Tre tecniche di gestione del tempo

Organizzare il lavoro quando si è da sole ad occuparsene è una materia che ruota intorno per lo più a un’unica grande impresa: imparare a gestire in maniera efficace il proprio tempo. Una volta sistemato questo tassello, quasi tutto il resto si sistema con poco (la parola chiave ovviamente è ‘quasi’). Peccato che la grande impresa sia tutt’altro che semplice.

La tentazione è quella di rivolgersi all’oracolo Google per scovare IL metodo risolutivo che ti permetterà di venire a capo della grande equazione ’24 ore’/’cose da fare’=’sanità mentale’. Purtroppo i metodi in circolazione siano tantissimi e non necessariamente i più indicati per il tuo caso specifico.

Perché sì, ciascuna di noi ha bisogno di un metodo particolare (o un mix di diversi) per gestire al meglio il suo tempo.

Per renderti la vita più semplice ho intervistato altre donne che lavorano in proprio e ho scovato le tre tecniche di gestione del tempo usate di più tra loro, oggi te le racconto, ti spiego come usarle, ma soprattutto ti aiuto a capire quale di queste fa per te.

Pomodoro

Hai presente la sensazione di ansia pazzesca che ti prende quando sei vicina a una scadenza e ben lontana dall’aver completato quello che dovevi fare? La reazione più normale in quei momenti, per assurdo, è di procrastinare, prendersi una pausa, come per alleviare il senso di oppressione che l’inesorabile avvicinarsi della scadenza ti provoca. Col risultato di aumentare lo stato d’ansia, quando la pausa è finita e ti ritrovi ancora più prossima alla scadenza senza aver fatto nulla!

L’ansia legata al passare del tempo è soprattutto prodotta dal concetto del ‘divenire’, la nostra abitudine di visualizzare il tempo come una linea che misuriamo ossessivamente in secondi, minuti, ore, giorni, ecc. Viceversa, forse ci hai fatto caso, quando ti concentri su una successione di eventi abituali (ti svegli, ti lavi, fai colazione, ti vesti, ti trucchi, ecc.) le giornate sembrano più gestibili, più controllate.

Ecco, il metodo del Pomodoro si fonda su questa realtà, aiutandoti a concentrarti su una successione di eventi regolari per alleviare l’ansia che associ al ‘divenire’. Per farlo il metodo prevede di dividere ogni giornata in unità di tempo di 30 minuti, composte da 25 minuti di lavoro e 5 minuti di pausa. All’inizio di ogni giornata puoi creare una lista di cose da fare come hai sempre fatto, ma invece che affrontarle senza confini con l’unica prospettiva del passare del tempo, il metodo ti suggerisce di impostare un timer per 25 minuti in cui concentrarti esclusivamente sul lavoro. Allo scoccare della scadenza interrompi tutto per 5 minuti (non barare, sono 5 minuti di riposo, quindi non passarli a controllare l’email o a navigare sui social network, piuttosto fatti una passeggiata in giro per la stanza, bevi acqua, guarda fuori dalla finestra…). Ogni quattro pomodori (due ore) fai una pausa più lunga, tra i 15 e i 30 minuti, e approfittane per verificare l’organizzazione la giornata, ascoltare la segreteria telefonica, scaricare velocemente l’email, o meglio ancora per fare un po’ di ginnastica.

Al termine della giornata verifica quanti pomodori hai impiegato per completare ogni attività e valuta come puoi migliorare la tua efficienza in seguito.

Strumenti indispensabili: un timer da cucina o un qualsiasi altro timer (la maggior parte degli smartphone ne ha uno associato alla funzione orologio), un pezzo di carta o un file in cui compilare la lista delle cose da fare e tenere traccia del tuo progresso, un altro in cui riassumere la giornata.
Strumenti extra utili: il Productivity Planner inventato da Alex Ikonn, o una delle app create per il metodo del Pomodoro.
Perfetto per te se sei: una multitasker, che ha spesso bisogno di nuovi stimoli, se sei particolarmente suggestiva alle distrazioni, o se hai difficoltà a concentrarti per lunghi periodi, per aiutarti a concentrarti su una singola attività a piccole dosi, permettendoti comunque di passare da un’attività all’altra in modo organico.

La matrice di Eisenhower

Ciascuna di noi ha ogni giorno una lista pressoché infinita di cose da fare, per lo più compilata nel modo più semplice: elencando tutte le attività che ti vengono in mente in ordine sparso. Da quando lavori in proprio sicuramente hai imparato che a questo primo ‘brain dump’, come viene definito in inglese (letteralmente ‘scarico di cervello’), segue una fase in cui esamini ogni attività e la riordini in base a una scala di priorità, per dedicarti prima a quella più stringente o urgente e poi via via alle attività che sono per te meno prioritarie.

Questo processo di categorizzazione delle cose da fare è cruciale per aiutarti a gestire al meglio il tuo tempo, eppure spesso non viene affrontato con la giusta attenzione. Per esempio, hai mai pensato se esaminando un’attività valuti la sua importanza in base ai tuoi valori o a quelli di altri? O meglio ancora, ti sei mai ritrovata a posizionare in cima alla lista un’attività solo per la sua urgenza? Salvo poi accorgerti che a fine giornata non avevi portato a termine qualcosa di ben più importante.

