Come fare più cose con Things

Il multitasking potrà non essere più di moda, ma se sei una freelancer o titolare di un’impresa individuale le cose da fare sono talmente tante che un aiutino ti serve. Io per esempio se non scrivo tutto da qualche parte dimentico che sia mai esistito, ma con Things ho risolto i miei problemi. Oggi ti racconto come, chissà che non possa servire anche a te!

Things è un’applicazione a pagamento per gestire attività (task management, in soldoni) in ambienti Mac e iOS. Se cerchi qualcosa di gratuito e più universale prova con Remember the Milk, ma personalmente ho cercato inutilmente di farmelo piacere per anni. Il che spiega come mai mi sia sottoposta al salasso dell’applicazione di Cultured Code, ma se tu non sei convinta, fatti un giro di prova gratuito, prima di scegliere.

Il punto di forza di Things è la sua semplicità e facilità d’uso.

Funziona esattamente come dovrebbe funzionare una lista di cose da fare, così ti resta più tempo per farle, le cose.

Prima di tutto ha una Inbox, una specie di pozzo senza fondo in cui posso scaricare tutte le idee di cose da fare che mi vengono nella giornata, o più probabilmente alla sera prima di addormentarmi. In ogni momento, anche se non sono alla scrivania (Things si sincronizza via server cloud dall’iPhone e dall’iPad), posso usare la sua Inbox per appuntare tutte le attività da compiere, gli appuntamenti da prendere, le idee per i nuovi post di C+B, o insani nuovi progetti!

Come prima cosa alla mattina e a fine giornata lavorativa organizzo le attività inserite nella Inbox, spostandole con grande facilità in Today (se sono da compiere entro la giornata) o all’interno di un progetto o un’area di attività (con o senza una scadenza).

Da un punto di vista gestionale l’ideale sarebbe che in Today non ci fossero mai più di cinque attività (le tre famose Most Important Things più due di riserva), ma confesso che raramente riesco a rispettare questa regola. La cosa che preferisco della videata Today è che rimane invariata fino a che non sono io a barrare le attività compiute. Insomma, a fine giornata Things non rimuove le attività incompiute, né mi segnala se sono lì da mesi (a meno che non avessi attribuito una scadenza precisa all’attività), così non mi sento in colpa se ho lasciato qualcosa in sospeso, e giuro che questo da solo ma mi ha reso più produttiva.

Pur avendo una videata davvero semplice, Things ha un’organizzazione complessa alla quale si può dare la profondità che si vuole, organizzando ogni task per aree e per progetti (catalogati per aree o no).

Io per esempio ho creato tre aree: personale, babepi (con tutto ciò che riguarda la gestione aziendale, i corsi che tengo e le collaborazioni editoriali), fatamadrina (per tutti i progetti legati alle consulenze di organizzazione matrimoni). In ciascuna area ho creato progetti che riflettono progetti della vita reale (incarico da parte di un cliente, collaborazione editoriale… ecc.) oppure che mi servono per mappare il percorso per raggiungere un obiettivo personale/aziendale. Infine, ogni progetto può contenere infinite attività, ciascuna con una scadenza diversa dall’altra e a sua volta diversa dalla scadenza del progetto complessivo. Insomma, uno schema di project management classico ma tutto integrato nel meccanismo della check list. Semplice ma geniale, secondo me.

Un altro elemento che trovo davvero utile (ma è presente anche in altre applicazioni simili) è la possibilità di inserire attività ripetitive: la gestione della contabilità (da fare tutte le settimane!), il versamento dello stipendio (ebbene sì, mi do uno stipendio ogni mese, a volte minimale, ma me lo do),  l’invio di newsletter, la manutenzione regolare del computer o della macchina, i backup periodici, ecc.

Insomma, con Things riesco ad avere ogni cosa sotto controllo e un comodo (ma mai stressante) promemoria di ciò che deve essere fatto.

Un ultimo consiglio per te, che va al di là dell’applicazione: quando selezioni le attività da svolgere, ricordati di verificare che siano importanti, prima ancora che urgenti, e organizzale proprio in base alla loro importanza.

Put first things first.

È una lezione che ho imparato da Stephen Covey e che nella sua semplicità (scommetto che pensi sia perfino banale) è in grado di cambiare radicalmente il modo in cui organizzerai la tua giornata! Prova e sappimi dire!