Come prendersi cura della casella di posta elettronica

Saresti in grado di immaginare la tua vita lavorativa senza e-mail? Ti capita di passare una intera giornata senza guardare l’e-mail? Quante volte al giorno interrompi il lavoro che stai facendo sul computer per dare un’occhiata all’inbox? Quante volte ti è capitato di dire che ricevi una montagna di e-mail che non apri nemmeno ma che ti fanno perdere un sacco di tempo? Le statistiche a questo riguardo lasciano davvero sbigottiti! Niente paura, però: sei (siamo!) nella media . Ma migliorare si può!

Appena ti alzi bevi un caffè e non aprire il tuo programma di posta elettronica. La prima cosa da fare quando decidi di iniziare la tua giornata lavorativa è quella di scorrere la tua to-do-list della giornata, che prevede l’apertura della posta elettronica SOLO (e sottolineo SOLO) se aspetti una comunicazione fondamentale senza la quale il tuo lavoro non può andare avanti. Iniziato il flusso della giornata ed espletato il primo o primi punti della lista (a seconda delle priorità) apri il tuo inbox.

A questo punto ecco i 5 passi che ti faranno risparmiare tempo:

Non tutto ciò che ti è stato inviato ha la stessa importanza (ovviamente!). Alcuni messaggi necessitano di estrema attenzione e richiedono una risposta rapida, altri possono invece attendere ed altri ancora possono essere tranquillamente archiviati o cancellati.  Quindi:

1 Gestisci lo SPAM 

È praticamente impossibile eliminare lo spam definitivamente, anche se, ormai, molti client offrono filtri abbastanza efficienti. Seppure molto difficile, è possibile cercare di ridurlo al massimo e prima di tutto, anche qui… “prevenire è meglio che difendere”. Se, nonostante i filtri, si ricevono messaggi indesiderati anche nello spazio non preposto, spuntate la casella e spostate nello spam. Fatelo subito, però, altrimenti prima o poi ritorna! Se questa banalissima azione non bastasse bisogna passare alle maniere forti e disattivare completamente il contatto. Se si tratta di newsletter alle quali ti eri iscritta e non ti interessano più, è possibile richiedere la cancellazione molto facilmente: sotto ogni invio c’è la possibilità di disiscriversi, per legge. Fallo nel momento in cui ti accorgi che è la terza newsletter che ti arriva da quell’indirizzo e che non leggi: evidentemente i suoi argomenti non ti interessano davvero. Evita anche le notifiche dei social network, che si possono disabilitare direttamente dalle impostazioni dei social stessi.

2 Esegui

Se un messaggio è urgente o se la risposta richiede un paio di minuti al massimo è meglio rispondere subito. Non è detto, tra l’altro, che tutti i messaggi che arrivino nella tua casella di posta prevedano che sia tu a dover fare qualcosa. Se hai la possibilità di farlo, delega. Subito.

3 Rimanda

Se un messaggio non è urgente, e ci vogliono più di 5 minuti per rispondere, la tentazione è quella di lasciarlo nella casella di posta in arrivo. Questo però ti porta ad averlo sott’occhio ogni volta in cui controlli la posta e a valutare se sia il caso o meno di rispondere in quel momento. Se non è urgente, la soluzione migliore è quella di spostarlo in una cartella dove vengono messe le comunicazioni che meritano la tua attenzione, ma in un momento successivo.

Se per “lavorare” una e-mail devi aspettare del tempo o hai bisogno di qualcun altro per procedere, inseriscila in una cartella in attesa e tieni traccia del percorso per capire se hai ricevuto le risposte che aspettavi

4 Archivia

Se pensi che l’email possa esserti utile in futuro archiviala in una cartella da leggere. Puoi usare elenchi complessi di cartelle o una generica cartella Archivio. Se hai Gmail, puoi trovare qualsiasi email con una semplice ricerca, con altri programmi, forse, è meglio utilizzare delle cartelle per progetto (progetto x, y, z..), cronologia (entro 10 giorni, entro un mese…), o, ancora meglio, per azioni da fare (da leggere, in attesa..).

5 Chiudi

Non controllare continuamente la posta ed evita anche di ricevere le notifiche di nuove email, che ti fanno perdere concentrazione. Per quanto urgente, chiediti cosa accadrebbe se  leggessi una comunicazione con un quarto d’ora di ritardo: quasi sicuramente nulla! Stabilisci tu con quale frequenza hai realmente bisogno di controllare la tua posta elettronica e non permettere che un segnale acustico organizzi il tuo tempo! Tieni conto che ci vogliono circa 65 sec. a riprendere il filo di un discorso nel momento in cui lo interrompi. Fai il calcolo di quante volte ti interrompi per leggere una notifica, moltiplicalo per 65 e… come niente ti sei “giocata” mezz’ora per berti un tè in santa pace…

Consiglio: procedi in questa maniera per ogni tipo di email ricevuta. Inizialmente l’operazione potrà sembrarti lenta e noiosa, soprattutto se i messaggi ricevuti ogni giorno sono numerosi, ma una volta innescato, il processo sarà ogni giorno più semplice e più veloce da compiere e ne varrà sicuramente la pena!