Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica diventerà obbligatoria e coinvolgerà tutti noi, partite iva e privati.
A cosa serve la fattura elettronica, quando è nata e come andrà gestita
Questo strumento nasce per andare oltre le difficoltà della consueta gestione cartacea dei documenti fiscali. In un mondo ancora troppo poco informatizzato, le incertezze date dalla perdita di documenti, dalla possibilità che gli stessi contenessero mancanze o errori e la scarsa certezza relativa alle date di emissione e ricevimento, hanno richiesto di arrivare a procedure certe per la gestione automatizzata dell’intero flusso della fatturazione.
La fattura elettronica non va confusa con un documento trasmesso via mail, non si tratta di un pdf da allegare o trasmettere tramite app.
La fattura elettronica è uno strumento informatico già esistente, finora confinato all’invio di fatture alla Pubblica Amministrazione, in formato XML trasmesso al cliente attraverso il cosiddetto sistema di interscambio (SDI). L’obiettivo, davvero ambizioso, è far entrare la fattura elettronica in tutte le nostre case: l’innovazione infatti è prevista non solo nei confronti dei titolari di partita iva, ma anche verso i privati.
Dal 1° gennaio tutte le fatture B2B (business to business) e B2C (business to consumer) relative a cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti in Italia o comunque in Italia stabiliti dovranno essere in formato elettronico. Per esempio, una fattura che inviata il 2 gennaio in formato non elettronico sarà considerata non emessa, con sanzioni per il fornitore e l’impossibilità di scaricare il costo e detrarre l’IVA per l’acquirente.
Chi si occuperà della gestione del flusso di emissione e conservazione delle fatture elettroniche?
Una criticità del processo sarà legata alla sua duplicità: infatti, vi sarà prima la fase di emissione, controllo e trasmissione, e successivamente quella non banale della conservazione del documento.
In questo ambito le modalità sono ancora in parte da definire: i numerosi chiarimenti degli ultimi mesi e quelli che verranno da qui a gennaio sono tutti volti a semplificare le modalità di gestione di questo nuovo processo.
Ogni partita iva potrà decidere se:
- gestire le novità in autonomia, appoggiandosi a una software house già utilizzata o dedicata a questo servizio,
- utilizzare i mezzi dell’Agenzia delle Entrate
- affidarsi a un consulente, per esempio al proprio commercialista
La decisione sarà influenzata dalle abilità informatiche di ogni soggetto, dal volume dei documenti da gestire e dai costi dei vari operatori. Al momento esistono pacchetti diversi a seconda delle diverse necessità.
Va ricordato che andrà gestito non solo il flusso dei documenti legati alle vendite (ciclo attivo) ma anche quelli degli acquisti (ciclo passivo).
Cos’è e che cosa fa il Sistema di Interscambio (SDI)?
L’SDI è definito un “postino” dalla stessa Agenzia delle Entrate: solo con i controlli effettuati dal sistema di interscambio sarà garantito che la fattura contenga tutti gli elementi obbligatori previsti dal DPR 633/1972 – a oggi spesso inesatti o incompleti – e che, attraverso l’inserimento di un “codice destinatario”, il cliente riceva il documento corretto e integrale: non ci sarà più la possibilità di modificare in modo voluto o casuale dei dati, aumentando così la certezza dell’intero sistema.
Saremo tutti coinvolti o qualcuno sarà escluso?
Nessuno può sentirsi escluso dalla novità. Tutto passerà dal sistema di interscambio, dalla fattura del ristorante a quella della retta della scuola, anche se per alcuni soggetti la gestione di tale flusso, considerato il volume ampissimo dei destinatari dei servizi, renderà tutto molto impegnativo.
Oggi risultano esclusi:
- soggetti con partita IVA nei regimi forfettario e dei minimi
- piccoli produttori agricoli.
A fronte delle complessità in arrivo, però, va detto che i contribuenti saranno ripagati con alcuni vantaggi:
- la maggiore precisione e chiarezza che, superate le difficoltà iniziali, caratterizzeranno l’emissione e il ricevimento dei documenti fiscali
- per i semplificati, l’abolizione dei registri iva col passaggio al nuovo sistema
- per coloro che preferiranno i pagamenti tracciati, saranno ridotti i tempi di accertamento
Inoltre, la fatturazione elettronica aprirà senz’altro la strada ad automatismi già previsti sia per la tenuta della contabilità che per la predisposizione delle dichiarazioni fiscali (Iva, redditi ecc.).
Sarà costoso adeguarsi alle novità?
Da qualche mese, l’Agenzia delle Entrate sta lavorando per rendere disponibili sulla propria piattaforma degli strumenti completamente gratuiti per permettere sia l’invio che la ricezione che la necessaria conservazione per 15 anni.
Si tratta di programmi sicuramente validi che hanno, per esperienza, alcuni limiti legati ad una migliorabile praticità, perlomeno nel caso di grandi flussi di documenti da gestire.
Per questo, sul mercato, sono al momento presenti soluzioni di tutti i tipi e di tutti i livelli. Soluzioni economiche per piccoli freelance o più costose per grandi aziende con numeri importanti di documenti da processare. E senz’altro le offerte, nel tempo si amplieranno ulteriormente.
Il flusso dal punto di vista operativo
Quando il fornitore crea la fattura, questa è trasmessa al canale SDI per essere recapitata al cliente. L’SDI effettuerà i controlli ed emetterà una ricevuta di approvazione o di scarto. Una fattura può essere scartata perché priva di uno degli elementi obbligatori o perché presenta elementi non coerenti tra loro. A quel punto si potrà correggere il documento e reinviarlo.
Successivamente, la fattura risulterà consegnata o non consegnata al cliente. Per esempio, se un cliente sceglie di ricevere tramite PEC (è possibile) i documenti in formato XML, ma si scorda di rinnovare la PEC o di lasciare dello spazio libero, la stessa risulterà emessa ma non consegnata.
Cosa puoi fare subito per facilitare il ricevimento delle fatture elettroniche?
Dai ai tuoi fornitori un indirizzo PEC o un codice destinatario corretti e validi. Ancora meglio: sul sito dell’Agenzia delle Entrate puoi già creare un QR-Code che include tutti i dati che servono al tuo fornitore.
Al countdown finale, consiglio a tutti di attivare il portale Fatture e Corrispettivi nell’apposita area del servizio Fisconline, e di generare il proprio QR-Code. Al momento, Fatture e Corrispettivi richiede l’autenticazione con PIN e password ma è previsto il passaggio a SPID, un sistema di autenticazione più sicuro che sarebbe già il caso di valutare.
Anche i privati possono registrarsi a Fisconline, perché anche per loro sarà lì che saranno rese disponibili le fatture elettroniche emesse nei loro confronti.
Elisa Antolini