Immagine coordinata: partiamo con la lettera cliente

Parlare con certe modalità a chi è potenzialmente interessato ai tuoi prodotti può farti guadagnare o perdere un cliente. La validità dell’offerta è essenziale, ma se presentata nella maniera giusta, è ancora meglio.

Qualsiasi tipo di servizio tu venda, dalle spille di legno ai massaggi a domicilio, si porta dietro una serie di comunicazioni imprescindibili: lettere clienti, preventivi, fatture, sia in formato digitale sia cartaceo. E anche queste sono indicative della tua attività, per quanto piccola e artigianale. Quindi perché non rendere anche queste personalizzate e “tue” esattamente come i prodotti che proponi?

Bastano piccoli accorgimenti, da seguire una volta per tutte, anche se la tua attività è già avviata, a far sì che anche le noiosissime questioni burocratiche siano in linea con il tuo stile personale.

Gli errori più comuni sono:

  • Non avere una email dedicata al tuo business ma usare la tua personale, che oltre a chiamarsi gattina85 (che ha poco a che vedere con il servizio di catering a domicilio che offri), è intasata di offerte commerciali e messaggi d’amore del tuo fidanzato, col rischio di farti perdere comunicazioni importanti.
  • Non avere una firma, in automatico, con tutti i tuoi recapiti, sulla suddetta email lavorativa.
  • Affidare le tue comunicazioni a fogli di Word senza alcuno stile grafico omogeneo, scritti una volta in verde e Comic Sans e una volta in Times New Roman, in blu.

Se ti sei riconosciuta, non preoccuparti, capita a molte!

E sono sicura che la tua giustificazione è: ma io non sono una grafica. Questo è vero (per mia fortuna) ma non è necessario essere del mestiere per dare omogeneità alle tue comunicazioni e avere un’immagine coordinata.

  • Sia che tu abbia un logo creato da un professionista, che una scritta fatta da te, rendila omogenea sempre. Mantieni i colori, il font e le proporzioni. Così facendo non confonderai i tuoi clienti. (Ma era la stessa che aveva il logo verde e piccolo, solo la scorsa settimana?)
  • Se decidi che nelle tue comunicazioni, il tuo logo sta in alto a sinistra, lascialo lì sempre qualsiasi cosa accada. Niente è più destabilizzante che un logo che fluttua in giro per le pagine, come un neutrino impazzito.
  • Decidi il tuo stile grafico e sii sempre te stessa. Non cambiare i colori con il cambiare delle stagioni, il nome e il tuo eventuale slogan sono la porta d’ingresso al tuo business. Non credi sia abbastanza destabilizzante che i tuoi clienti si trovino di fronte una volta un portone in mogano intarsiato e la volta dopo una porta rossa a pois?

Per aiutarti, ho pensato di creare una serie di template gratuiti e personalizzabili, in Word o in InDesign, a seconda del tuo grado di amicizia con il computer. Puoi inserirci semplicemente il tuo logo e i tuoi dati oppure lanciarti in modifiche più azzardate, come il cambio dei colori o delle immagini di sfondo.

Questo mese partiamo con la lettera cliente, ovvero quel foglio che dovresti utilizzare per tutte le comunicazioni ufficiali (che non siano fatture o preventivi) come ad esempio le risposte a richieste di informazioni, le comunicazioni con i fornitori o i ringraziamenti per un servizio acquistato. Sì, non si vive di sole mail 🙂
Ho anche aggiunto uno spazio ben visibile per la numerazione, perché si sa che l’ordine è importante (soprattutto quando dovrai andare a riprendere in mano qualcosa di cui si era parlato mesi prima)! Puoi scaricare il file nel formato che ti serve:

Adesso non hai più scuse, abbandona la carta da lettere dei Mini Pony (tua figlia ti ringrazierà!) e con un po’ di Coraggio e Buona volontà, vai a creare qualcosa che parli di te!

Alessia Bruno

Alessia aka Aleale aka Ali_bi. Diplomata al Liceo Classico e laureata in Disegno Industriale al Politecnico di Torino. Grafica pubblicitaria e web designer. Credo fermamente che un’idea brillante, per funzionare, debba essere accompagnata da un’immagine altrettanto brillante. E che, anche qualora non lo sia, una buona comunicazione possa comunque portare a risultati inaspettati. (Guarda dov’é arrivata Kim Kardashian!)

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18 commenti su “Immagine coordinata: partiamo con la lettera cliente”

  1. Vero vero!! Il pensiero, gli altri non lo fanno e se la cavano è il male! 😀
    Soprattutto chi è freelance o si affaccia su un mercato affollato deve fare la differenza. se fai robe creative poi…
    Provato sulla pele.
    :* Grazie dei modelli.

  2. Ottimi suggerimenti e spunti di riflessione, e i modelli mi piacciono un sacco, grazie!
    Ho una domanda tecnica però: per chi ha un mac è indispensabile avere inDesign per visualizzarli correttamente e utilizzarli? Grazie fin d’ora 🙂

    • Ciao Paola, sia per chi ha Mac che PC, puoi aprire tutti e tre i formati e, a seconda di quanto sei esperta nell’usare i programmi, puoi scegliere il formato che ti serve. InDesign é l’ideale perché hai più possibilità di manovre (e un template pre fatto non é così difficile da modificare), ma se non hai il programma o pensi di non riuscire ad usarlo, puoi sempre personalizzare il file di Word con i tuoi loghi e colori! Go girl!

      • mmmh…mi sa che mi mancano le applicazioni che servono per visualizzare e modificare, Pages non ce la fa (il file in Word perde tutte le formattazioni, quello inDesign non si apre, il pdf viene visualizzato senza problemi ma non avendo Acrobat Writer non posso fare modifiche).
        Poco male, ci lavorerò su e troverò una soluzione 😉
        Grazie ancora.

  3. molto utile, grazie, direi che arriva al momento giusto.
    Anch’io come Paola vorrei sapere come poter modificare i templates.
    Grazie ancora

  4. Laura, aprili in indesign o word o anche photoshop e illustrator (i pdf) and do the magic. Ricordati di salvare le tue prove su un file diverso da quello originale, così in caso di sbagli, puoi sempre tornare indietro. Vedrai che é più facile da fare che da spiegare! Se hai problemi, scrivimi!

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