Fattura elettronica: siamo sopravvissuti al primo trimestre?

Eccoci qua, terminati i primi tre mesi di fattura elettronica possiamo fare un primo parzialissimo bilancio. Il mio, è questo: come tutte le grandi rivoluzioni fiscali se ne è parlato così tanto che la prova dei fatti, in realtà, mi ha quasi delusa nella sua banalità. Problemi ce ne sono stati, rallentamenti anche, ma in qualche modo li abbiamo affrontati tutti e, a breve, sono sicura che beneficeremo della novità.
Affrontiamo alcuni aspetti, belli e brutti, e chiariamo alcuni dei punti rimasti ad oggi un po’ confusi.

Fattura elettronica, chi deve emetterla e chi sceglie di farlo?

Sono tenuti all’emissione di fattura elettronica i soggetti in contabilità semplificata e ordinaria. Sono quindi esclusi i forfettari e i minimi. Attenzione, nella pratica, però, molti clienti stanno chiedendo, con più o meno “cortesia”, anche ai soggetti esonerati di emettere fattura elettronica. Questo si può fare sia per tutte che solo per alcune (ricordo tra l’altro che se la fattura è destinata alla pubblica amministrazione siamo tutti obbligati all’elettronica, indipendentemente dal regime), non si è però obbligati, per cui la risposta non deve essere per forza positiva.

Cosa consiglio in questo caso? Ai clienti con più dimestichezza informatica e con più esperienza amministrativa ho consigliato di cimentarsi da subito col nuovo metodo. Se però il cliente ha appena aperto, fa ancora confusione con date e numeri delle fatture e marche da bollo… meglio gestire in cartaceo il 2019 per poter rimediare facilmente agli errori correggendo la fattura. Infatti, una fattura elettronica eventualmente errata può essere rettificata solo con nota di credito elettronica e, se dovuta, nuova fattura elettronica.

E i professionisti sanitari?

Ecco, per un problema di “privacy”, che a mio parere è importantissima ma talvolta “ingombrante”, vige il divieto assoluto per i professionisti dell’area sanitaria di emettere fattura elettronica per le visite mediche, coperte da privacy. Sia che i professionisti siano forfettari, che minimi, che ordinari. E sia che il paziente acconsenta o meno all’invio dei propri dati con il sistema tessera sanitaria.

Pertanto, per il classico caso di medico che lavori sia in libera professione che, per esempio, per l’Asl, avremo 3 sezionali nei registri Iva: fatture elettroniche, fatture cartacee, e registrazione cedolini.

C’è qualche buon programma gratuito per la fattura elettronica?

Per la mia esperienza, devo dire di essere stata positivamente (e con stupore) colpita dal programma gratuito di Agenzia delle Entrate. Salvi i problemi di lentezza di collegamento che giorno dopo giorno si stanno riducendo, il programma è semplice, intuitivo, completo, e graficamente chiaro. Tra l’altro, chi utilizza un software differente si sarà accorto che i tempi di raccordo tra proprio software – sito dell’Agenzia che fa da “postino” – software del cliente/fornitore ci sono dei tempi tecnici di trasmissione (fino a qualche giorno) che sono molto contenuti in caso di utilizzo della sola piattaforma gratuita di Agenzia delle Entrate.

Perché dovremmo pagare un software

Sicuramente i programmi in commercio sono molto ricchi di funzioni adatte a integrare le nostre necessità (notifiche, maggiore personalizzazione dei dati, salvataggio di preferenze anagrafiche e di modelli, guide complete all’utilizzo, possibilità di inviare il documento di cortesia via mail, possibilità di differenziazione di proforma e parcella per il professionista, ecc.) che semplificano di molto la vita soprattutto di chi ha un numero di fatture consistente. In generale, ci sono programmi il cui costo è veramente contenuto per cui il rapporto costo-benefici vale l’investimento.

Consiglio però di tenere presente anche un altro elemento: la conservazione sostitutiva. Infatti, i documenti elettronici vanno emessi, ricevuti e soprattutto conservati per 10 anni in formato elettronico sicuro. Ora, il sito di Agenzia delle Entrate effettua gratuitamente la conservazione addirittura per 15 anni, mentre spesso nei programmi a pagamento la conservazione va aggiunta o, attenzione, va eventualmente rinnovata di anno in anno fino al decimo di obbligo per legge. Per cui spesso consiglio di utilizzare un programma per l’emissione e la ricezione, ma di attivare comunque la conservazione sostitutiva obbligatoria (e gratuita) sul portale Fatture e Corrispettivi di Agenzia delle Entrate.

