Come gestire gli insoluti durante l’emergenza

Il periodo che stiamo vivendo ha messo a dura prova molte attività. La preoccupazione ha preso il posto dell’entusiasmo e alcuni progetti che stavano per vedere finalmente la luce hanno subito una brusca battuta d’arresto.

Inevitabilmente, tutto ciò può aver avuto un impatto anche nell’ambito dei rapporti professionali in corso e per questo abbiamo deciso di buttare uno sguardo tra le maglie del diritto per mettere in luce alcuni aspetti che riteniamo possano interessare chi si trova a gestire un piccolo o grande business ai tempi del Covid -19.

Confrontandomi con amiche, clienti e colleghe ci siamo trovate spesso ad affrontare il tema degli insoluti, in un momento in cui i diritti si intrecciano con la voglia di manifestare la propria solidarietà e vicinanza a tutte le persone che stanno risentendo in maniera significativa della situazione.

Uno dei problemi maggiormente condivisi in questo momento storico sembra essere la mancanza di liquidità che, purtroppo, molto spesso si ripercuote sui pagamenti.  

Cosa puoi fare se non hai ricevuto i pagamenti?

Innanzitutto, occorre premettere che i rapporti professionali e commerciali che intercorrono tra un cliente e un fornitore configurano un contratto a tutti gli effetti. Talvolta tali rapporti sono regolati da un accordo scritto (che può essere costituito anche da uno scambio di e-mail, dall’accettazione di un preventivo etc. etc.) nel quale vengono individuati i reciproci obblighi e diritti. Altre volte, invece, alla base c’è un accordo orale, che pur rendendo le cose più difficili e meno chiare, ha comunque la sua rilevanza.

Ad esempio, che tu sia una grafica, un’artigiana o una professional organizer dovrai fornire la tua consulenza o consegnare il lavoro commissionato, mentre il tuo cliente sarà obbligato a pagare il corrispettivo pattuito entro una data prefissata.

Tali rapporti sono legati da un sistema di reciprocità, pertanto, per far funzionare il contratto è necessario che entrambe le parti rispettino gli impegni presi.

Ma se ciò non accade?

In linea generale, se una delle parti di un contratto non adempie ai propri impegni contrattuali, l’altra può legittimamente sottrarsi ai propri obblighi.

In alternativa, la “parte più diligente” (si chiama proprio così!) può inviare una formale comunicazione all’altra parte per richiedere l’adempimento.

Nel caso di mancato pagamento, ad esempio, è possibile – e talvolta necessario – inviare una comunicazione scritta nella quale, in maniera espressa, si richiede il pagamento di quanto dovuto.

Tale comunicazione deve fornire al ricevente tutti i dettagli per comprendere, senza lasciare spazio a dubbi, il motivo per il quale si formula la richiesta e deve metterlo in grado di procedere al pagamento senza ulteriori ritardi.

Consiglio, ad esempio, di precisare in maniera inequivocabile l’oggetto per il quale si richiede il pagamento, di allegare la fattura o il preventivo sottoscritto e di indicare le proprie coordinate bancarie affinchè il cliente possa effettuare il pagamento senza più scuse.  

In altri termini, una richiesta di pagamento, per essere efficace, dovrà contenere le seguenti informazioni:

• Il motivo per cui si richiede il pagamento: un lavoro commissionato e consegnato, un servizio reso etc.

• la data entro cui il pagamento era dovuto

• il riferimento al contratto o all’e-mail nella quale sono state concordate le modalità e i termini della consegna del lavoro e del pagamento del prezzo. Possibilmente, dovrai allegare il contratto o  il preventivo firmato

• i riferimenti bancari per eseguire il pagamento

• l’indicazione di un termine entro il quale esigi il pagamento. Ad esempio, 7 o 15 giorni dal momento in cui il debitore ha ricevuto la tua richiesta.

Tale comunicazione dovrà avvenire per iscritto e dovrà essere inviata per PEC (se possibile), oppure per raccomandata con ricevuta di ritorno. Dovrai conservare con cura la documentazione che attesta l’invio.

Mi raccomando di fare molta attenzione a individuare correttamente l’indirizzo del destinatario. In proposito, ti segnalo che per trovare un indirizzo di posta elettronica certificata puoi utilizzare il sito internet INI-PEC, mentre, per essere certa della correttezza di un indirizzo fisico, puoi consultare il Registro Imprese presso la Camera di Commercio (consultabile anche telematicamente a questo indirizzo). Il costo della visura camerale è pari a pochi euro.

Oltre a richiedere la somma che ti è dovuta, se il mancato rispetto degli impegni pattuiti, ti sta causando un danno puoi richiedere anche un risarcimento pari ai danni effettivamente subiti.

Ricordati che i diritti hanno una “scadenza” (che chiamiamo prescrizione), e vengono meno se non sono esercitati, quindi è sempre una buona regola attivarsi per ottenere quello che ti spetta.

In un momento così delicato, tuttavia, capisco che può sembrare antipatico adottare una linea così dura con i propri clienti e può essere corretto valutare se vi sono altri modi per salvaguardare la propria posizione creditoria.

Alla luce di questo, niente vieta di rinegoziare i termini del pagamento e/o il suo ammontare.

In altri termini, a fronte di un ritardo nei pagamenti, puoi comunque attivarti per manifestare ai tuoi clienti la disponibilità a concordare diverse tempistiche di pagamento oppure per diminuire l’ammontare di quanto dovuto.

In questi casi ti consiglio di indicare per iscritto le nuove modalità e i nuovi termini di pagamento. Inoltre, è opportuno che l’accordo venga sottoscritto dal cliente, il quale, firmando il documento, dovrà espressamente riconoscere il suo debito nei tuoi confronti impegnandosi al pagamento secondo le modalità che avete rinegoziato.

Questa cautela, ti consentirà di essere agevolata nel caso in cui tu dovessi essere costretta a ricorrere alle vie legali.  

L’impossibilità sopravvenuta

Purtroppo, il Covid -19 non ha generato solo dei ritardi nei pagamenti, ma in alcuni casi ha determinato una vera e propria impossibilità di eseguire la prestazione. Coloro che lavorano nel settore degli eventi, allestimenti etc., ad esempio, hanno dovuto fronteggiare l’annullamento dei propri servizi a seguito dei divieti imposti alle persone di muoversi ed organizzare feste o altre celebrazioni. In questi casi, come è evidente, il contratto è stato letteralmente travolto dal Covid-19, nonostante la buona volontà delle parti.

Tecnicamente, nella maggior parte dei casi, le prestazioni concordate con i clienti sono divenute impossibili, senza che la responsabilità possa essere ricondotta al comportamento di nessuna delle parti. Di conseguenza, i reciproci diritti e doveri sono venuti meno. In altri termini: il servizio non si è potuto svolgere e il pagamento non è dovuto, senza possibilità di trattenere o richiedere somme. In questi casi, purtroppo, l’unica soluzione che mi sento di suggerirti è quella di provare a trovare un nuovo accordo con il tuo cliente. Potrai proporgli di posticipare l’erogazione del servizio (o la consegna del bene) o di sostituire il servizio (o il bene) con altri. In questo modo, con un po’ di buona volontà, il rapporto con i tuoi clienti potrà proseguire ed entrambi potrete beneficiare del tuo lavoro.