immagini, illustrazioni, grafici, numeri, video, animazioni. Veramente odi tutto tutto?

Hai mai pensato che magari non ti piace usare lo strumento per fare le slide? Ti racconto un segreto: neanche a me! Ma in fondo quella è solo una piccola parte di un processo che è un flusso più ampio. 

Il processo serve appunto a disegnare un percorso partendo da una fase esplorativa fino ad arrivare alla produzione in modo consapevole e senza perdere tempo: permette di costruire un’architettura nella quale inserire le informazioni adatte a coinvolgere il pubblico.

Come in tutte le cose non esiste un metodo solo, ognuno di noi ha il suo, e qui vorrei raccontarti il metodo che Elena, la mia partner in slide, e io usiamo per impostare una presentazione. È un processo diviso in quattro fasi che applichiamo ormai dal 2016 e che per noi funziona bene:

• ideazione;
• progettazione;
• realizzazione;
• revisione.

Ideazione: di caos e stelle che danzano

L’ideazione è una fase esplorativa, dove cerchiamo di trovare le risposte per dare una direzione al discorso. La sua parola chiave è obiettivo; gli altri due elementi su cui devo ragionare sono pubblico e contesto.

Pubblico

Presenterò di fronte a un grande o a un piccolo pubblico? Ho delle informazioni sulle persone a cui andrò a presentare? Se sì, come posso costruire la presentazione per parlare il loro linguaggio e avvicinarle a me? Se no, dove e come posso reperire queste informazioni?

Contesto

In che ambiente e con che tecnologia presenterò? Che tipo di attrezzatura avrò a disposizione (microfono a gelato o ad archetto)? La mia presentazione mi servirà da scenografia o dovrò inviarla via email?

Se queste informazioni non ti sono chiare o non riesci a reperirle in modo autonomo sul web, chiedi direttamente a chi ti ha invitato al convegno o a chi ha organizzato la riunione: non essere timida!

Ottenere queste risposte consente di avere gli strumenti per analizzare eventuali vincoli e decidere come impostare il tuo progetto. Faccio un paio di esempi:

• se il mio pubblico ha 16 anni sceglierò esempi e analogie adatte a loro;
• se dovrò inviare le slide e non le presenterò di persona il contenuto testuale avrà un peso maggiore.

Obiettivo

In questa fase sceglierò anche l’argomento da trattare o il taglio con cui impostare il mio intervento. Una volta definito il topic, determina l’obiettivo del tuo discorso, il cuore del messaggio, ciò che il tuo pubblico si deve portare a casa. L’obiettivo presenta due elementi:

• il tuo punto di vista, qualsiasi dato e informazione che fornirai darà la tua interpretazione dell’argomento;
• il vantaggio che il pubblico otterrà nell’adottare il tuo punto di vista.

Da questo momento ogni elemento inserito nelle tue slide dovrà far muovere la presentazione in questa direzione.

Progettazione: Marie Kondo aiutaci tu!

La progettazione è quella fase in cui dal caos si arriva a una struttura ordinata, in grado di essere messa in bella copia sullo strumento che usi per presentare. Gli step di questa fase sono principalmente tre, entriamo nel dettaglio.

La raccolta del materiale

È una fase ancora disordinata in cui seleziono tutto ciò che che potrebbe essere interessante da inserire nella presentazione: citazioni, estratti di testi, immagini, link di ricerche da siti autorevoli, fonti da riportare, newsletter. Una grande libreria da cui attingere. Per tenere traccia di queste informazioni uso Google Keep:

• mi permette di condividere con gli altri attori del progetto (o la mia partner in slide) le mie suggestioni creative;
• posso lavorare in qualsiasi luogo e con qualsiasi device (cellulare e laptop), permettendomi di inserire quello che mi piace in tempo reale;
• mi piace avere tutto in un unico posto, nello specifico Google Drive, per poter trovare velocemente i contenuti;
• ha un visual molto simile a quello dei post-it (che per me sono lo strumento di progettazione più performante) e mi ‘sento a casa’.

Alcune mie colleghe usano con entusiasmo Evernote: io non lo uso ma ho trovato un articolo interessante che parla delle differenze tra le due App, spero ti sia utile per capire qual è la più adatta a te.

Composizione della struttura

Delle strutture ho già scritto su questo blog, ogni struttura ha la sua peculiarità e funziona bene in base a un determinato pubblico e contesto. Non c’è una struttura perfetta per tutte le presentazioni ma ci sono sicuramente delle accortezze che sono trasversali a ognuna:

• apertura e chiusura sono due parti fondamentali del discorso, apri e chiudi col botto.
• racconta una storia, il nostro cervello le ama e le ricorda: usale.

