Eventi e creatività: la cura dei dettagli al servizio di una organizzazione perfetta

Quando si organizza un evento, ci sono moltissimi aspetti da curare e spesso si tende a trascurare l’identità visiva: non parlo della comunicazione, della “promozione” ma della cura dell’immagine.

Curare l’identità va oltre comunicare l’evento e deve seguire un filo conduttore che aiuti l’evento a farsi riconoscere quando lo si comunica su più canali.

Da dove partire

Il nome

Il punto di partenza è il nome: il nome è l’inizio, attribuirne uno è la prima cosa che si fa con i bambini subito dopo la nascita,  perché crediamo che quando diamo un nome stiamo assegnando una personalità o influenzando il carattere che ci piacerebbe che il nostro bimbo avesse, un desiderio di cose belle per il futuro. Lo stesso capita quando diamo un nome a un prodotto, a un’attività o a un evento: ci auguriamo che il nome sia adatto, bello, che abbia un bel suono, che sia facile da pronunciare e da ricordare. È importante ricordarsi di usare il nome sempre uguale in tutti i canali e tutte le comunicazioni. Magari avrai bisogno anche di un rinforzo, come una frase di supporto.

Se hai già un nome sei già un passo avanti, se devi ancora pensarci non sottovalutare questa fase, puoi affidare il lavoro a un copywriter e nel frattempo puoi leggere questi consigli.

Il logo

È probabile che tu non abbia un logo e sia necessario crearne uno per l’evento (simbolo, logotipo, mascotte, ecc.): è importante avere un’immagine che anche senza testo descrittivo ci riporti mentalmente all’evento, oltre alla frequenza con cui apparirà sui canali o negli anni nel caso di eventi che ripetono come le Olimpiadi o la Formula 1. Se devi partire da zero con un’immagine organizzati per tempo perché quando contatterai il progettista grafico per creare il logo capirai che è un lavoro che va fatto con la dovuta calma.

Se invece l’evento ha già un logo, è indispensabile controllare quali e quante declinazioni del logo siano già disponibili e se sia necessario svilupparne altre: un evento ha moltissimi collaterali e usi del logo che convivono contemporaneamente, a volte in uno stesso (piccolo) ambiente, e tutto deve essere coerente.

I miei consigli:

  • Controlla che il logo abbia l’anno giusto dell’edizione o la location corretta dell’evento in questione, se contiene queste indicazioni
  • Controlla che ci siano versioni in negativo o versioni abbreviate per usi diversi, per esempio come watermark sulle foto

Ricordati sempre di seguire le regole del manuale o la guida all’uso, se esiste. Ci sono manuali che specificano come gestire eventi che dipendono da un brand già consolidato: per esempio nel caso degli eventi TEDx a marchio TED – che non va mai toccato – viene indicato anche come gestire l’identità e la gestione non solo visiva ma anche etica dei loghi degli sponsor, per la natura no-profit di questi eventi.

Il protagonista, chi organizza e chi supporta

Oltre al nome, è indispensabile capire chi organizza l’evento e come verranno gestiti i loghi e altre identità, nel caso più brand si trovino a convivere. Se esiste un manuale o guida all’uso, è bene dare sempre un’occhiata anche alle restrizioni e alle indicazioni specifiche sulla “convivenza” di più brand insieme al tuo logo.

Nel caso l’evento sia organizzato da una o più aziende, organizzazioni, associazioni, è necessario capire che gerarchia avranno nella comunicazione, tra di loro e nei confronti dell’evento stesso (Patrocinio, Sponsor, Partner). Avere queste informazioni dall’inizio eviterà grossi problemi di logistica e permetterà di raccogliere in tempo i loghi tecnicamente corretti, di conoscere le versioni da usare, di testare i colori, ecc., nonché di assegnare a ognuno il suo posto senza fare gaffe e giocarsi un fo supporto economico o istituzionale. Occhio però a non perdere mai di vista l’obiettivo, l’evento è la cosa più importante.

Gli elementi grafici fondamentali per un evento

Logo e loghi (declinazioni)

Tutti i potenziali usi del logo pronti, testati e regolati con una guida:

Logo in versioni “orizzontale”, “verticale” e aggiungerei uno “abbreviato” senza tagline o con solo le iniziali o solo il simbolo (dipende dal tuo progettista grafico). Tutte le versioni devono essere disponibili anche in bianco e nero, in scala di grigio, a colori, e codificate in RGB, HEX, CMYK e Pantone (nei rari casi anche in RAL) per l’uso online, per la stampa e per altri materiali e metodi più industriali.

