Nell’articolo precedente ho sottolineato il fatto che una pianificazione di progetto ben fatta serve soprattutto ad evidenziare i punti critici e le difficoltà che incontrerai per essere preparata agli imprevisti.
Una volta steso il piano, a completamento di esso, la domanda da porsi è
Quali fattori possono ostacolare il raggiungimento dell’obiettivo?
Prevedere i possibili imprevisti aiuta a minimizzare i rischi.
Devi avere almeno una di queste tre cose per farlo:
- la sfera di cristallo (se ce l’hai, non hai nemmeno bisogno di continuare a leggere i miei articoli…)
- l’esperienza (se hai già affrontato progetti simili, hai provato, sbagliato ed imparato la lezione e non ripeterai più gli stessi sbagli; soprattutto perché hai un quadernetto dove hai preso nota delle lesson learned, vero?)
- il buon senso (se non hai né la sfera di cristallo né l’esperienza, ragiona su quali possano essere le difficoltà che incontrerai durante il cammino, chiedi consiglio ad un esperto oppure a qualcuno non coinvolto che possa darti un’opinione esterna e non convenzionale, spesso tu sei troppo coinvolta per pensare “out of the box”)
Per aiutarti in questa fase, parti definendo quali sono i fattori che influenzano il tuo progetto (cioè le variabili che potrebbero causare l’imprevisto):
- Tempo
- Competenze
- Fornitori / Partner
- Strumenti di lavoro / Materiali
- Mercato e concorrenti
- Cliente
Sarà immediato estrapolare una lista dei più comuni imprevisti, ecco alcuni esempi:
- Tempo → periodi di malattia, errata stima della durata di un’attività…
- Soldi → problemi di liquidità nel caso che il progetto preveda spese significative.
- Competenze → attività non previste da delegare ad esperti, errori dovuti all’inesperienza, scarsa qualità…
- Fornitori / Partner → inaffidabilità, ritardi nelle consegne, scarsa qualità del lavoro…
- Strumenti di lavoro / Materiali → guasto di un macchinario, errata scelta della materia prima…
- Mercato e concorrenti → uscita di un prodotto / servizio simile al tuo o migliore, modifiche legislative …
- Cliente → obiettivi o richieste del cliente non chiare, variazione delle richieste in corso d’opera, quantità di prodotti venduti non sufficienti a compensare le spese.
Se hai lavorato approfonditamente e con scrupolo, la lista potrebbe essere molto, troppo lunga: è giunto il momento di definire gli eventi più probabili o con le conseguenze più dannose ai quali dare priorità nell’analisi. In effetti, l’evento diventa rischio di progetto solo se ha una probabilità rilevante di accadere o conseguenze significative.
Quindi associa ad ogni elemento della lista una probabilità che l’evento accada (bassa = 0, media = 1, alta = 2) ed un valore del danno causato dall’evento (basso = 0, medio = 1, alto = 2). Moltiplicando i due valori, troverai una classifica dei rischi (come vedi: se la probabilità o il danno sono bassi, il rischio sarà nullo e trascurabile).
Qualche esempio per chiarire il concetto:
- periodi di malattia: probabilità alta (influenza invernale, anche dei figli!) 2, danno medio (1 settimana di perdita di lavoro) 1 → rischio 2
- scarsa qualità del prodotto ricevuto da nuovo fornitore di stoffa mai testato: probabilità alta 2, danno alto (sicuro ritardo di consegna del prodotto finale) 2 → rischio 4
Dettaglia il più possibile le motivazioni dei tuoi giudizi anche con dati misurabili (numero di giorni di ritardo, euro persi ecc.) perché, come il piano, anche la valutazione dei rischi può essere aggiornata durante il progetto e può essere usata come partenza per quelli futuri.
Ci sono anche altri metodi per valutare il rischio ma l’obiettivo è sempre fare una classifica per evidenziare quelli per i quali vale la pena preparare delle azioni di prevenzione (se è possibile rimuovere la causa) o di riduzione (se si interviene sulla probabilità o sul danno).
Continuando l’esempio precedente:
- Prevenzione: non uso fornitori nuovi nei miei progetti; testo i fornitori nuovi in parallelo su prodotti Beta che non impattano le forniture ai clienti -> posso cancellare il rischio collegato ai nuovi fornitori dal mio elenco dei rischi.
- Riduzione della probabilità (mitigazione): mi faccio mandare dei campioni di stoffa dal fornitore prima di selezionarlo per il mio progetto -> nuova probabilità per consegne di scarsa qualità da parte dei fornitori media anziché alta.
- Riduzione del danno (contingenza): in caso di ritardo dei fornitori, ho una scorta di stoffa per le emergenze -> il danno si azzera (se modifico il piano per dare più tempo ai fornitori il danno diminuisce ma non si azzera).
Rifai la classifica a fronte di queste azioni preventivate che andranno anche a modificare il tuo piano; rimarranno sempre dei rischi, è il rischio imprenditoriale, ma potrai oggettivamente e consapevolmente decidere se iniziare lo stesso il progetto o no (se ti piacciono i numeri, fai la media dei valori di rischio rimanenti e vedrai se il tuo progetto ha un rischio basso, medio o alto).
Ricordati della ruota del miglioramento continuo: adesso hai veramente concluso la fase di pianificazione. Puoi passare all’azione ma ricordati di controllare:
- Tieni sempre a mente o rileggi i rischi che hai classificato: sono gli imprevisti che molto probabilmente accadranno.
- Cerca di accorgerti in tempo dei segnali che indicano l’occorrenza di un rischio per mettere in atto tempestivamente i tuoi piani di emergenza.
- Aggiorna la classifica se ti accorgi di aver omesso un rischio o aver sottovalutato/sopravvalutato probabilità e danno.
E poi ripassa all’azione!
Chiara Rigoli