La cosa difficile di questa parte è quella di vagliare con accuratezza il materiale fino ad ora raccolto e avere il coraggio di scartare ciò che non è funzionale e strategico al raggiungimento del nostro obiettivo. Una presentazione di 10 slide è il frutto di un lavoro di sintesi importante: eliminare è il verbo chiave di questa fase.

Progetta lo storyboad

Quando arrivo a progettare lo storyboard la mia presentazione è – in pratica – già fatta, lo storyboard è lo step appena prima del mettermi al computer a picchiettare. Ma che cos’è uno storyboard? È lo schema del contenuto di ogni slide, in cui dovrà essere indicato:

• il tipo di contenuto che voglio inserire;
• il tempo che prevedo di spendere su quella slide.

Se lo storyboard è preciso risolvo un paio di questioni in un batter d’occhio:

• la fase di realizzazione prevederà la mera l’impaginazione delle slide in quanto la parte progettuale e di raccolta è già completata a questo stadio di avanzamento;
• avrò già una visione d’insieme sul mio intervento e potrò scegliere qui cosa cambiare, cosa spostare e cosa togliere per dare risalto ai momenti wow ed eliminare la monotonia dal mio talk.

Realizzazione: una questione di design

La parte relativa al design prevede tutto ciò che riguarda il visual della tua scenografia.

Il design delle slide

Per me il design è qualcosa d’invisibile che permettere di rendere fruibile gli elementi che inserisco in una slide. È quindi un insieme di allineamenti, pesi e griglie che si susseguono creando un ritmo e una gerarchia informativa. Uno degli ultimi articoli di design che ho letto, scritto da Mads Soegaard, raccontava dell’incredibile potere che hanno gli spazi bianchi per:

• nobilitare un contenuto;
• fare respirare il pubblico;
• rendere il design più leggero.

La creazione della tua scenografia

Le slide sono una scenografia, servono a sostenere il tuo discorso e non devono mai prendere il sopravvento sullo speaker: scelta delle immagini, dei caratteri tipografici e il loro equilibrio permettono di far passare il messaggio in modo efficace e immediato.

All’urlo di ‘Show don’t tell’ noi Slide Queen continuiamo a sostenere che un concetto viene recepito meglio se si usano le immagini accostate a parole: della forza delle immagini ne ho parlato qui. 

La scrittura dei testi

Le slide non sono fatte solo di grafici, numeri, immagini e icone ma hanno anche del testo di solito scritto male. Alcuni consigli:

• elimina i punti elenco e ricordati che un punto elenco di un solo punto, non è un punto elenco ma una frase;
• elimina del tutto gli avverbi di modo e le ripetizioni ridondanti;
• componi dei titoli che siano portatori di significato per il tuo pubblico. In un company profile la slide ‘Chi siamo’ intitolata ‘Chi siamo’ toglie solo spazio a un contenuto che potrebbe già essere informativo o accattivante per il mio pubblico.

Revisionare: caccia al refuso

La parte della revisione viene di solito saltata creando quell’incredibile imbarazzo quando sarà il pubblico ad accorgersi del refuso che troneggia al centro alla tua slide. Da oggi in poi dai alla revisione la stessa importanza che dai alle altre tre fasi precedenti.

La rilettura delle slide

Se puoi, non farla tu. Lo so che siamo tutte freelance e lavoriamo molto spesso da sole, ma basta un occhio esterno per notare subito l’accento sbagliato o la foto con la scritta ribaltata, mentre tu che stai da ore sul tuo progetto non lo noterai mai. Una preziosa guida per scrivere senza errori ce la regala Tatiana Cazzaro sul blog della Rete al Femminile di Biella, da avere a portata di mano quando ci assalgono quei terribili dubbi sugli accenti.

La prova del discorso

Qui è dove devi provare, provare e provare per vedere se tutto fila e soprattutto se tu ti senti a tuo agio con le slide e con la tua scenografia: state lavorando insieme? Se sì, si creerà quella magia che ti permetterà di fare breccia nel pubblico.

L’individuazione dei tempi

Il tempo è un tema cruciale in una presentazione. La prima regola è che il tempo del tuo pubblico è più importante del tuo: per cui non sforare e fai tutti i calcoli del caso, un aiuto lo trovi in questo articolo scritto per il blog del Digital Update.

Con la revisione sei arrivata alla fine del nostro processo, manca ancora la consegna ma si entra nel campo del public speaking, settore che non trattiamo direttamente. Questo articolo vuole essere un punto di partenza per farti sviluppare il tuo personale modo di fare le slide. La cosa importante è iniziare a prendere consapevolezza del fatto che fare slide non vuol dire mettersi davanti al computer e inserire contenuti ma è un percorso strutturato a più tappe.