Scrivere email che si fanno leggere dall’inizio alla fine, parte 2: Come costruire il messaggio

Nella scorsa puntata abbiamo parlato di come progettare un messaggio email efficace.

In questo articolo proseguiamo vedendo, passo dopo passo, come costruire il contenuto vero e proprio della nostra email.

Iniziamo subito aggiungendo, rispetto ai punti dell’articolo precedente, due passi operativi e una considerazione finale:

  • come scrivere l’oggetto della email?
  • come organizzare i contenuti del messaggio?
  • come vendere, senza vendere?

Oggetto: scrivi un titolo denso di informazioni

Approfondiamo con 3 NO e 3 SÌ.

Iniziamo con i 3 NO:

  • non lasciamo vuoto l’oggetto perché, senza spiegare che cosa contiene la email, il nostro interlocutore potrebbe perdere interesse ad aprirla oppure, se la apre, causa perdita di tempo a chi la riceve non comprendendone subito il contenuto: questa mancanza può irritare il destinatario perché trasmette fretta e poca cura, che vanno ad incidere anche sul piano relazionale;
  • non mettiamo l’oggetto tutto maiuscolo, perché nel digitale equivale a strillare, però esiste l’eccezione che conferma la regola: possiamo usare il maiuscolo per una o due parole al massimo per creare un particolare effetto di differenziazione, e soprattutto per parole brevi;
  • evitiamo le parole di carattere promozionale o che impongano scelte rapide – esempi: Tutto gratis! Rispondi subito! L’offerta scade adesso! – perché il nostro destinatario è meglio disposto nel trovare un messaggio dal tono garbato e, inoltre, le apre molto più volentieri se non sono così gridate e di aspetto massivo, come fossero volantini sparsi ovunque a caso.

Proseguiamo con i 3 SÌ:

  • inseriamo all’inizio il concetto più importante perché l’occhio del nostro lettore parte proprio da quel punto a leggere e l’attenzione della lettura si concentra subito in quella parte – anche se il testo è molto breve – poi va diminuendo: perché non andare incontro a questa caratteristica, facendone un uso costruttivo?
  • meglio un micro-testo o un testo più esteso? Dipende. Il testo breve e immediato funziona meglio se la lettura avviene da uno schermo piccolo come quello dello smartphone. Il testo brevissimo però, in generale, nell’oggetto della email funziona meno di una frase di senso compiuto, che trasmette quanto è stata ben pensata e curata, quindi non risparmiamo mai troppo sulle parole;
  • quando scriviamo, ad esempio, a un cliente per una proposta nuova, oppure a una persona che conosciamo ma che non sentiamo da tanto tempo, potrebbe esserci utile inserire il nome del destinatario nell’oggetto perché la personalizzazione aumenta l’attenzione del lettore e di conseguenza crea interesse ad aprire la nostra email; inoltre, il messaggio denota cura nel precisare a chi ci stiamo rivolgendo, senza scrivere in modo anonimo a un ufficio o reparto generico.

Piramide rovesciata: inizia dalla sostanza, procedi approfondendo, concludi con un gran finale

Gli elementi di sostanza, come abbiamo già visto con l’oggetto, vanno posti all’inizio; anche la fine ha la sua importanza, e ne parliamo un poco più sotto.

Email: l’apertura

L’inizio del testo è il momento in cui abbiamo la possibilità imperdibile di coinvolgere il nostro lettore senza farlo scappare, catturando la sua attenzione e suscitandogli una impressione di fiducia.

Quindi eliminiamo introduzioni, preamboli, abbellimenti che distolgono l’attenzione dal vero focus del nostro messaggio: rovesciamo lo standard premessa-svolgimento-conclusioni e partiamo subito dal succo del discorso, in modo tale che la persona che ci legge riceva da subito informazioni utili e concrete dalla nostra email.

Ad esempio: esplicitiamo subito un problema che possiamo risolvere, un aggiornamento utile, i risultati ottenuti in una esperienza di successo replicabile, un errore da evitare.

Lo svolgimento dell’email può contenere un approfondimento argomentato, ma solo in posizione secondaria e con il ruolo di consolidare quando scritto nella parte iniziale del testo.

Email: la chiusura

Come la parte iniziale, ma in modo differente, anche la parte finale del messaggio è un elemento forte da valorizzare.

Completiamo il nostro messaggio con una postilla.

Questa sezione del testo è importantissima perché, se siamo riuscite a condurre il lettore fino in fondo, il suo occhio cadrà proprio lì: è un comportamento visivo da far fruttare.

La postilla, di stile molto concreto, potrebbe contenere ad esempio un invito a risponderci via email per chiarire punti oscuri, a telefonarci per un approfondimento, a passarci a trovare per uno scambio di idee.

Infine, per concludere questo percorso, affrontiamo un concetto alla base di ogni comunicazione scritta, che acquisisce particolare importanza nelle email di vendita: come vendere, senza vendere.

Come vendere, senza vendere: il paradosso delle email di vendita

Una email di vendita non vende, ma serve a vendere: come funziona?

Non vende, nel senso che questa email presa singolarmente non vende subito, ma è parte di un processo supportato dalle necessarie tecniche e strategie di vendita della persona che scrive ed esercitate al di fuori della email.

Una email di vendita che funziona cerca di rispondere in anticipo alle possibili domande del nostro lettore, domande che può avere in sé, oppure può anche non avere molto chiare, ma può scoprire qualcosa leggendoci.

Possiamo non solo rispondere in anticipo al nostro lettore, ma anche lasciare aperte delle strade, mostrando che siamo in grado di risolvere i suoi problemi in modo personalizzato.

Mostriamo sempre nuove possibilità, perché chi ci legge ha bisogno su qualcuno che riesca a comprendere la sua situazione, e sia in grado di trovare soluzioni nuove per situazioni nuove.

Quando riusciamo a concatenare questi elementi in un testo molto concreto e molto pratico possiamo raggiungere il nostro obiettivo, vale a dire: tenere il nostro lettore incollato al testo, dall’inizio alla fine.

Sei pronta a costruire in modo nuovo le tue email?

Sono riuscita a esprimere quante potenzialità ha la costruzione di una email efficace?

Scrivimi nei commenti se hai dubbi e domande oppure se vuoi approfondire.

Federica Segalini

Trova le tue parole scritte: sono disponibile ad accompagnarti nella scrittura in modo da rafforzare la tua efficacia e la tua autonomia. Dal 2003 mi occupo di tutto quanto è testo nella comunicazione online e offline. Ho lavorato 18 anni come copywriter e ghostwriter pura, poi ho iniziato a sconfinare. Trovi il mio percorso personale e professionale nel sito web www.NuoviConTesti.com.

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