Il punto è che ‘importanza’ e ‘urgenza’ sono di per sé dei concetti soggettivi, il primo determinato dai tuoi personali valori e obiettivi, il secondo dalla tua consapevolezza del tempo. Ciò che è inequivocabile invece è la graduatoria tra importanza e urgenza: l’urgenza non riflette quasi mai un valore e come tale non dovrebbe mai governare la tua vita.

Sulla base di questa considerazione si fonda la matrice di Eisenhower, un metodo per classificare le attività secondo quattro criteri:

  1. importante e urgente (un incendio, un bambino che piange per il dolore, in generale tutte le situazioni di vita o di morte), sono le cose da fare subito, in prima persona;
  2. importante e non urgente (tempo da passare con le persone che ami, formazione e crescita personale, fare ginnastica, programmare strategie di lungo periodo), le tue giornate dovrebbero essere ricche soprattutto di queste attività, programmate con cura e da svolgere personalmente;
  3. non importante e urgente (la stragrande maggioranza delle interruzioni e telefonate, le scadenze amministrative, comprare i biglietti per un viaggio), attività da delegare il più possibile per ridurre l’ansia da ‘divenire’;
  4. non importante e non urgente (i pettegolezzi, il perfezionismo, Facebook, la nuova puntata del tuo telefilm preferito), cose a cui dedicarti raramente e a piccole dosi, solo quando hai completato tutte le attività importanti.

Una volta divise tutte le attività presenti nella tua lista di cose da fare in base a questo metodo, comincia a svolgerle in ordine, dalle importanti e urgenti a scendere. Ti ritroverai con giornate veramente efficienti e una maggiore serenità interiore.

Strumenti indispensabili: un pezzo di carta diviso in quattro quadranti determinati dagli assi ‘importante’ e ‘urgente’.
Strumenti extra utili: il libro di Stephen Covey, Le sette regole per avere successo, contiene una splendida spiegazione del metodo e utili indicazioni per applicarlo nel concreto alla tua vita.
Perfetto per te se sei: spesso vittima del richiamo dell’urgenza, e hai difficoltà a stabilire delle chiare priorità nelle tue giornate.

Time blocking

Se sei una persona ben organizzata forse non hai mai pensato di trovarti ad avere problemi con la gestione del tempo, eppure potresti scoprire che la tua specifica predisposizione ti rende più difficile affrontare la lista di cose da fare.

La risposta a questo approccio è una tecnica che suggerisce di dividere le tue giornate in blocchi di tempo. Al venerdì sera (o alla domenica, se preferisci) apri l’agenda ed esamina la settimana successiva. Prima di tutto inserisci e blocca del tempo per tutte le attività fisse e regolari, e gli appuntamenti personali: attività fisica, faccende domestiche, pasti, impegni legati ai bambini, visite mediche, controllare l’email, programmare post sui social network, ecc. Queste attività saranno segnate a penna.

In un secondo momento esamina i progetti lavorativi in corso e la lista complessiva delle cose da fare, verifica le eventuali scadenze e poi disponi blocchi di 30 minuti o un’ora (a seconda dell’impegno richiesto) per ciascuna attività, in ordine di priorità, in ciascuna giornata. Puoi segnare queste attività a matita o su post-it riposizionabili, in modo da invertire certi blocchi di tempo se diventa necessario durante la settimana (gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo).

Con questo sistema ti troverai ogni giorno ad affrontare le cose da fare con un sistema ben organizzato e immediato da leggere, oltre che efficiente.

Strumenti indispensabili: un’agenda e qualcosa per scrivere o un’agenda elettronica (come Google Calendar).
Strumenti extra utili: penne colorate per assegnare un colore a ogni tipo di attività da inserire in agenda, post-it riposizionabili per spostare attività regolari.
Perfetto per te se sei: una persona organizzata, che lavora meglio in termini di progetti che di liste di attività.

Un commento su “Tre tecniche di gestione del tempo”

  1. La disgrazia è che non vendono tempo al supermercato! 😀

    Il problema secondo me è che cerchiamo di gestire una mole di lavoro e impegni che richiedono 2 giorni, in sole 8 ore. Ecco che poi la salute mentale va a farsi benedire. Dobbiamo prima di tutto essere realisti, non sovraccaricarci più del necessario (ci riuscirò mai?) e dopo utilizzare una tecnica che ci è più affine. E’ molto interessante La matrice di Eisenhower. Faccio questa lista delle priorità la mattina, peccato che mi capita di dare importanza a ciò che delle volte dovrei lasciar per ultimo… solo perché lo ritengo giusto sul momento. Gli obbiettivi giornalieri possono non coincidere con quelli mensili o a medio/lungo termine.

    Detto questo, stupendo sito scoperto solo da poco grazie a Facebook! Vi seguirò con piacere e già so di poter ottenere tanti validi suggerimenti 🙂 Un saluto!

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