Durante i nostri primi incontri ti ho raccontato come costruire slide efficaci e persuasive. Font e colori, immagini e grafiche utilizzati in modo corretto e con quel pizzico di brio in più che non guasta mai, riescono a far uscire in modo personale un’idea, un servizio o un progetto.
Dall’inizio dell’anno a oggi mi sono però accorta che c’è ancora un po’ di confusione su quello che è una presentazione. Perché serve e come posso fare per renderla memorabile? È per questo che vorrei approfondire argomenti che nei mesi scorsi ho, forse, toccato di sfuggita. Insomma, vorrei partire dalle basi.
Accompagna all’azione il tuo pubblico
Una presentazione serve per esprimere un’idea e il suo obiettivo è quello di generare un cambiamento in chi ti ascolta. Che cosa vuol dire generare un cambiamento? Vuol dire che l’audience, a un certo punto, si convincerà dell’utilità della tua idea, salterà il fosso, lascerà i suoi dubbi e verrà dalla tua parte. Ecco, questo è il macro obiettivo che sottende a ogni presentazione, per ognuna ci sarà poi un obiettivo specifico, legato alla situazione:
- raccontare un’attività o un’azienda
- vendere un servizio o un prodotto
- presentare un progetto o il budget annuale
- chiedere dei fondi per finanziare una nuova idea.
La presentazione deve accompagnare l’ascoltatore attraverso un percorso che lo coinvolga a tal punto da convincerlo a compiere l’azione, la famigerata call to action.
L’audience, prima di tutto
Una volta che hai identificato l’obiettivo potrai percorrere l’itinerario tra le slide in modo più fluido ma, mi raccomando, non dimenticare l’elemento più importante di tutte le presentazioni: la tua audience. La prima domanda che ti devi porre è:
come fruirà la presentazione il mio pubblico?
In linea di massima, gli scenari che possiamo affrontare sono due. La presentazione:
- viaggerà senza di me
- viaggerà con me.
Slide o documenti?
Se la presentazione viaggerà da sola, in modo indipendente, perderà quell’alchimia che si crea tra oratore, pubblico e slide. Ma non sempre si può fare. Quante volte capita di inviare una presentazione che parla di un servizio appena nato o che racconta la tua attività, prima di aver avuto un incontro de visu con il futuro cliente? Ecco, in quel caso le slide devono essere auto esplicative, cioè devono essere in grado di comunicare da sole: questo tipo di slide si chiamano slidedoc.
Come può, quindi, un documento contenere tutte le informazioni e mantenere la vivacità che abbraccia in pieno il nostro mantra, less is more?
Di sicuro saremo costrette a inserire più informazioni rispetto a una slide progettata per vivere attraverso le nostre parole: questa presentazione verrà letta, avrà una vita autonoma e dovrà informare, non solo presentare. Ciò non vuol dire che dovremo creare un documento di testo vero e proprio.
I titoli
I titoli sono la prima cosa che si legge in una slide. Di solito sono scritti in alto, in maiuscolo o in grassetto, a volte in alto, maiuscolo e grassetto. BINGO, tre su tre! La prima cosa che penso è “sono segnaletici” e invece, spesso, non dicono nulla di più o di diverso da ciò che c’è scritto sotto. ARGH! Perché sprecare una fetta di spazio così ‘importante’ per non esprimere nulla di significativo?
Dai importanza ai titoli: crea la struttura delle tue slide, scrivi titoli pertinenti e coerenti, rileggili. Già dai titoli si dovrà evincere il percorso che la tua audience farà per giungere alla meta.
Il testo
Come abbiamo detto, se la presentazione viaggerà via mail dovrà contenere più testo del solito, ma non è comunque il caso di sovraffollarela slide di elementi. Trova un equilibrio che catturi l’attenzione di chi legge: evita gli elenchi puntati ma crea un percorso visivo attraverso le parole chiave. Puoi evidenziarle con un colore, un font o una dimensione diversa. Anche in questo caso non esagerare, il destinatario dev’essere accompagnato nella lettura e non disorientato da troppi colori o troppi stili.
I contenuti non testuali (loghi, immagini, infografiche, icone e video) seguono quanto ci siamo dette negli incontri precedenti.
Non ti lascerò mai
Questo è il caso che più ci piace: la presentazione è un supporto visivo che enfatizza la connessione emozionale tra speaker e audience. FIESTA! Il circolo virtuoso è al gran completo: slide efficaci + oratore. E il pubblico? Ah già, te n’eri quasi scordata. In questo caso abbiamo alcune possibilità:
- un pubblico raccolto intorno ad un tavolo
- una vera e propria platea: una sala convegni, un teatro.
In entrambi i casi cerca di capire chi hai di fronte: ti servirà per coinvolgerlo, rendere memorabile il tuo messaggio e convincerlo a intraprendere l’azione che ti sei prefissata.
Pubblico ristretto
In questo caso potresti sapere chi saranno i tuoi interlocutori e quindi, attraverso la rete (Google, LinkedIn o Facebook), conoscere in parte le loro attitudini professionali e personali. Questo può essere utile per scegliere l’esempio avvincente, usare case studies e scenari vicini a chi ti ascolta, proporre l’immagine che li faccia “sentire a casa” e li spinga a dire: ci sto! durante il tuo discorso. Secondo me questa è la situazione ottimale per creare delle slide sartoriali, tagliate sul tuo pubblico.
La platea
Quando hai a che fare con una platea, magari pagante, le domande che ti balzano in testa solo tantissime e la tensione aumenta. Sicuramente il rispetto per chi ha investito il suo tempo per ascoltarti dev’essere il tuo primo pensiero. Il secondo è come fruirà del tuo speech il pubblico? La tua presentazione dev’esser vista e la tua voce sentita dalla prima all’ultima fila. Il modo ottimale sarebbe fare un sopralluogo nella sala, ma non sempre si può fare: tempi ristretti e spazio dilatato spesso non lo permettono. Gli organizzatori dell’evento ti possono venire in aiuto e risolvere i tuoi dubbi. Di seguito troverai la traduzione di una serie di domande scaricate da Prezi e che trovo molto utile.
Chiediti sempre come verrà distribuita la tua presentazione: sui social tramite un video? Avrà i sottotitoli? Le slide avranno una vita autonoma? Le risposte a queste domande si rifletteranno in modo attivo sui contenuti delle tue slide. Per cui, oltre che sul messaggio concentrati anche sui destinatari. Sarà un successo!
Ricorda, una buona presentazione cambierà il mondo. Inizia subito.
Marie Louise Denti