‘Quanto tempo ho bisogno per preparare una presentazione?’ Almeno una volta questa domanda ti è balenata in testa lasciandosi dietro una sensazione di disagio. Diciamolo senza paura: chi di noi mette in agenda quattro ore di tempo da dedicare alla progettazione di una presentazione? Nessuna. Di solito il tempo viene ritagliato tra attività considerate più importanti e/o prioritarie. Ecco perché ho provato a elencare in questo articolo delle strategie salvatempo per progettare slide efficaci.
Russel Davies, la mia nuova little crush in tema di presentazioni, ha una regola generale
Spendi un’ora di preparazione per ogni minuto di presentazione.
SBAAAAM! Circoscrivo.
Questa regola prende in considerazione presentazioni di argomenti nuovi e tutte le varie fasi della preparazione: l’ideazione, la creazione dei contenuti e le prove (sul metodo per creare una presentazione, trovi degli spunti qui).
Chi ha veramente 20 ore da dedicare a una presentazione di 20 minuti?
Nessuna di noi, con ogni probabilità. E quindi? Non mi candido a una call for speaker? Non sia mai! Il mondo ha bisogno di sentire anche la nostra voce, per cui vediamo alcune soluzioni salvatempo.
Non esser pigra, ma strategica.
Di fronte alla regola di Davies la prima cosa alla quale penso è: uso del materiale che già ho. Dal mio punto di vista è cosa buona e giusta MA non deve essere sinonimo di poca cura o pigrizia nei confronti del pubblico. Le 20 ore – che non hai – per fare la presentazione sono comunque meno importanti del tempo che il pubblico ha impiegato per venire ad ascoltarti. Come fare quindi per ottimizzare i tempi?
Usa la ripetizione.
Ognuna di noi ha dei punti chiave nel perimetro narrativo della sua professione. Ripetere un concetto è un elemento importante per renderlo memorabile, esattamente come il ritornello in una canzone. Simon Sinek nel suo celeberrimo talk sul Golden Circle la usa come espediente. Nel momento in cui approci un nuovo talk inserisci uno di questi elementi, magari affrontandolo da diversi punti di vista: usa una metafora, presentalo attraverso dei dati, racconta una storia personale legata al tema. Questo ti permetterà di ridurre il tempo di preparazione e ti renderà sicura visto che parlerai di qualcosa che è nel tuo DNA professionale.
Concentrati sull’apertura.
L’inizio di un talk è il momento chiave, quello per cui il pubblico deciderà se seguirti o meno, lavora sul momento in cui ti presenterai al pubblico e fai in modo che diventi il tuo biglietto da visita. Il mio consiglio è di usare sempre la stessa apertura e fare al massimo delle variazioni sul tema, in base al contesto in cui vado a presentarmi. L’inizio di un talk per la speaker è sempre un momento di grande tensione. Partire con qualcosa che è stato costruito nel corso del tempo sfuma la sensazione di tensione che ci investe all’inizio.
Attingi dal catalogo di storie.
Nell’arco della tua vita da speaker seleziona degli aneddoti personali e/o professionali che sono stati significativi per la tua carriera. Scrivili su un taccuino oppure in un formato digitale, non c’è una regola, l’importante è che siano comodi da recuperare. Le storie sono un gancio potentissimo per la platea: inserire un aneddoto personale, per descrivere un punto di svolta, crea vicinanza con il pubblico. Avere delle storie a portata di mano, rende la progettazione del talk più veloce, in quanto nella fase d’ideazione potrai dare una scorsa al tuo catalogo, fatto di momenti significativi per te, e trovare l’aneddoto giusto da presentare a quel pubblico specifico. Lo stesso aneddoto può essere letto da vari punti di vista, cambiando solamente la prospettiva della voce narrante.
Prepara un talk all’anno.
In autunno ogni freelance inizia a pianificare l’anno successivo. Sotto la voce comunicazione e strategie per ‘farsi conoscere’ sarebbe cosa buona e giusta individuare anche gli eventi ai quali parteciperai.
Una volta selezionati, individua un argomento che faccia uscire la tua voce unica e inizia a preparare il talk (su come si trova l’argomento trovi qui il mio punto di vista). Questo è un buon modo per ottimizzare queste benedette 20 ore.
Quello che vorrei suggerirti è di lavorare come un comico che prepara un nuovo spettacolo. Tra la prima e l’ultima data di un tour si possono riscontrare modifiche, anche sostanziali, nonostante lo scheletro non sia cambiato. Questo dipende da quel lavoro costante di messa a punto che viene fatta sul testo e dall’accoglienza del pubblico. Tu dovresti lavorare allo stesso modo. La prima volta che metti sul palco il tuo intervento è importante individuare le criticità e le reazioni del pubblico, in modo da migliorarlo la volta successiva e così via.
Preparare un talk è un processo che non finisce nel momento in cui lo hai presentato. Anzi, secondo me, la vera vita di un talk inizia proprio quando l’ho presentato al pubblico e ne posso valutare le reazioni.
Non presentare per più di 20 minuti.
Evita come la morte eventi in cui dovrai parlare per più di 20 minuti, non hanno senso né per te né per il pubblico. In questo articolo abbiamo cercato di trovare delle strategie salvatempo per ridurre le ore di lavoro impiegate per costruire una presentazione, perché 20 ore per 20 minuti è già una cifra enorme di tempo. Per cui non lanciamoci verso missioni impossibili, cerchiamo soluzioni che siano sostenibili per lo speaker ma, anche, per il pubblico. Catturare l’attenzione delle persone su un solo argomento per più di 20 minuti sta diventando difficile.
Nello sfortunato caso in cui tu sia stata incastrata in una di quelle giornate il-mio-più-grande-cliente-mi-ha-chiesto-un-intervento-di-75-minuti-su-un-tale-argomento-e-non-posso-dire-di-no. Ecco, in quel caso, respira e… costruisci tre talk da 20 minuti con dei momenti di relax (per il pubblico e per te) tra una parte e l’altra. Per momenti di relax intendiamo, degli spazi in cui l’audience è spinta a fare qualcosa di diverso dallo stare seduta ad ascoltare la tua voce e a guardare le tue slide, ad esempio:
- proietta un video in modo che il pubblico possa vagolare coi pensieri e sì, guardare il cellulare;
- crea un momento d’interazione con il pubblico, magari scendi dal palco e riduci la distanza;
- porta degli oggetti veri (dove possibile) e farli girare tra il pubblico per spostare l’attenzione su altri sensi oltre che vista e udito.
Dopo aver tenuto da sola un talk di 75 minuti il consiglio è di trascorrere 4 ore e mezza in una spa e farsi fare un massaggio defaticante.
Queste sono alcune soluzioni che possono permetterti di affrontare una call for speaker con maggiore serenità. Spero ti siano utili, se hai voglia di parlarne scrivi nei commenti.
Articoli belli che mi hanno permesso di scrivere questo post:
Ella Fitzsimmons, How long you need to prepare a presentation (and why that’s a diversity issue)
Marie Louise Denti