Come delegare a un’assistente virtuale

Quante volte avrai letto o sentito la frase “delegare è un’arte”? Potrei essere d’accordo, ma non del tutto.

È vero che molte persone non se la sentono di far fare a qualcun altro quello che sono abituati a fare da sé. Molto spesso però dietro a questa scelta ci sono delle resistenze dovute magari a un’irrefrenabile volontà di controllare tutto, una mancanza di fiducia negli altri o semplicemente alla pigrizia di capire come riorganizzare le proprie attività.

Eppure sono convinta che delegare non sia difficile e non richieda particolari capacità o rivoluzioni all’interno del tuo business.

Non è necessario delegare tutto, specialmente all’inizio puoi iniziare con una piccola parte, scegliendo tra le attività di routine che gestisci.

Ok delegare, ma a chi?

Sarei troppo di parte se ti dicessi “a un’assistente virtuale”? 🙂 Forse sì, visto che io stessa faccio questo lavoro.

Eppure, delegare a un’assistente virtuale è tra le opzioni che ti suggerisco di considerare per dare il boost al tuo biz.

Un’assistente virtuale è una professionista indipendente che lavorando da remoto può aiutare altri professionisti, imprenditori o piccole aziende a gestire tutto quello che è delegabile in un business.

Sono davvero tanti i task del tuo business che puoi delegare. Puoi delegare un’attività corposa, un intero progetto, ma anche parti molto piccole del tuo lavoro. Tutto dipende da quello che devi fare. Per questo la prima cosa che devi cercare di capire è cosa vuoi delegare.

Se si tratta di un progetto complesso per cui hai bisogno di una persona particolarmente specializzata, allora potrai cercare un professionista che si occupi solo di quel tipo di attività, e che si focalizzi solo su quel  progetto. Ad esempio, se hai bisogno di rifare il tuo logo e rivedere tutta la tua identità visiva, molto probabilmente ti dovrai rivolgere a un professionista specializzato in visual identity.

Se invece non hai bisogno solo di uno specialista, puoi certamente rivolgerti a un’assistente virtuale ovvero a colei (o colui) che, lavorando da remoto, può darti una mano a gestire operativamente una o più mansioni al posto tuo. Questo non significa che un’assistente virtuale possa occuparsi solo di attività di segreteria o amministrazione, ma che può essere la persona giusta alla quale affidare task di diverso genere.

Spiego sempre infatti che non si tratta della versione virtuale della segretaria, ma di una professionista multi-competenza che può gestire la tua agenda e le tue email, ma che spesso è anche in grado di aiutarti a gestire operativamente i tuoi canali social e  il tuo blog.

Cosa delegare a un’assistente virtuale

Puoi delegare tutto (o quasi) quello che non richiede il tuo intervento diretto o il tuo contributo creativo. Intendo dire che se sei un coach nessuno potrà sostituirti nelle sessioni con i tuoi coachee, ma sicuramente qualcuno può fissare le call o caricare i contenuti del tuo ultimo percorso sull’area riservata del tuo sito al posto tuo.

Ecco un breve elenco di alcuni dei task in cui un’assistente virtuale può supportarti:

• Area di segreteria generale/back office: smistare, rispondere  e archiviare email; redarre documenti (lettere, preventivi, presentazioni ecc.), emettere le fatture e inviarle ai tuoi clienti e al commercialista;  dare informazioni ai tuoi clienti, anche per telefono e supportarli prima o dopo un acquisto del tuo prodotto o servizio; trascrivere il contenuto dei tuoi video caricati su YouTube; aggiornare l’anagrafica dei tuoi clienti e creare una sorta di CRM; fare ricerche su internet.

• Area social media: aiutarti ad aprire una pagina Facebook, a fare il set up del tuo canale YouTube, di Instagram o di Pinterest (registrazione, upload delle immagini/video e inserimento delle descrizioni); supportarti nella gestione di un gruppo Facebook (richieste di iscrizione,  postare contenuti, rispondere ai commenti), aiutarti a gestire tutti i tuoi canali social (programmazione, post, ricerca immagini a corredo, rispondere ai commenti, inserire tag link e descrizioni… ).

