Come pagare e farsi pagare in orario

Se sei una freelance e lavori per altre freelance ci sono buone probabilità che tu non ci abbia mai pensato, perché nella categoria siamo molto ottimiste, ma esiste tutto un mondo di persone che paga le fatture in ritardo… o non le paga affatto. Oggi cerco di offrirti alcuni strumenti per evitare queste persone, difenderti quando le incontri e in generale recuperare ciò che ti spetta.

Non fare ad altri ciò che non vorresti fosse fatto a te.

Tanto per cominciare vale la pena sottolineare che il modo migliore per promuovere una cultura onesta dei pagamenti è proprio gestendoli correttamente noi stesse:

• Quando prevedi di assumere un fornitore o acquistare un prodotto assicurati per tempo di avere il budget necessario a completare il pagamento e accantonalo fino al momento del saldo, per evitare di spenderlo nel frattempo;
• Se stai facendo da intermediario (magari la tua cliente ti ha chiesto di occuparti della prenotazione dell’hosting del suo sito a suo nome), prevedi un anticipo spese (non devono essere fatturati) o un pagamento anticipato a copertura di tutti i professionisti a cui dovrai subappaltare parte del lavoro;
• Se prevedi, per qualsiasi motivo, di non riuscire a pagare una fattura nei tempi, avverti anticipatamente il fornitore, spiegando la situazione e offrendo tempi certi di saldo. In alternativa puoi anche valutare di rinegoziare i termini dell’accordo, ma preparati al pagamento di interessi.

In ogni caso, fai in modo di non trovarti mai nella situazione di dover ricevere un sollecito di pagamento. Pagare in ritardo senza validi motivi e senza comunicazione preventiva dimostra non solo mancanza di professionalità e organizzazione, ma anche maleducazione e mancanza di rispetto verso il lavoro di altri. Di solito sono le grandi aziende impersonali e arroganti che pagano in ritardo, non le imprenditrici cool e in gamba!

Ovviamente queste buone prassi non ti garantiranno di incontrare sempre clienti oneste (o fortunate, perché un mancato pagamento può essere anche il frutto di una disgrazia improvvisa). Ma se dovessi incappare in qualcuno meno ben disposto di te, fatti trovare preparata:

Buona pianificazione, tanto istinto e un po’ di fortuna.

1. Comincia sempre una nuova relazione con un po’ di indagini; anche se non puoi permetterti di assumere un’agenzia di indagini patrimoniali, prima di rispondere alla richiesta di una nuova potenziale cliente naviga un po’ Google alla ricerca di eventuali recensioni negative o storie dell’orrore. Se questa persona ha già lavorato con qualcuno che conosci non esitare a scrivere due righe interlocutorie spiegando che prima di procedere vuoi fare un semplice controllo. Non stai mettendo in cattiva luce nessuno, stai esercitando un tuo diritto ad avere tutte le informazioni possibili prima di accettare un incarico. Ti assicuro, la tua potenziale cliente ha fatto lo stesso prima di scriverti!
2. Fidati del tuo istinto; ci sono persone che appaiono sfuggenti fin da subito, altre in cui il confine tra disorganizzazione e amnesia selettiva (“oh, scusa, mi sono dimenticata di fare il bonifico!”) è davvero sottile da percepire. Impara ad ascoltare davvero quello che ti dice la tua cliente, non con pregiudizi, ma con l’attenzione che fa emergere piccoli dettagli. Se la cliente non ti sembra convinta, non cercare di forzarla, lasciale lo spazio necessario a riflettere, fare confronti, trovare alternative. Non temere di perderla, una cliente convinta al 100% è fondamentale non solo per il tuo bilancio!
3. Sii chiara sui termini di pagamento nel presentare la tua offerta; spiega da subito quali opzioni puoi offrire (in termini di dilazioni e rateizzazioni) e assicurati che sia cristallina la tua politica in materia di sconti, per evitare richieste improvvise al momento del saldo.
4. Metti tutto per iscritto; un contratto è sempre la soluzione migliore perché attesta la tua professionalità (contiene sempre anche i tuoi impegni e le responsabilità a cui ti vincoli) e costringe la cliente a mettere la firma sotto le condizioni che avete pattuito. Il diritto civile in Italia è scivoloso e le cause infinite, ma senza contratto non potresti neanche accedere alla conciliazione. In caso di prodotti scrivi molto bene la pagina dei termini e condizioni di servizio e rendi obbligatoria la lettura prima del caricamento dell’ordine.
5. Se cambiano le condizioni, cambia il contratto; prevedi da subito la possibilità di integrare il contratto cammin facendo, creandoti un template di integrazione e spiegando già nel contratto originale quali elementi possono essere oggetto di integrazione.
6. Anticipa i pagamenti; quanto più riesci a farti pagare prima dell’inizio del progetto meno problemi avrai alla conclusione. Lo so, sembra scontato. E allora fallo, no?! Scherzi a parte, anche se il tipo di progetto non ti permette l’intero pagamento anticipato, assicurati di prevedere una caparra confirmatoria non rimborsabile e comincia a lavorare solo dopo averla incassata.
7. Fai in modo che sia facilissimo pagarti; ricordi l’obbligo di accettare i pagamenti tramite carte di debito di cui abbiamo parlato l’anno scorso? Vedilo come un’opportunità, invece di una vessazione! Oltre a Paypal (che accetta anche le tanto vituperate carte PostePay), ormai esistono sistemi di pagamento elettronico proprietari di quasi ogni banca. Guardati un po’ intorno, valuta quale sia più adatto al tuo mercato poi pensa ad alternative comode per la tua cliente e sicure per te. Attenzione: quando fai i prezzi ricordati sempre di considerare anche le commissioni del sistema che usi. Non c’è cosa peggiore che sentirsi dire: “Ah, se paghi con Paypal c’è una commissione”.
8. Fermati, se necessario; se per qualsiasi motivo la tua cliente smette di pagarti interrompi immediatamente il lavoro e cercala per capire il motivo del ritardo. Lo so, ti sembra scortese, ma è fondamentale che tu mantenga il controllo del tuo lavoro, se vorrai fare un buon servizio alle tue clienti puntuali nei pagamenti.

E se nonostante tutta la preparazione, la disponibilità e l’attenzione, tu dovessi incappare in una di quelle clienti che non paga?

Ecco tre strategie per convincerla:

1. comincia con una telefonata cortese e interlocutoria, condotta con l’approccio “mi spiace, forse c’è stato qualche problema col bonifico?” oppure “forse non hai visto l’email della fattura Paypal?”. Se non ottieni risultati passa a un messaggio email dello stesso tono;
2. procurati un “poliziotto cattivo”; se non vuoi compromettere la relazione con la tua cliente, assumi un’assistente part time che faccia una telefonata più formale e perentoria (o scriva un’email inequivocabile). In effetti potresti fare un accordo con una collega con cui sei amica e farvi l’un l’altra da poliziotto cattivo, quando serve, per non dover assumere qualcuno. In ogni caso, di solito l’impersonalità di questa richiesta sortisce effetti migliori;
3. quando il ritardo supera il mese, imbraccia la posta elettronica certificata e scrivi un messaggio formale in cui esigi il pagamento a norma di legge (con riferimento agli accordi), pena l’applicazione dell’interesse di mora dell’8% per l’attuazione delle direttive 2000/35/CE e 2011/7/U2;

Se organizzi da subito questo sistema di preparazione e reazione, ti garantisco che il ricorso a un legale per il recupero crediti sarà minimo se non inesistente, e le tue relazioni finanziarie con le tue clienti saranno piacevoli e solide!