Come mettere in pratica un’idea creativa

Essere freelance significa avere la libertà di essere creative, senza vincoli o costrizioni esterne. Siamo libere di creare un nuovo prodotto e di mettere a punto un nuovo servizio per i clienti, seguendo unicamente la nostra intuizione e le nostre passioni. Ma come mettere in pratica un’idea quando sentiamo che è quella giusta?

Troppo spesso, tra il dire e il fare, si mette in mezzo un dannatissimo mare, fatto di onde che conosciamo bene:

• confusione e incertezza: sarà l’idea giusta? ne varrà la pena? i miei clienti apprezzeranno/compreranno questo prodotto/servizio?
• poi c’è il timore di dover affrontare un carico di lavoro troppo grande: ci metterò una vita a produrlo/scriverlo/realizzarlo!
• soprattutto c’è la poca chiarezza mentale: da dove comincio?

E senza aver toccato l’acqua, ci troviamo già arenate sotto una mole di pensieri che ci lascia ferme a riva. Questo non è un post per aiutarti a decidere quale sia l’idea giusta in cui investire – ne ha parlato meravigliosamente bene Ilaria descrivendo il suo kit alternativo per fare la scelta giusta – ma è un post per darvi una mano a tirarsi su dalla spiaggia e a fare il primo passo in direzione del mare.

Tirate fuori dal cassetto quell’idea che vi ripromettete di realizzare da tanto e leggete il post, con carta e penna alla mano. Se poi, una volta aperto il cassetto, restate sommerse dalla mole di idee accantonate, prendete un quaderno, uno che vi piace, e trascrivete lì le altre idee. “Parcheggiatele” temporaneamente in una lista “non adesso”: avrete modo di recuperarle più avanti. Ora è importante concentrarsi su una cosa alla volta. Pronte a partire? Andiamo!

Come mettere in pratica un’idea: le regole generali

Non raccontiamocela. Mettere in pratica un’idea è un sentiero, a volte impervio e in salita, in un bosco di montagna che non conosciamo. Quando si mette a diluviare. Gli imprevisti, le delusioni, gli errori sono dietro ogni angolo. Dopotutto, se fosse stato facile, non avremmo avuto tante remore a metterci all’opera.

Per questo è importante la preparazione del viaggio e la flessibilità di risposta agli imprevisti che, inevitabilmente, capiteranno lungo il percorso.

Ecco una breve lista di regole da tenere a mente durante la fase di sviluppo del progetto.

1. Scrivere tutto – Il nostro cervello non è fatto per immagazzinare dati: deve essere libero di pensare, di creare collegamenti, di immaginare nuove soluzioni. Se è oberato di pensieri non può lavorare al suo meglio. Per cui è importante annotare tutto: flusso di coscienza, mappe mentali, concetti sparsi qua e là. Non importa la forma. Basta che la mente sia leggera e che ci sia uno strumento (uno solo, mi raccomando!) dal quale poter recuperare le informazioni temporaneamente accantonate.
2. Dividere in step – Ogni progetto terrorizza se visto nella sua totalità. Dividete la strada in tappe: più piccole sono, più facile sarà raggiungerle. E tra queste tappe individuate quelle più importanti (nel Project Management vengono chiamate milestones, pietre miliari): sono le fasi intermedie da raggiungere assolutamente, senza la quali non si può andare avanti (non si può vendere un prodotto online se prima non è stata impostata una pagina di vendita, per esempio). Focalizzatevi su un passo alla volta. Non dovete sempre avere in mente tutto il percorso. Potete concedervi di pensare a piccoli step.
3. Partire sempre dal piccolo – Una volta che avrete diviso il progetto in fasi e azioni sarà più facile applicare questa regola: partite sempre da attività molto piccole, facili da realizzare. Fare così vi darà un grande stimolo ad andare avanti: piccole gratificazioni per caricare il vostro serbatoio di energia per quando arriveranno i “tempi più duri”.
4. Darsi delle scadenze intermedie – Ogni fase dovrebbe avere una scadenza, una vera e propria data da inserire in calendario. Prestate attenzione che questa scadenza sia realistica: non troppo vicina per non demoralizzarsi se non si riesce a raggiungerla, perché la vita accade, l’imprevisto pure, quindi non “segatevi le gambe” da subito, ma nemmeno troppo lontana perché una scadenza serve anche per dare un po’ di quel sano “pepe al c…” che vi farà raggiungere il risultato.
5. Controllare i risultati intermedi – Ad ogni fase prendetevi un momento per verificare i vostri progressi: il risultato è stato raggiunto entro la scadenza prefissata? Cosa non è stato portato a termine? È necessario ridefinire il corso del progetto per recuperare in corsa quello che è rimasto indietro o vanno calendarizzate nuove scadenze? Infine, non dimenticate: ad ogni traguardo raggiunto, festeggiate! Premiatevi! È importante per andare avanti con la giusta carica.

