5 cose che devi sapere per creare un bilancio

La frase “bilancio di esercizio” forse ti fa pensare a noiose rubriche finanziarie nel TG della domenica, o a multinazionali da miliardi di euro. Eppure il bilancio è uno strumento fondamentale per capire quanto (e se) hai guadagnato quest’anno e quanti soldi ti restano da spendere. Certo, per costruirlo sembra ci vogliano un paio di lauree in economia, ma a te per il momento devono importare cinque cose.

Prima di scoprirle però parliamoci chiaro. Il bilancio è quel foglio di calcolo in cui tu scrivi:

• quello che avevi all’inizio dell’anno (soldi e beni),
• quello che guadagni nel corso dell’anno,
• quello che spendi nel corso dell’anno.

In fondo al foglio (e al termine dei calcoli) troverai quanti soldi ti rimangono a fine anno o di quanto sei sotto. Tutto qui. Proprio così.

1. ti serve anche se hai una commercialista

Partiamo dal presupposto che con ogni probabilità la tua commercialista già ti compila un bilancio. Hai presente quella cosa che ti fa vedere a fine anno con la fronte corrucciata e tutti quei numeri in fila su un foglio, e tu non capisci niente se non che 1. hai fatto una cazzata [scusa il francesismo, ma i soldi tirano fuori questa voglia di turpiloquio, ci hai fatto caso?] e 2. sei nei guai?! Ecco, quello è il bilancio. Ma la sensazione di panico che ti prende dal commercialista non è produttiva, ed è per questo che dovresti occuparti anche tu di compilare un tuo bilancio annuale. Da un lato non avresti sorprese a fine anno, e potresti attuare manovre correttive in anticipo. Dall’altro la procedura di compilarlo è di per sé uno strumento di consapevolezza e autoanalisi, che ti permetterebbe di notare fin da subito tendenze e comportamenti che magari prima subivi inconsapevolmente.

2. si costruisce poco alla volta

Sappiamo benissimo cosa ti succede alla fine del trimestre, quando in preda al panico passi una notte intera a tirare fuori fatture/ricevute/scontrini, scansionare il tutto, stampare e organizzare perché il giorno dopo hai l’appuntamento dalla commercialista. Col risultato che l’intero processo ti mette ancora più ansia di quanto non sia già connessa alla gestione delle tue finanze e che 9 volte su 10 dimentichi qualcosa. Tutt’altra cosa invece è dedicare un paio d’ore ogni settimana a scansionare/stampare/archiviare tutti i documenti di guadagno e spesa, per poi imputare entrate e uscite in un foglio di calcolo. A fine trimestre avrai già tutto pronto per la spedizione dalla commercialista, oltre a una visione completa di com’è andata quel trimestre.

3. anche tu hai manodopera

Sai qual è l’errore più comune che compie una freelancer o piccola imprenditrice quando cerca di personalizzare un modello di bilancio? Cancellare la parte relativa ai dipendenti. Be’, certo, tecnicamente tu non hai dipendenti. Ma la verità è che tu sei la tua dipendente. Dovresti avere uno stipendio alla fine del mese (se no cosa lavori a fare?), dei contributi, persino un accantonamento per TFR, magari da reinvestire su un fondo pensione (perché lo sappiamo entrambe che sarà l’unica pensione che vedrai mai). Ecco, tutte queste voci devono assolutamente restare nel tuo bilancio e devi sforzarti di rispettarle, oltre che compilarle a scopo analitico.

4. la contabilità per attività ti dice quali prodotti/servizi sviluppare

Nei modelli di bilancio che si trovano anche online di solito le spese sono raggruppate per centri di costo: ci sono le spese di produzione, le spese di marketing, ecc. Sicuramente il metodo ha senso da un punto di vista organizzativo generale. Però non è quello che ti conviene usare, perché non ti permette di capire quale dei tuoi prodotti/servizi è più redditizio. Se ci pensi, anche quando crei il prezzo di un prodotto/servizio metti insieme costi che fanno capo a diversi centri di costo: ci sono i soldi che ti servono per i materiali, il valore della tua manodopera, le spese di comunicazione che sostieni, ecc. In teoria, ovviamente, perché nella pratica di tutti i giorni ti può capitare di impiegare più ore per la creazione del prodotto di quanto previsto in fase di definizione del suo prezzo. Se tu dividessi semplicemente da una parte tutte le spese di manodopera, dall’altra le entrate ricavate dalla vendita di tutti i prodotti, come faresti a capire quale dei tuoi prodotti ti porta effettivamente più guadagno? Viceversa, se tu organizzi i costi ripartendoli fin da subito sulle attività (ovvero sui singoli prodotti/servizi), a fine anno avrai una chiara visione di quale attività ti offre i margini maggiori e quale vale forse la pena di eliminare, visto che ti fa andare in perdita.

5. anche le spese bancarie sono spese

Sembra un’ovvietà, ma scommetto che non hai mai pensato di segnare tra le spese anche tutte le commissioni bancarie, i canoni di conto correnti e carte di credito, le commissioni di Etsy e Paypal ecc. Comincia da oggi a farlo. Scoprirai che il totale ammonta facilmente ad almeno un centinaio di euro annuo e, anche se difficilmente puoi fare a meno di questa spesa, sicuramente puoi tenerne conto quando vai a costruire il tuo prezzo.

E adesso vai, scaricati un qualsiasi modello di bilancio, o personalizzati quello che usa la tua commercialista e comincia a mettere nero su bianco i flussi di cassa della tua impresa. Già leggere queste parole non ti fa sentire grande dirigente d’azienda?!