Incontri online in gruppo in cui ci si sente tutte nella stessa stanza

Se sei arrivata qui cercando come organizzare conferenze online la tua risposta è in quest’articolo di Barbara Pederzini

Il mio lavoro è fare meditazioni, counselling e shiatsu e in questo periodo in cui non ci si poteva toccare né incontrare in gruppo ho spostato tutto il mio business online. Ho organizzato incontri di gruppo di self shiatsu e seminari di meditazione e counselling, sempre e solo online.

Dopo più di un anno e circa un centinaio di incontri posso dire che il coinvolgimento online non sarà mai come dal vivo ma che ci si può avvicinare tantissimo: ecco qui una serie di suggerimenti per tenere incontri di gruppo online in cui le persone si sentano coinvolte (quasi) come se fossero in presenza.

Di che gruppi stiamo parlando?

I gruppi possono essere di diversi tipi, e di conseguenza anche gli incontri.

Se devi fare una formazione (stiamo parlando sempre di gruppi medio-piccoli) puoi anche continuare con lo stesso metodo dell’offline: l’insegnante che parla, la platea che ascolta.
Ti consiglio di considerare pause brevi ma frequenti (una ogni ora) e di fermarti spesso e chiedere se ci sono domande: la platea online tende a essere più passiva e ha bisogno di essere stimolata spesso.

I tipi di gruppi che richiedono più accortezze sono quelli di persone che interagiscono tra loro. Sto pensando a gruppi in cui si fa formazione condivisa, meditazione con feedback, coaching, counselling.

Qui le accortezze a carico di chi conduce devono essere diverse.

Tutta la letteratura che spiega come gestire i gruppi è stata scritta quando l’online non esisteva: ci aiuta comunque molto, ma dobbiamo fare uno sforzo in più per compensare l’assenza del cerchio di persone presenti, degli scambi di sguardi e di sorrisi, dell’impossibilità di vedere le persone dalla vita in giù.

Cominciamo da qualcosa su cui nessuno ha ancora scritto un libro: come risolvere il problema dello “smutati che non ti si sente” e altre amenità simili.

Risolvi i problemi tecnici

• Immagina sempre che chi hai di fronte non sia abituata a partecipare a eventi online.
  Quando mandi la mail con il link per collegarsi (io ti consiglio di farlo un giorno prima e quindici minuti prima per gli eventi una tantum, solo 15 minuti prima per gli eventi regolari) spiega anche con che piattaforma ti collegherai, se è possibile collegarsi con il cellulare o se è meglio usare tablet o computer, e tutte le cose tecniche che ti sembrano utili per chi non ha dimestichezza con la tecnologia.

• Invita le persone a presentarsi all’incontro qualche minuto prima dell’inizio. Usa questo tempo per risolvere, senza farti travolgere, quei piccoli problemi tecnici che si possono presentare.
  Su Zoom, per esempio, alcune persone non riescono ad attivare il microfono e quindi all’inizio non ti sentono: preparati a scrivere velocemente nella chat la soluzione più comune (“clicca sull’icona con le cuffiette e scegli “audio via internet”), oppure “esci e rientra e scegli audio via internet”.
  Questi minuti iniziali servono anche alle persone stesse per accorgersi che il device che hanno scelto per connettersi non va bene, e trovarne al volo un altro.

Stimola la partecipazione

Parte del tuo lavoro come conduttrice di gruppo sarà di stimolare la partecipazione delle persone. Questo non si ottiene assillandole di continuo con domande, ma recitando con attenzione il tuo ruolo: la conduttrice deve essere presente ma non invasiva, una guida ma non una dittatrice. È un’abilità che si allena con pazienza ed esperienza, e si mette in pratica già all’inizio dell’incontro.

Crea una cornice al gruppo 

Definire i confini del gruppo serve a dare sicurezza e a far sentire a chi partecipa che al loro interno si può muovere liberamente.