Se uso un programma a pagamento, posso evitare di entrare in Fatture e Corrispettivi?

Direi di no, ho verificato in questi mesi che potrebbero esserci (rari ma non impossibili) degli scostamenti tra le fatture ricevute sul sito di Agenzia delle Entrate e quelle recepite nei programmi. Per esempio, potremmo aver spedito una fattura dal nostro programma e averla da settimane in lavorazione mentre è già andata a buon fine sul sito istituzionale, oppure potremmo non aver ricevuto sul software a pagamento la fattura di un fornitore che invece è visibile sul sito di Agenzia delle Entrate. Non ultima, un fornitore potrebbe averci fatto una fattura, che gli risulta correttamente consegnata, mentre noi non ne abbiamo traccia.

Prima di arrabbiarci, ricordo che siamo all’inizio di un processo di cambiamento digitale mai visto prima, che trova impreparati noi ma anche le software house che affrontano problemi per loro nuovi giorno per giorno. Il sito di Agenzia delle Entrate è in quotidiana evoluzione, per cui penso che in questo primo anno di “test” si debba stare attenti e fare periodicamente un ulteriore controllo tra i dati del nostro programma e la piattaforma.

Se devo emettere una fattura verso l’estero e sono in generale tenuto a emettere fattura elettronica, posso fare fattura cartacea?

Sì, è possibile. Però bisogna tenere conto di un altro elemento. Dal 2019 è stato introdotto un nuovo (antipatico) adempimento: l’esterometro. Nato come mensile, temporaneamente slittato a trimestrale, probabilmente destinato a tornare mensile (lo scopriremo presto), in questo dichiarativo vanno segnalate tutte le fatture da e verso l’estero sia paesi UE che Extra-UE. Sono esonerate eventuali fatture già a conoscenza di Agenzia delle Entrate, ovvero quelle elettroniche.

Pertanto, sto consigliando ai soggetti che lavorano con l’estero, se soggetti a fattura elettronica, di emettere documento elettronico anche a questi clienti, per evitare, dove possibile, di dover far loro pagare anche questo ulteriore adempimento.

Quindi alla fine dell’anno, non dovrò consegnare più alcun giustificativo di spesa al mio commercialista, se emetto e ricevo solo fatture elettroniche?

Beh, diciamo che il flusso cartaceo si ridurrà molto, però ricordo che oltre alle fatture vanno consegnati incassi, pagamenti, documenti fuori campo iva (es. ricevute di locazione, F24, ricevute di valori bollati, ecc.) e, importante, le fatture ricevute da fornitori esonerati dalla fattura elettronica perché minimi o forfettari. Con l’aumento della soglia di fatturato dei forfettari a 65.000€ da quest’anno immagino tutti avremo almeno alcune di queste fatture tra i nostri documenti.

Perché il documento che arriva via mail o cartaceo si chiama “documento di cortesia”?

A seguito della dematerializzazione della fattura, che è ora elettronica, vi è la convenzione di inviare comunque un documento, cosiddetto di cortesia, al cliente, che richiama la “vecchia” fattura, anche per impaginazione, perché la fattura elettronica, se stampata, non è di immediata lettura a causa della particolare impaginazione. Nel caso in cui l’acquisto avvenga invece da soggetto esonerato (o sia una visita medica), il documento cartaceo consegnato è una vera e propria fattura. Consiglio ove possibile di verificare se i dati del documento di cortesia corrispondono con quelli della fattura elettronica.

E come sta andando con il carburante?

Qui se ne vedono delle belle: ci sono le grandi compagnie che hanno app che automaticamente emettono fattura riepilogativa, altri che per ogni rifornimento fanno perdere dieci minuti per fare la fattura elettronica, altri che mettono a disposizione delle app nelle quali fotografare la ricevuta del POS per ricevere la fattura elettronica… in questo ambito regna ancora il maggior caos. Tra l’altro molti distributori si collegano al Registro Imprese per la verifica delle anagrafiche, peccato che i professionisti non siano censiti al Registro Imprese per cui arriva inevitabilmente una segnalazione di errore della partita iva (segnalazione da forzare).

Perché alcuni fornitori insistono per avere sia PEC che codice destinatario? Cosa faccio se non ho la PEC?

In effetti il professionista non iscritto ad Albo non è obbligato ad avere una PEC. Può quindi consegnare anche solo il proprio codice destinatario (quello del proprio software o 0000000 – sette volte zero – se usa il sito di Agenzia delle Entrate). Segnalo che in caso di errore di questo codice, la fattura arriva comunque perché il sistema riconosce la partita iva del cliente. In effetti, mi chiedo a che cosa serva quindi questo codice destinatario.