• Area sito web e blog: caricare un articolo sul tuo blog, aggiornare una pagina del tuo sito, installare o aggiornare i plugin,  ottimizzare le immagini sul tuo sito o cercarne di nuove; monitorare eventuali link rotti, rispondere ai commenti.

• Area creazione contenuti: scrivere gli articoli per il tuo blog, la tua about page o la pagina di vendita del tuo corso online; scrivere le newsletter (e inviarle tramite il tuo strumento di email marketing preferito); creare i testi per i post che pubblicherai su Facebook;  creare delle infografiche; scrivere l’ebook o la guida gratuita che userai come freebie per i tuoi potenziali clienti.

• Varie: audio e video editing; creare immagini con Canva o Photoshop; aiutarti a fare il set up di un programma o di un tool online; cercare nuovi fornitori e richiedere offerte; darti una mano ad organizzare un evento o un viaggio; acquistare un prodotto o un servizio; aiutarti a gestire i partecipanti a una call di gruppo o a un webinar.

Mi fermo qui, perché davvero la lista è lunghissima.

Ma quindi un’assistente virtuale è una tuttofare? Non proprio. Non siamo tuttologhe e non credere a chi ti dice che può fare tutto e bene.

Devo però dirti che non è però così raro trovare un’AV specializzata in un ambito o in un settore. Io ad esempio mi sono specializzata nei podcast  e conosco molto bene il settore animali e pet care. Ci sono delle colleghe molto in gamba specializzate in contabilità e altre invece in grado di gestire la fatturazione e di aiutarti a creare il tuo e-commerce.

A piccoli passi

Forse ti ho sorpreso nello scoprire quante cose si possono delegare a un’assistente virtuale.

Forse, però, hai ancora paura. Farà le cose come le farei io? Come faccio a capire quanto tempo ha impiegato per fare quell’attività? Come faccio a sapere se i dati che condivido con un’assistente virtuale sono al sicuro?

Queste domande sono tutte legittime e comprensibili. Prima di tutto posso dirti che una vera professionista inizierà a collaborare con te solo dopo aver sottoscritto un contratto, un accordo scritto in cui viene specificato il tipo di attività che verrà svolta dall’assistente virtuale, la durata della collaborazione e l’impegno dell’assistente virtuale a non diffondere le informazioni riservate che le verranno condivise.

Nel caso in cui la collaborazione preveda un compenso orario, l’assistente virtuale sarà in grado di tenere traccia del tempo utilizzato e restituirti un report dettagliato del lavoro svolto. Spesso utilizza degli strumenti appositi, come Toggl per tracciare il tempo.

Detto questo, se sei alla prima esperienza con la delega, il mio suggerimento è di iniziare a delegare poco a poco partendo da quelle attività, passami il termine, più “basiche” a cui potrai facilmente porre rimedio nel caso in cui non venissero eseguite come desideri.

Ad esempio, puoi iniziare delegando una trascrizione oppure una ricerca su internet. Via via che prenderai confidenza con la delega potrai assegnare alla tua assistente virtuale di fiducia nuovi task.

Sono sicura che il tempo che guadagnerai grazie al suo supporto aumenterà sempre più, consentendoti di dedicarti di più alle attività fatturabili del tuo business oppure a regalarti dei momenti per te stessa.

Dove trovare l’assistente virtuale che fa per te

I marketplace ne sono pieni, ma fai attenzione a selezionare virtual assistant i cui servizi possano soddisfare in modo ottimale le specifiche necessità del mercato a cui ti rivolgi, poniamo sia quello italiano: è infatti molto facile trovare virtual assistant che offrono servizi a prezzi estremamente bassi, ma non in linea con il mercato italiano.

Se stai cercando una professionista che possa comprendere a pieno le tue esigenze e allinearsi il più possibile con i tuoi valori, con la mission della tua attività e con il tuo mercato di riferimento, il mio consiglio è di rivolgerti a un’assistente virtuale che operi nel mercato di tuo interesse, e magari abbia fatto un corso di formazione specifico per diventare assistente virtuale oppure abbia esperienza. 

In questo caso puoi trovarla online; la maggior parte delle virtual assistant in Italia hanno un sito internet e sono presenti sui principali social network (LinkedIn e Facebook in primis). E se proprio non riuscissi a trovarla, contattami e ti saprò consigliare il nominativo di qualche mia collega o di una delle mie corsiste.