Come mai non si lavora al lavoro?
Why work doesn’t happen at work?
È la domanda con la quale Jason Fried, co-fondatore e CEO di Basecamp, ha indagato le dinamiche che guidano il fenomeno, peraltro sempre in aumento, del lavoro da remoto.
Chi lavora come dipendente o lo è stato in passato, chi è freelance con contratti continuativi con clienti che vivono una vita da ufficio “tradizionale”, probabilmente ha già potuto osservare, o vivere direttamente questa condizione sulla sua pelle.
Se vuoi “davvero” lavorare, se sei intenzionato portare a termine un compito importante, la prima scelta dello spazio dal quale operare probabilmente non sarà l’ufficio.
Nel suo TED Talk del 2010 Fried presenta tre categorie di spazi preferibili e/o preferiti per lavorare:
- uno spazio fisico, diverso dall’ufficio: una stanza specifica di casa o un locale pubblico (come un bar, una biblioteca);
- uno spazio in movimento (il treno, l’aereo, l’auto);
- uno spazio “temporale” ovvero non incide tanto la scelta del “dove” ma del “quando” (la mattina presto, la sera tardi, nei weekend).
Perché, per essere efficaci sul lavoro, le persone non scelgono di andare in ufficio, lo spazio per eccellenza adibito al lavoro?
Per colpa delle numerose distrazioni che interrompono quotidianamente il flusso di lavoro e la produttività.
Due modelli per pianificare le attività
In ufficio risulta difficile, se non impossibile, avere blocchi temporali di lavoro senza interruzioni superiori ai 20/30 minuti. Un collega che bussa alla porta, il capo che interrompe le attività per una risposta urgente, le riunioni, un sacco di riunioni.
In un articolo di qualche anno fa, Paul Graham suggerisce due tipi di pianificazione, quella del manager e quella del maker, che ai nostri fini si potrebbe tradurre come pianificazione “del creativo”.
Se la prima vive di blocchi temporali relativamente brevi (15 minuti, 30 minuti, un’ora) e ben si adatta a telefonate, appuntamenti e riunioni, la seconda richiede un tempo di lavoro molto più dilatato, che va dalla mezza giornata alla giornata intera.
Per programmare un sito web, per produrre una borsa in pelle artigianale, per realizzare la strategia e il calendario editoriale dell’attività di un freelance, serve tempo. Creare, pensare a nuove idee e trovare soluzioni ai problemi sono attività che non possono essere svolte nell’arco di 15 o 30 minuti.
E a meno che tu non sia una dirigente impegnata esclusivamente in telefonate e incontri, è altamente probabile che il tuo lavoro richieda, per essere svolto, diversi momenti da pianificare in modalità maker. Ecco perché le interruzioni sono spesso i killer della produttività.
Lavoro da remoto e smart working: i numeri in Italia
L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano si occupa dal 2012 di studiare l’evoluzione del modo di lavorare delle persone in Italia.
L’Osservatorio definisce smart working:
Una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.
Ecco alcuni numeri e indicazioni tratti dall’infografica realizzata nell’ottobre del 2018.
Nel 2018 gli smart worker stimati in Italia erano 480.000 (in aumento rispetto ai 305.000 del 2017).
Perché le persone scelgono di approcciare lo smart working?
Tra le motivazioni principali:
- evitare lo stress del trasferimento da casa all’ufficio;
- migliorare l’equilibrio tra vita privata e professionale;
- aumentare la qualità dei risultati prodotti.
In due parole, per lavorare meglio.
Naturalmente, come ogni cambiamento, anche lavorare da remoto porta con sè alcune criticità, quali soprattutto:
- l’isolamento rispetto alle dinamiche dell’ufficio;
- le difficoltà nella pianificazione delle attività;
- le distrazioni esterne.
Ancora una volta le distrazioni, che tornano a minare la produttività.