Programma

Il programma è utilissimo, soprattutto negli eventi che avranno più sedi e orari. Serve a orientare le persone nel tempo e nello spazio durante il tuo evento, spiegando che cosa succede, a che ora, chi partecipa, per dare informazioni di contatto, inserire mappe, loghi degli sponsor, ecc. Il programma può fare anche solo il suo lavoro classico, segnalare l’ordine dei relatori in una conferenza e i farci sapere il momento giusto della pausa caffè.

Cartellonistica

Per progettare cartelloni e locandine, si deve considerare sempre l’obiettivo che è informare: dal tipo di evento al luogo (o luoghi) in cui si tiene, in quali giorni, a che ora inizia. Il cartellone deve riportare anche l’immagine dell’evento (logo, simbolo, mascotte, ecc.), i contatti e il sito web. Non deve essere carico di informazioni, le descrizioni devono essere brevi, i dati chiari e i font leggibili, perché i cartelloni e le locandine si leggono in frazioni di secondo, magari passando in macchina o a piedi da lontano.

Come in i tutti i casi, lavorare in anticipo e organizzarsi è importante, e nel caso specifico della cartellonistica è fondamentale per tre motivi: i tempi di stampa, i tempi previsti della strategia della campagna e i tempi per i permessi e la disponibilità degli spazi del comune o di più comuni, che in genere sono sempre lunghi, e tenendo conto che i migliori posti sono già prenotati da tempo.

Badge

In quasi tutti gli eventi i badge sono indispensabili: permettono ai partecipanti di conoscersi e di riconoscersi, di distinguere lo staff dai partecipanti, di dividere il team se necessario. I dati scritti sono importanti,  in particolare il nome, ma il resto delle informazioni possono essere gestite con colori, con simboli o con il formato del badge, codici di colore coordinati alle magliette o con il porta badge.

Di solito, i nomi dei partecipanti vengono raccolti durante l’iscrizione e i nomi possono essere già prestampati il giorno dell’evento, mentre quando gli eventi non hanno una preiscrizione ogni partecipante può scrivere a mano il suo nome. In alcuni casi scrivere il nome è già parte delle attività dell’evento: nell’ultimo TEDxNovara era un gesto legato al primo talk che parlava della scrittura a mano ed era tenuto da una calligrafa, e in generale i partecipanti apprezzano di poterlo portare a casa come un bel ricordo.

Foto ©TEDxNovara 2017
Foto ©TEDxNovara 2017

Magliette

In alcuni eventi le magliette sono un modo di aiutare ai partecipanti a riconoscere agli organizzatori e lo staff, magari usando i codici di colore. In altri eventi le magliette vengono regalate come ricordo dell’evento: se desideriamo che chi partecipa all’evento non usi la maglietta per pulire il balcone la domenica mattina, meglio farle belle, interessanti e creative, magari usando design diversi, e se è possibile è bene usarle durante l’evento nelle attività di gruppo.

Magliette solo partecipanti. Foto ©SIMCUP 2019
Magliette solo insegnati. Foto ©SIMCUP 2019
Magliette e badge solo staff. Foto ©TEDxNovara 2017

La bag (o swag bag)

In alcuni eventi è un’abitudine o meglio, una tradizione, distribuire i sacchetti contententi regali diversi, e per alcuni eventi questa tradizione è così sentita che i partecipanti la aspettano a ogni edizione. In generale, la bag deve essere resistente e carina e un po’ come per le magliette, se non vuoi che sia usata per fare la differenziata deve essere creativa, bella, riportare il messaggio dell’edizione in corso, magari per creare il bisogno di avere tutta la collezione. Pensa meglio anche al contenuto della bag, meglio poche cose utili che tante inutili.

Foto ©TEDxNovara 2017

Le presentazioni

Le slide sembrano sempre una cosa facile da fare, di solito si pensa troppo al contenuto e poco alla forma e capita di ricevere testi lunghi come un trattato di storia poco prima dell’evento, con poche immagini, spesso brutte e scaricate senza permesso da internet.

