Organizzazione del lavoro per disorganizzati creativi

Credo che l’organizzazione personale sia alla portata di tutti.

Nel mio lavoro di Professional Organizer incontro e parlo con tante persone che mi raccontano le lore storie di ordinario delirio lavorativo: c’è chi lotta contro il tempo (che non è mai abbastanza), chi contro le troppe cose da fare, chi con la confusione del proprio spazio di lavoro.

Ognuno di noi ha i propri punti di forza. Magari il tuo non è proprio l’organizzazione, ma va bene così.

Forse sei creativa, hai mille idee, una più meravigliosa dell’altra, sei empatica o una bomba nel public speaking. Oppure ti esprimi attraverso il potere delle parole, sei un’ascoltatrice o una persona a cui gli altri si affidano senza riserve.

Ma anche sei fai fatica a tenere in ordine il tuo studio o sei sempre alla rincorsa dell’ultima scadenza, io credo che tu possa riuscire a mettere in pratica piccoli accorgimenti organizzativi per migliorare la qualità della tua vita lavorativa. Perché sì, anche i creativi disorganizzati possono trovare la loro personale organizzazione.

Emisfero destro dominante: se è il cervello che non vuole organizzarsi

Nel 1981 il neuroscienziato americano Roger Wolcott Sperry vinse il Premio Nobel per la Medicina con i suoi studi sulla dominanza degli emisferi cerebrali. Studiando dei soggetti cosidetti “split-brain”, ovvero pazienti a cui, a causa di lesioni cerebrali di diverso tipo, era stato asportato il corpo calloso (la parte di collegamento tra i due emisferi del cervello), Sperry scoprì che l’emisfero destro e sinistro hanno delle funzionalità specifiche.

Si sente spesso erroneamente parlare di un cervello logico e razionale, il sinistro, e di uno creativo ed emozionale, il destro.

La realtà è che i due emisferi del nostro cervello sono strettamente collegati tra loro e lavorano simultaneamente. Quello che cambia da persona a persona è una leggera dominananza dell’uno rispetto all’altro nel modo di affrontare le situazioni che si incontrano nel proprio percorso di vita.

Per cui, essere creativa (caratteristica tipicamente attribuita all’emisfero destro) non è una scusa sostenibile per dire che non puoi essere anche organizzata (caratteristica che invece si associa all’emisfero sinistro). In ognuno di noi le due parti convivono. Quello che dobbiamo fare è individuare gli strumenti e i metodi che si adattano meglio al nostro stile di vita e di lavoro.

E tu? Di che emisfero sei?

Il web è pieno zeppo di test, più o meno validi, per scoprire il tuo emisfero dominante. Forse nel tempo un’idea te la sarai già fatta rispetto al tuo modo di lavorare ma se vuoi fare una pausa dalla lettura, prova questo test online e ci rivediamo qui tra meno di un minuto.

Ora che sai qual è il tuo emisfero dominante, procediamo!

Se il tuo emisfero dominante è il sinistro prediligi un modo di pensare e organizzare le attività più lineare e schematico. Prima di agire sei solita fare un’analisi delle diverse possibilità, valuti rischi e opportunità. Ti piace organizzare il tuo lavoro in calendari, liste, planner e tutto quello che ti aiuta a fare ordine fisico e mentale.

Se il tuo emisfero dominante è il destro, il tuo modo di vedere il mondo sarà più sistemico e olistico. Vedi prima il totale del dettaglio, presti attenzione a quello che percepisci non solo tramite i tuoi cinque sensi ma anche da quello che ti comunicano le persone accanto a te. Probabilmente avrai più difficoltà a identificare l’ordine e la priorità delle cose che devi fare e forse anche a mantenere organizzato il tuo spazio di lavoro.

La bella notizia? È che sei perfetta così come sei.

Ma se la predominanza destra ti rende a volte un po’ complicato mantenere sotto controllo il tuo lavoro e vorresti applicare qualche metodo organizzativo “right-brain-oriented” ecco i miei consigli per te.

