Organizzare i documenti contabili e fiscali

In questo articolo ti spieghiamo come conservare i documenti fiscali e contabili per il tuo commercialista, ma soprattutto per te.
Mi viene spesso chiesto dai clienti che seguo in che modo devono organizzare le “carte di lavoro” quando me le consegnano (o me le caricano su Dropbox) per la tenuta della contabilità e per la predisposizione della dichiarazione dei redditi.

Inizialmente pensavo che si trattasse di una procedura scontata, di una modalità di catalogazione dei documenti immediata ma, in effetti, pensandoci bene, non lo è.

Archiviare significa in primis fare i conti con i tantissimi documenti che gli obblighi contabili e fiscali impongono e che devono essere catalogati ed interpretati con attenzione.

Per la conservazione ed archiviazione dei documenti ti consiglio innanzitutto di utilizzare dei faldoni (o raccoglitori) ad anelli, comodi per inserire qualsiasi documento e spostarlo facilmente in caso di necessità.
Puoi crearne uno solo bello cicciotto, utilizzando dei separatori in cartone o plastica per suddividere le tipologie di documenti, oppure più raccoglitori piccoli, dove all’esterno puoi scrivere su un’etichetta il contenuto. Scegli tu, in base allo spazio che hai, quello che preferisci, tenendo in considerazione anche il fatto che tutta la documentazione contabile e fiscale deve essere conservata per 10 anni.

Iniziamo quindi dalla documentazione relativa alla tua attività.

Come organizzare le fatture

Le fatture sono documenti che, per essere validi ai fini IVA, devono contenere obbligatoriamente:

  1. data di emissione e numero progressivo
  2. dati identificativi dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione
  3. numero di partita iva di chi vende o presta il servizio e dell’acquirente
  4. natura, qualità, quantità dei beni e dei servizi oggetto dell’operazione
  5. base imponibile
  6. aliquota e ammontare dell’imposta (o estremi per l’esclusione)

Una volta che hai identificato quali sono i documenti che possono essere definiti fatture procedi così:

  • suddividile per anno di emissione
  • separa le fatture emesse (le tue) da quelle ricevute (gli acquisti che fai, comprese le fatture che ricevi da eventuali collaboratori o prestatori con P.IVA)
  • ordinale cronologicamente
  • crea i seguenti raccoglitori:
    • fatture emesse anno xxx
    • fatture ricevute anno xxx

Come conservare gli altri documenti contabili

Crea, poi, un raccoglitore (o una sezione del raccoglitore ciccione) dove archivierai:

  • documenti relativi a costi non giustificati da fatture (ad esempio l’acquisto di un biglietto del treno che hai comprato per una trasferta da un cliente ma non ti sei fatte fare la fattura, il costo di iscrizione al tuo albo professionale, o ancora il costo per l’acquisto di bolli, e così via.)
  • documenti bancari (solo per chi ha l’obbligo della tenuta della contabilità ordinaria, ma può essere utile la conservazione anche per chi è in semplificata)
  • prima nota cassa (anche in questo caso solo per chi ha l’obbligo della tenuta della contabilità ordinaria).

Tutta questa documentazione contabile e fiscale dovrà essere consegnata al vostro consulente con le tempistiche definite dal regime fiscale cui aderisci.

Documenti per la dichiarazione dei redditi

Il tuo modello Unico (= così si chiama la tua dichiarazione dei redditi) non è, però, composto solamente dalla documentazione relativa alla tua attività. Ci sono infatti tutte quelle “carte” che si riferiscono alla tua situazione personale, che dovranno essere riepilogate nei vari quadri del modello dichiarativo.

Fai così:

  • a inizio anno (solare) crea un fascicolo o una cartellina e chiamala “redditi anno xxx
  • al suo interno crea delle sottocartelle per le seguenti categorie di redditi o di spese e mettici dentro man mano che li ricevi i documenti a supporto della spesa:
    • SITUAZIONE ANAGRAFICA (qui ci devi mettere la documentazione che giustifica il tuo “status” anagrafico, e quindi il certificato di matrimonio, eventuali certificati di nascita, di cambio residenza, ecc.)
    • IMMOBILI (contratti di acquisto, contratti di vendita, locazioni, ecc.)
    • REDDITI DA LAVORO DIPENDENTE O ALTRI REDDITI DA LAVORO OCCASIONALE
    • SPESE MEDICHE
    • SPESE DI RISTRUTTURAZIONE O DI RISPARMIO ENERGETICO
    • ALTRI ONERI DETRAIBILI O DEDUCIBILI (es. spese per l’asilo nido, contributi previdenziali versati, erogazioni liberali, spese per colf e badanti, ecc.)

Alla fine dell’anno avrai pronto il fascicolo da consegnare al tuo consulente di fiducia. Facile, no?

Carlotta Cabiati

Triestina d'adozione, maestra di sci, velista, commercialista e mamma, aiuto le mie clienti a sopravvivere senza incubi al mondo delle tasse, assistendole in maniera professionale e attraverso nuovi strumenti digitali e innovativi, anche a distanza. La mia esperienza riguarda la consulenza fiscale e societaria, ma mi occupo anche di docenze e di rapporti tra contribuente e Agenzia delle Entrate (contenziosi, assistenza in sede pre contenziosa, ecc.). Mi piace lavorare soprattutto con le donne, libere professioniste e freelance, dove in qualche modo rivedo me stessa. Passioni, interessi, famiglia e il sogno di avere una attività propria.

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8 commenti su “Organizzare i documenti contabili e fiscali”

  1. bene dai… sono contenta che già facevo più o meno così!! In più aggiungo anche un elenco in exel con fatture emesse… la mia commercialista mi ama!!

  2. Mi fa davvero piacere leggere i tuoi consigli e constatare che è già ciò che faccio (aver tenuto per anni la contabilità di 2 società mi è servito a qualcosa almeno).
    Anche io faccio un file excel con tutte le fatture in entrata e in uscita registrate cronologicamente, per avere subito una visuale di insieme e non dover scartabellare tutto.
    Non sapevo di poter dedurre i costi delle marche da bollo, dovrò chiedere al mio commercialista come dimostrarli 🙂
    E, nel regime dei minimi, non credo di aver diritto a dedurre nemmeno l’ombra di una spesa medica. 🙂
    Grazie Carlotta.

  3. Grazie Carlotta! Una domanda: come funziona con le spese non giustificate da fattura? Possiamo quindi metterle comunque e verranno scaricate in automatico?

    • Ciao Tatiana,
      non verranno scaricate in automatico. Sarà poi cura del tuo commercialista verificare insieme a te l’inerenza (e quindi deducibilità) della spesa in base alla tua attività.
      A presto
      Carotta

  4. Ciao Carlotta, è stato utilissimo leggere questo articolo (soprattutto per chi è alle prime armi come me). Io non amo la carta e detesto stampare e fascicolare, credo che sia obsoleto nel 2016. Volevo chiederti, tutto ciò che hai descritto, si può fare anche in formato cartelle su pc? E per le fatture, si può fare con marca da bollo virtuale?

    Grazie mille!!

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