Le slide vanno controllate e testate giorni prima, quindi anche in questo caso giocare in anticipo è parte del successo. Tieni a mente questi consigli:

  • Poche informazione scritte, lo speaker parlerà e il pubblico deve ascoltarlo, non leggere le slide
  • Usare immagini accattivanti e con i diritti in regola
  • Creare un modello di slide da usare durante l’evento, soprattutto se ci sono più interventi, per evitare font e dimensioni diversi e magari anche il logo dell’evento usato male o troppo
  • Consegna agli speaker un template pronto da usare su PowerPoint o anche su Google Slides

Segnaletica

Sembra che la segnaletica sia un elemento esclusivo delle strade, ma arrivare alla location e non trovare l’aula giusta del corso fa perdere molti punti all’evento, anche se tutto il resto è perfetto. Meglio creare piccoli segnali (anche temporanei) da fissare sulle porte o nei corridoi per identificare ogni aula per ogni corso, conservando sempre lo stile visivo dell’evento e il logo, ed evitare i fogli scritti a mano con testo non leggibile.

Progettare significa anche immaginare un percorso ipotetico ma logico che le persone faranno per arrivare ai loro posti, decidere dove inserire piccole segnali per guidare a chi arriva, considerare se c’è più di un ingresso e se c’è un accesso dal parcheggio. Meglio controllare anche come arrivare dalla metropolitana o in pullman, dalla stazione del treno o a piedi e segnalare i percorsi nella mail di conferma e possibilmente sul sito web dell’evento.

Lo scenario

Se ci sarà un palco è bene fare un disegno semplice su carta di come sarà o creare un fotomontaggio indicando quali elementi ci saranno, come si muoveranno le persone, se le slide si vedono da tutte i punti: le luci e il logo, se deve esserci, devono essere rispettosi della sua struttura e del design originale, inclusi i colori.

foto ©TEDxNovara 2017
Foto ©TEDxNovara 2017

Template o modelli

Creare modelli grafici con il logo dell’evento, predisposti per usarli velocemente durante l’evento, evita che circolino versioni grafiche diverse: considerate almeno un template per i social, uno per le foto del vostro sito e uno per i video. Avere pronti questi file, magari prodotti su canva.com e facili da editare anche dal cellulare, è molto utile per rispettare l’identità visiva. Le misure devono essere quelle corrette per ogni social, così come per il sito o per i video, a seconda di dove saranno condivisi.

Il sito web

Non tutti gli eventi hanno bisogno di un sito proprio: è possibile che l’organizzazione abbia un suo sito e ospiti per un po’ di tempo le informazioni dell’evento, ma se così non è considero importante che ci sia un sito anche piccolo ma ricco d’informazioni utili: logo, nome dell’evento, data, procedura d’acquisto dei biglietti, contenuto dell’evento, relatori, come arrivare, anche facendo uso delle mappe online.

Se ci saranno visitatori o partecipanti che vengono da lontano, meglio informare anche su ristoranti, hotel o b&b vicino, e dare anche qualche informazione culturale indicando i musei o le gallerie vicine. Mai dimenticare un numero telefonico d’urgenza e una mail di riferimento in caso di bisogno.

Se vale tutto, se tutto ha un senso

Quando si parla di brainstorming, spesso si dice: nessuna idea va scartata, tenetevi tutti gli appunti, potrebbero uscire delle belle idee che spontaneamente faranno del vostro evento un evento unico.

Nell’estate del 2017, durante un TEDxNovara Salon, eventi di pochi partecipanti, il caldo era torrido, quindi sono stati incisi i bastoncini in legno con il logo TEDxNovara e a metà evento gli organizzatori hanno offerto ghiaccioli per rinfrescare i partecipanti: nessuno spreco – bastoncini ci sarebbero stati comunque – e i partecipanti si sono rinfrescati e l’idea li ha divertiti.

Foto ©TEDxNovara 2017

 

Nydia Cuevas

Sono una graphic designer, mi piacciono le texture; posso perfino fermarmi a fotografare quelle sui tombini stradali. Sono particolarmente attratta dai caratteri tipografici, mi piace vederli, crearli e impaginarli. Amo i vecchi metodi di stampa, la carta e l’odore dell’inchiostro, i torchi, la serigrafia e letterpress.

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