Ma come è possibile mettere in pratica tutto e mantenere il controllo della situazione mentre che si procede verso il risultato sperato?

Organizzare il flusso di lavoro con la lavagna kanban

Il mio suggerimento è quello di utilizzare uno strumento organizzativo pensato proprio per tenere sotto controllo i progetti. È uno strumento che nasce in ambito aziendale, precisamente in Giappone, nella produzione di automobili. Permettetemi un po’ di storia.

Al termine della seconda guerra mondiale, la situazione socio-economica giapponese versa in condizioni precarie. La scarsità di materia prima e di domanda richiede una revisione dell’intero modello produttivo, basato non più sulla disponibilità delle materie prime, ma sulla domanda, la quale definisce una riorganizzazione delle risorse, materiali ed umane, per una produzione efficiente e “anti-spreco”.

Ecco allora che Taichii Ono, all’epoca direttore della Toyota, realizza quello che oggi è conosciuto come Toyota Production System. Parte di questo sistema è lo strumento, ovviamente riadattato alle esigenze di noi libere professioniste incasinate, che vi consiglio per trasformare un’idea in progetto operativo e poi in risultato: la lavagna kanban.

La parola giapponese kanban è composta da due ideogrammi che significano “insegna” e “visuale”. È uno strumento visivo, facile da realizzare in casa con pochi semplici oggetti: una lavagna o un qualsiasi pannello da fissare/appoggiare al muro, ma va bene anche un grande foglio di cartoncino bianco, e post-it colorati.

I passi per realizzare la vostra lavagna kanban

1. Dividete la lavagna in tre colonne verticali – Nominate la colonna di sinistra “da fare”, quella centrale “work in progress” o “in lavorazione” e quella di destra “fatto”.
2. Preparate i post-it – Ricordate le fasi del progetto che avete individuato prima? Riportate ognuna delle fasi intermedie in un post-it dedicato: volendo, potete scrivere in un angolo del post-it anche la scadenza che vi siete prefissate. Il livello di dettaglio è soggettivo: potete mantenere sulla lavagna solo le pietre miliari o inserire anche tutte le attività specifiche, necessarie a completare il singolo obiettivo. Decidete se preferite entrare nel dettaglio oppure avere una più chiara visione d’insieme, riportando solo le fasi più importanti.
3. Assegnate i post-it allo stato di avanzamento indicato nelle colonne e spostateli mano a mano che il progetto procede! Se siete all’inizio ed è ancora tutto da fare, allora i post-it andranno nella colonna di sinistra. Mentre lavorate all’idea, spostateli verso destra, nella colonna “work in progress”. Una volta completata una fase o un’attività, muovete il rispettivo post-it sulla colonna “fatto”. E fermatevi un minuto a congratularvi per questo primo step!

*Se preferite creare una lavagna kanban digitale, vi consiglio Trello, seguendo l’esempio che ho preparato per voi*

La lavagna kanban ha il grande vantaggio di essere uno strumento visivo. Niente più idee per la testa ma una serie di cartellini, i post-it, che vi diranno sempre a che punto siete del processo. La colonna “fatto” inoltre vi stimolerà a perseverare nel progetto proprio perché vedrete le attività concluse allo stesso modo di quelle ancora da fare.

Infine è uno strumento estremamente flessibile: a seconda delle evoluzioni del progetto, potrete facilmente creare, eliminare, spostare i post-it a seconda di come stanno andando le cose.

Ora tocca a voi!

Avete in mente il progetto in cui applicare questo metodo? Se volete, condividete con tutta la community di C+B la vostra lavagna. Saremo tutte lì a sostenere i vostri progetti creativi!

Buon lavoro!