Pianificare il lavoro [right-brain-oriented]

Sempre sul blog di C+B, ti ho già raccontato come raccogliere le idee e trasformarle in progetto: ma come fare a mantenere alta l’attenzione sui progetti nel momento in cui sono in svolgimento?

Il consiglio che ti do è quello di scomporre il progetto in più fasi e identificare le attività che ti permettono di portare a compimento ognuna di esse. Una volta scritte organizzale visivamente su un supporto che ti permetta di avere il colpo d’occhio del totale: la visione dall’alto è una funzione in cui eccelle l’emisfero destro. Se la tua dominante va in questa direzione, è tua responsabilità trovare un modo per rendere il tuo lavoro più agevole e semplice possibile.

Come fare?

Il metodo più facile da realizzare è avere una grande lavagna bianca sulla quale poter scrivere e attaccare post it colorati. Puoi organizzare lo spazio e scegliere i colori dei post-it come meglio credi: per ordine di priorità, per progetto, per cliente. Scegli la categoria che ti viene più immediata.

Non hai uno spazio in casa da poter dedicare a una lavagna oppure ti muovi spesso e non puoi portarla sempre con te? Nessun problema! Esistono delle app gratuite che puoi scaricare sul tuo computer: creano dei post it virtuali che tu puoi attaccare sul tuo desktop e spostare a piacimento (anche in questo caso puoi creare un codice colore che ti faciliti nella lettura). Prova Memo per sistema operativo MacOs oppure PNotes o 7StickyNotes per Windows.

Preferisci avere una lavagna online collaborativa dove condividere le tue bachece di post-it digitali con colleghi e collaboratori? Prova RealtimeBoard: è gratuito fino a 3 board e 3 utenti e ci sono diversi template che puoi utilizzare per organizzare i tuoi task e i tuoi progetti.

Organizzare lo spazio di lavoro [right-brain-oriented]

Si sa che tante delle menti più brillanti al mondo hanno dato vita alle loro migliori idee in scrivanie sommerse dalle carte. Lo stesso Albert Einstein ha scritto:

Se una scrivania in disordine è segno di una mente disordinata, di cosa sarà segno allora una scrivania vuota?

Non esiste giusto o sbagliato, ma solo quello che fa stare bene te.

Uno spazio di lavoro che risponda alle tue esigenze è fondamentale per vivere serenamente la tua giornata al lavoro.

Ecco i miei consigli per tenerlo ordinato, se sei un “Arbie” (RB, “Righ-Brain-dominant”).

• Elimina quello che non ti serve periodicamente e per farlo dividi il lavoro in due fasi. Nella prima fase, per ogni oggetto, fai una cernita e assegnalo a una delle tre categorie “Tenere”, “Buttare” e “Indeciso”. Nella seconda fase, prendi tutto quanto hai assegnato alla categoria “Indeciso” e suddividilo in “Tenere” o “Buttare” fino a quando non avrai indirizzato verso una destinazione tutti gli oggetti presenti sulla tua scriviania, nei tuoi cassetti, nel tuo studio.
• Organizza il tuo studio in “aree tematiche”: un po’ come gli uffici di una grande azienda, crea delle zone suddivise per finalità, all’interno delle quali posizionare tutti gli oggetti necessari allo svolgimento di quello specifico compito. Ti faccio un esempio: se sei una designer di gioielli, crea un’area per la progettazione e il disegno, una per la lavorazione dei metalli, una per la verniciatura e la rifinitura.
• Infine, sfrutta le pareti verticali e tutte le soluzioni a vista. L’emisfero destro è visivo per eccellenza e predilige tutto quello che è a vista. Ecco perchè ganci, pareti attrezzate, divisori verticali sono utilissimi per mantenere sempre organizzato il tuo spazio di lavoro creativo.

Che ne dici? Anche se sei creativa pensi di poter trovare il tuo personale sistema organizzativo?

Io credo proprio di sì ma sei hai bisogno, scrivimi nei commenti. Sarà un piacere aiutarti a trovare la soluzione più adatta a te.