Prevedi del tempo, all’inizio dell’incontro, per crearne la cornice:

• descrivi cosa succederà nel vostro tempo insieme: non è necessario entrare nei particolari, ma è importante scandire il ritmo. Inizieremo con, poi faremo una pratica di, poi una piccola pausa, poi riprenderemo insieme, eccetera. Le sorprese vanno bene solo se sono piccole e all’interno di questa cornice.
• proteggi il gruppo: soprattutto se fai counselling o coaching (ma io lo dico sempre anche durante le meditazioni) esplicita che quello che viene detto nel gruppo deve rimanere nel gruppo: è giusto così perché quello che si condivide è personale. Se registri il video dell’incontro chiedi il permesso di farlo e chiarisci bene che uso ne farai: se lo condividi con loro raccomandati che non lo divulghino.
• tieni conto dell’assenza del prima e del dopo. Quando si va a un corso ci si vede fuori dalla porta, si fanno due chiacchiere, magari ci si va a prendere un aperitivo dopo. Tutto questo non c’è negli incontri online e va tenuto presente se vuoi creare un gruppo che si senta tale. Pensaci e trova la tua soluzione: la mia è collegarmi un po’ prima e dare un grande spazio alle condivisioni (non alle chiacchiere) sia all’inizio che alla fine dell’incontro.
• ricorda che negli spazi di condivisione ogni feedback è benvenuto, ma nessuno deve forzarsi a parlare se non se ne ha voglia. Purtroppo non potrai capire da un cenno della testa chi non vuole intervenire, quindi avrai bisogno di essere avvisata verbalmente (o tramite la chat). Online gli sguardi non si scambiano a meno di non essere solo in due: quando tu guardi in camera non vedi la persona, e quando osservi la persona lei non si sente vista perché il tuo sguardo non è in camera.

I momenti di condivisione

Nei miei incontri questi sono i momenti più importanti per il gruppo, perché è proprio qui che le persone si conoscono e si affiatano. Non nella fase di insegnamento né nella fase di pratica individuale:

• invita le persone a dare feedback. All’inizio dell’incontro spiega come vuoi che ti vengano dati i feedback o fatte le domande: possono interromperti mentre parli? Sempre o solo in alcuni momenti? Devono usare la chat? Con indicazioni precise su come possono intervenire si sentiranno più serene a farlo. 
• dai la possibilità di partecipare attivamente, ma anche di non farlo. Negli spazi di condivisione puoi lasciare che intervenga liberamente chi vuole, ma è tuo compito sapere chi non sta parlando: alla fine del giro potrai rivolgerti direttamente a quelle persone e chiedere loro se vogliono condividere o se preferiscono stare in silenzio (le hai avvisate all’inizio: se lo aspettano!). In questo modo nessuna si sentirà dimenticata o non vista e avrà la sua opportunità di decidere per sé.
• gestisci i momenti di silenzio. Non avere paura dei silenzi: servono per raccogliere le idee e mettere insieme un pensiero. So bene che a chi conduce i gruppi i silenzi fanno venire l’ansia, ma tu tienila un po’ a bada e aspetta un po’ prima di intervenire. Se proprio niente si muove allora sì: rompi tu il ghiaccio con la tua condivisione o con una battuta.
• fai pause. Se l’incontro dura più di un’ora prevedi delle pause. Dopo un’ora e mezza le persone sono cotte, e se il tuo evento dura più di due ore e mezza prevedi almeno due pause e considera che più sei a ridosso della fine dell’evento, meno le persone riescono a stare attente. Una buona idea è inserire un’attività che prevede del movimento: un piccolo gioco, un esercizio di stretching, qualcosa di buffo da fare con le mani che crei dei disegni nei riquadri che compongono la schermata di Zoom.

E poi non aver paura di sperimentare: prova finché troverai il modo di condurre eventi online che ti fa sentire a tuo agio. Questa sarà la tua base dalla quale potrai fare tutte le variazioni che vorrai per vedere se va ancora meglio.

Se metti in pratica qualcuno di questi suggerimenti, o se ne hai da aggiungere lasciami un commento: sono sempre in ascolto di nuove idee!