Presentare da casa: nuove sfide da affrontare

Nel giro di pochissimi giorni e settimane ci siamo trovate tutte a lavorare da casa, condividendo uno spazio (che all’improvviso sembra molto più stretto, con mariti e figli). Abbiamo cambiato marcia e attivato nuove routine, alle solite preoccupazioni da freelance o micro imprenditrici se ne sono aggiunte altre.

Sono nate un sacco di dirette online, video conferenze, webinar, e tuttecose che stanno, per fortuna secondo me, fiorendo intorno a noi. Il messaggio è chiaro: si rallenta, si sta a casa, ma non ci si ferma.

E le slide? E il rapporto con il pubblico? In tutto questo ‘casino’ che cosa è cambiato e che cosa è rimasto uguale? Queste sono le domande che mi sono posta in questo periodo di quarantena.

Il pubblico: empatia & genuinità

Praticare l’empatia attraverso uno schermo è più difficile. Il monitor crea indubbiamente una sorta di barriera, per questo – oggi – è ancor più importante concentrarsi sulle persone e sul loro benessere. 

• Attiva l’ascolto e chiedi sempre ai tuoi interlocutori come stanno. Sembra una cosa banale ma in tempi di crisi le persone si sentono fragili, chiedere ‘come stai’ oggi risuona in modo diverso. La risposta è ancora più importante della domanda: ascolta.
• Sii aperta nelle discussioni. L’atteggiamento inclusivo e proiettato al dialogo crea un ambiente collaborativo e stimolante. Molte volte nel mondo del lavoro abbiamo atteggiamenti sbrigativi che possono venir letti come rudi e offendere la sensibilità del prossimo. Cercare di smussare alcuni di questi meccanismi non può che aiutare a costruire una dinamica positiva all’interno del team che lavora da remoto.
• Accendi il monitor e sorridi. È importante avere il polso della propria platea osservando la mimica facciale o la gestualità. In più, l’interazione faccia a faccia aiuta le persone a gestire le emozioni in tempi di malattia e crisi, come riporta l’Organizzazione Mondiale della Sanità.
• Sii autentica e vera. Lavorare da casa permette alle persone di entrare nel tuo mondo. In un certo senso si riducono le distanze e bisogna accettare che tutto non sia ‘orientato al business’, ci possono essere delle ‘sbavature’ dovute alla quotidianità che entra. Accetta che capiti agli altri e concediti che capiti anche a te.

Le slide: minimalismo e leggibilità

Se devo condividere una presentazione, minimalismo e leggibilità sono i pilastri di una comunicazione efficace – secondo me sempre, ma soprattutto in questo periodo. Usali come un vero e proprio mantra mentre progetti le tue slide.

Testo e sfondi

Il contrasto tra testo e sfondo è fondamentale per la leggibilità dei contenuti:

• usa tinte piatte come fondo;
• evita l’uso di fotografie o di fondini trasparenti in background;
• non dare effetti particolari al testo (ombre interne od esterne, effetti 3D).

Scrivi testi al di sopra dei 14 punti, non più piccoli: condividendo lo schermo potrebbe essere difficile leggere testi piccoli, e in più non sai su che schermo il pubblico fruirà la presentazione (smartphone, tablet, computer) e in che condizioni di luce.

Animazioni e transizioni

Animazioni e transizioni appesantiscono la presentazione, rendendone più difficoltosa la condivisione: evitale. Non c’è nulla di meno performante di un’animazione che non parte o scatta o si ferma a metà per la scarsità della connessione del tuo pubblico (ricorda che lavorando da casa le persone non sono tenute ad avere una connessione professionale).

Struttura

Progetta la tua presentazione mettendo un concetto per slide, permetterà al tuo pubblico di seguire meglio il discorso.

Suddividi la struttura in sezioni che durino massimo 15 minuti, alla fine di ogni sezione interrompi e chiedi se ci sono domande prima di procedere all’argomento successivo. Assicurati che il pubblico interagisca e sia coinvolto attivamente durante il tuo intervento.

Strumenti

Usa uno strumento che ti permetta di condividere le slide: elimina il rumore di fondo e condividi solo quello di cui vuoi parlare e non tutto lo schermo, in modo che il tuo pubblico sia focalizzato sul messaggio.

Accertati che il tuo pubblico sia in grado di utilizzare lo strumento che hai deciso di usare e fai prima un check per capire se hanno le competenze tecnologiche richieste o hanno scaricato il software necessario.

La messa in scena: corpo, voce e tecnologia

Corpo e voce

In questi frangenti anche il public speaking si modifica molto: il tono della voce e la mimica facciale diventano molto significativi, mentre perde di incisività l’atteggiamento del corpo che, per forza di cose, risulta dimezzato.

La speaker deve sforzarsi di guardare dritto nella telecamera, per mantenere un contatto visivo con il suo pubblico, e scandire bene le parole in modo che la comunicazione sia il più lineare possibile. Microfoni e cuffiette diventano quindi di vitale importanza per una comunicazione senza intoppi.

Un piccolo accorgimento è quello di silenziare tutto il resto durante un webinar: notifiche varie da smartphone o da computer e, lo scrivo più a me che a te, anche la lavatrice!

Due tools che mi piacciono

Ci sono tantissimi strumenti per comunicare da remoto, sinceramente mi sento di indicarti solo quelli che uso ogni giorno, e che sto testando direttamente: 

• Google Hangouts è perfetto se sei abituata a lavorare all’interno della business suite di Google. È uno strumento semplice (ce la faccio io che non sono per nulla brava con la tecnologia) per condividere il tuo schermo e mostrare la tua presentazione a un vasto pubblico o durante una singola call. 
• Zoom ha una buonissima reputazione e viene considerato uno dei migliori strumenti di videoconferenza. Ha un piano freemium: una parte free e una parte a pagamento. Il piano gratuito ti consente di effettuare una chiamata di 40 minuti con un massimo di 100 persone. Il tuo pubblico deve aver comunque installato il programma e quindi bisogna prevedere di comunicarlo in modo preventivo agli invitati del tuo meeting.

Condividiamo idee, presentate in modo efficace e vedrete che andrà tutto bene.