Lavoro da remoto: tra risultati e libertà
L’accordo alla base tra il lavoratore che intraprende un percorso di lavoro da remoto e l’azienda di cui fa parte, personificata nella figura del manager a cui deve rispondere, deve necessariamente fondarsi su una chiara definizione dei risultati che l’attività del lavoratore deve generare. In questo non cambia molto dal lavoro di un freelance: gli output del lavoro sono definiti con chiarezza a monte tra il cliente e il professionista.
Dove sta il cambiamento? Nel pieno controllo, lasciato al lavoratore in smart working e/o al libero professionista, di stabilire come raggiungere quei risultati, scegliendo liberamente gli spazi, gli orari e gli strumenti del proprio lavoro.
Ed è in questa libertà che si nasconde la sfida del lavoro da remoto: mantenere alta e costante l’attenzione e la concentrazione sul compito in svolgimento, sull’attività che condurrà al raggiungimento degli obiettivi prestabiliti (con il manager e/o con il cliente). E per farlo, la prima strategia da mettere in campo è una gestione efficace delle distrazioni.
Affrontare le distrazioni: strategie operative
Immagina di essere al centro di un incrocio, in cui si intersecano due strade. In questa posizione, al centro di tutto, si trovano la tua attenzione, la tua concentrazione, il tuo essere focalizzata sul qui e ora, sul compito che devi portare a termine. Qui risiede la tua produttività. Ma dalle due strade che incrociano il punto in cui ti trovi provengono, da entrambe le direzioni, pensieri, interruzioni, distrazioni che minano la tua capacità di restare concentrata sull’attività in corso: come le sirene per Ulisse, richiamano la tua attenzione e la distolgono dal lavoro.
La prima strada è una linea del tempo, che dal presente, riporta la tua mente nel passato (a quella volta che il cliente non ha accettato il preventivo o ha criticato il tuo operato) o la proietta nel futuro, verso le prossime scadenze e tutto quello che non hai ancora fatto.
La seconda strada è quella in cui ci sei tu e tutte le persone intorno a te. È un crocevia di personaggi che richiamano la tua attenzione: a volte sei tu, con pensieri intrusivi rispetto alla tua persona (per esempio “non sono abbastanza brava”, “sono disorganizzata e non so gestire bene il mio tempo”), ma molto spesso sono tutti gli altri che telefonano, inviano un messaggio su Whatsapp o un’email, reclamando una tua risposta.
Imparare ad affrontare tutte queste distrazioni è la prima vera sfida di chi lavora da remoto. Viaggiare su queste due strade può rappresentare un’enorme fonte di stress e una perdita di tempo altrettanto considerevole: esserne consapevoli è il primo passo per affrontarle.
Se anche tu lavori da remoto perché sei una libera professionista, un’artigiana creativa o svolgi un lavoro dipendente con possibilità di operare in smart working, inizia a registrare per alcuni giorni le interruzioni che distolgono la tua attenzione dal lavoro. Puoi aiutarti con il Diario del Tempo, un esercizio che ho creato appositamente per sviluppare la consapevolezza che abbiamo della gestione del tempo, delle energie e delle distrazioni che ci colpiscono quotidianamente. Lo puoi scaricare gratuitamente sul mio sito.
Una volta individuate le tue principali interruzioni, rifletti sulle possibili strategie da mettere in campo per ridurle. Un esempio su tutti? Non lavorare con il client di posta aperto tutto il giorno: quando lavori ad altro spegnilo e scegli con consapevolezza i momenti della giornata da dedicare alle mail, a seconda del lavoro che svolgi, potrebbero bastare da 1 a 5 aperture della casella in un giorno.
Essere efficaci e produttivi lavorando da remoto richiede allenamento, pazienza e tanta gentilezza nei tuoi confronti, che ti stai mettendo alla prova in una nuova abitudine che potrà darti enormi benefici, trovando un nuovo equilibrio tra vita privata e professionale.
Inizia a riconoscere e ad affrontare le interruzioni. Riduci al minimo le distrazioni per diventare un vero e proprio lavoratore “agile” nel modo di lavorare, nelle tue azioni e nei tuoi pensieri e ottenere il massimo dell’efficacia dal lavoro da remoto.
Chiara Battaglioni