La struttura delle presentazioni: a ognuna la sua

Ogni volta che ci approcciamo a progettare un intervento i pensieri ci si arruffano e si scompigliano fino a quando non spunta “the big idea”, il nocciolo duro su cui si svilupperà tutto il discorso.

Se lo devo descrivere, immagino una sorta di Big Bang, un’esplosione con una fortissima tensione verso l’esterno, inarrestabile. Ma più l’idea è forte, più si propaga velocemente e, se non la conduco in modo corretto, più rischia di perdere in chiarezza, in armonia e in logica. La sfida è mantenere caldo il nucleo centrale e riuscire a connettere, in modo strutturato, tutte le zone ausiliarie. L’obiettivo è creare un tessuto in cui il pubblico si possa sentire a suo agio e si possa muovere con disinvoltura.

Come lavorano le idee

Nel momento in cui ho fermato la mia big idea (l’ho scritta su una nota del mio cellulare, sull’agenda o su un post-it) so che durante i giorni a seguire tornerà. Sbucherà fuori mentre guardo una serie televisiva, preparo la cena o leggo un romanzo. Disordinata. Tutto mi porterà di nuovo da lei. Il mio compito sarà quello di aprirmi e lasciarmi contaminare e ispirare da tutto ciò che mi circonda. Senza paura di uscire dal seminato e senza sensi di colpa per un lavoro che non segue un metodo ortodosso. Le idee funzionano se si contaminano con il mondo esterno. 

Costruendo discorsi per le Slide Queen e i miei clienti, mi sono resa conto che le idee lavorano su due binari apparentemente distinti ma complementari: lavorano in modo orizzontale e in modo verticale. Le contaminazioni, le suggestioni, l’ispirazione – chiamale come vuoi – creano la trama (che in tessitura lavora orizzontalmente), gli approfondimenti, i numeri, i grafici producono l’ordito (lo sviluppo verticale).

Una volta recuperato tutto il materiale è importante dargli un ordine ben preciso, una struttura. 

Quale struttura scegliere?

Di strutture per sviluppare presentazioni ce ne sono parecchie, alcune sono molto diffuse perché hanno avuto una fortuna migliore di altre. Non esiste la struttura perfetta ma esiste la struttura perfetta per il tuo talk e cioè quella funzionale a raggiungere:

• l’obiettivo del tuo intervento
• il coinvolgimento del pubblico.

Per cui, lo stesso argomento può essere trattato utilizzando strutture diverse.

La struttura a piramide 

Questo tipo di struttura funziona molto bene per coloro che preparano presentazioni di business. Il Minto Pyramid Principle ^® , teorizzato nel 1967 da Barbara Minto, è  il metodo ufficiale per dare struttura logica e orientamento strategico alla comunicazione. Si fonda su tre principi chiave:

1. inizia prima con la risposta. Successivamente argomenta con i dettagli. La forza di questa struttura è racchiusa qui: andare subito alla risoluzione del problema.  
2. raggruppa e riepiloga i tuoi argomenti di supporto. Dividi la risposta al problema in idee e argomenti più specifici in modo che reggano la tua idea chiave, esattamente come una piramide. Una base molto ampia e solida sorregge una punta molto acuta.
3. ordina logicamente le tue idee di supporto. Ci sono vari ordini che puoi usare: 
   1. ordine temporale: rapporto causa effetto e lavora in verticale
   2. ordine strutturale: suddividi un argomento nelle sue parti, assicurando di aver coperto tutte le principali idee di supporto
   3. ordine gerarchico: presenta le idee di supporto dalla più alla meno importante.

La struttura a piramide si espone dall’alto al basso ma si costruisce dal basso verso l’alto.

La struttura delle storie e dei fatti 

Questa struttura è diventata molto famosa grazie al Ted talk “La struttura segreta dei grandi discorsi” di Nancy Duarte. Questo sviluppo funziona molto bene di fronte a grandi platee dove non vi è l’esigenza di scendere nel dettaglio di un progetto ma lo scopo è quello di coinvolgere il pubblico su un argomento specifico.

Il modo migliore per divulgare un’idea è raccontare una storia che, si sa, ha un enorme potere sulla mente degli esseri umani. 

In pratica, una presentazione che usa questa struttura si muove continuamente tra ciò che è (la realtà) e ciò che potrebbe essere (il futuro migliorato dall’idea proposta). Questo continuo movimento crea un non-equilibrio nel pubblico: più il gap è profondo, più è spinto ad attivare delle resistenze. 

Teniamo sempre presente che il cambiamento genera tensione nella platea. 

La forza di questa struttura è, in fase di progettazione, di prevedere le resistenze e di usarle a nostro vantaggio come fossero un motore per andare avanti e costruire, insieme al pubblico, un mondo migliore. Duarte rielabora la struttura de Il viaggio dell’eroe adattandola alle presentazioni, sottolineando che in questa struttura narrativa l’eroe non è lo speaker ma il pubblico. L’oratore è il mentore che accompagna il pubblico attraverso attraverso il cambiamento per arrivare alla risoluzione.

La struttura del pitch

Questa tipo di presentazione nasce per raccogliere fondi peri attivare start up o con lo scopo di sviluppare nuovi rami d’impresa o nuovi progetti.

Ha uno sviluppo a parabola, una sorta di salita che ti porta oltre un ostacolo verso una risoluzione positiva. Tutti gli sforzi e i passaggi vengono utilizzati per mostrare come l’idea del relatore possa davvero migliorare la situazione. La struttura si svolge in questo modo:

• il contesto, dove siamo oggi. Si parte parlando della situazione attuale, dello status quo
• l’ostacolo, per introdurre il problema
• la soluzione al problema. Si dà subito la soluzione che deve essere esposta in modo ispirante, mettendo la nostra soluzione a confronto con una via più noiosa
• lo sprint finale, nel quale si dettagliano i benefici della soluzione sotto tutti i punti di vista: economici, comunicativi, strategici, etici
• la call to action, fondamentale in questo tipo di talk: diretto, chiaro e preciso.

Sono presentazioni molto veloci, come una corsa ad ostacoli, che sia nell’idea sia nella forma dell’esposizione devono essere dirompenti per risultare memorabili. Gli investitori fanno sessioni (giornate intere) in cui ascoltano svariati progetti, per cui essere particolarmente memorabili e attrattivi, non solo coi numeri, è vincente. 

La struttura step by step

Lo scopo principale di questa struttura è insegnare cose nuove, informare su un progetto, sviluppare un piano per risolvere un problema. 

È una struttura lineare, molto semplice da seguire che, fin da subito, deve risultare chiara al pubblico: non deve emozionare, non deve ribaltare il punto di vista, serve per istruire. Risulta perfetta per i corsi di formazione, i workshop e i laboratori. Sono presentazioni lunghe dove il dettaglio dei contenuti può essere anche molto approfondito.

Questo tipo di struttura si può sviluppare come un percorso vero e proprio e costruire come un itinerario:

• individuare il punto di partenza, il motivo per cui siamo riuniti in quella sede e indicare il punto di arrivo
• definire la roadmap raccontare la strada che si farà, i punti che si tratteranno
• step by step: ogni argomento verrà suddiviso e spiegato con un flusso logico
• sommario: la parte finale potrà essere dedicata alle domande. Una serie di slide in cui verranno identificati i punti chiave su cui andare a discutere.

Quando progetti una presentazione valuta anche che struttura avrà, ti sarà utile per capire anche i materiali da raccogliere e che tipo di profondità dovranno avere i contenuti inseriti.

Le idee hanno un potere quasi magico, se comunicate bene cambieranno il mondo. Inizia da una buona presentazione!