Scrivere email che si fanno leggere dall’inizio alla fine, parte 1: Come progettare il messaggio

Oggi iniziamo a parlare di un contenuto efficace da inviare tramite email a un destinatario che ci conosce e con cui siamo già in relazione professionale perché è un cliente, un collaboratore, un fornitore, un partner, mentre la volta precedente abbiamo parlato di come farci trovare dal nostro lettore quando cerca informazioni nel web e ancora non ci conosce.

Partiamo vedendo insieme come progettare il messaggio, mentre nel prossimo articolo approfondiremo come costruire il messaggio.

In questa puntata cominciamo con 3 domande fondamentali per scrivere una email che funziona:

1. a chi stai scrivendo?
2. che cosa vuoi comunicare?
3. quale obiettivo ti poni?

Destinatario: a chi stai scrivendo?

Le prime domande sul nostro interlocutore da avere presenti a monte, prima di iniziare a scrivere, sono:

• a chi mi sto rivolgendo?
• quale ruolo ha il mio destinatario, e come posso essergli d’aiuto?
• in quale situazione la mia email arriverà al mio interlocutore, e come posso evitargli distrazioni improduttive?

Email che supportano il processo di lavoro

L’efficacia di una email si misura da quanto è utile nel favorire un processo di lavoro fluido.

Chi ci legge non dovrebbe nemmeno accorgersi della lettura: vale a dire, non dovrebbe sperimentare nessuna fatica nel leggere il nostro messaggio.

Il nostro compito è rendere agevole la lettura e supportare l’attività del nostro destinatario, qualsiasi ruolo abbia, a maggior ragione se siamo già in relazione professionale: abbiamo la possibilità di affinare sempre più la scrittura in base alle esigenze del nostro interlocutore, proprio perché lo conosciamo.

Contenuto: che cosa vuoi comunicare attraverso la tua email?

Ci sono alcuni spunti utili per mantenere l’attenzione del nostro destinatario.

Un solo argomento per ogni email

Una strada è, ad esempio, trattare un solo argomento per ogni email: questo ci permette sia di rimanere molto specifici e focalizzati, sia di evitare distrazioni a chi ci sta leggendo.

Dividi il testo logicamente

Un secondo spunto è quello di caratterizzare bene dal punto di vista visivo il nostro contenuto scritto.

Ad esempio: possiamo dividere il testo in blocchetti, differenziando bene quando ci sono diversi passaggi logici.

Arriva dritta al punto

Essere diretti, evitare scuse eccessive, abolire le lamentele sterili: sono ottime modalità per farsi leggere subito, nei limiti di una comunicazione pacata e senza estremi.

Ricevere una email ricca di concretezza e permeata dal desiderio di arrivare a una soluzione, pure se in una situazione complessa, rappresenta un buon terreno per trovare una strada condivisa.

Mettiti nei panni della persona a cui scrivi

Ti porto la mia esperienza: quando scrivo una email, più o meno articolata, impiego parecchio tempo.

Questo accade perché mi metto nei panni del mio interlocutore e cerco di condensare nel messaggio i punti essenziali, senza risparmiare e senza eccedere.

La persona a cui scrivo mi sta dedicando tempo prezioso, e io non posso permettermi di fargliene perdere.

Il mio invito è ad investire il nostro tempo per consentire a chi ci legge di comprenderci, senza perdere il suo tempo ma, al contrario, ricevendo valore.

Obiettivo: quale risultato vuoi raggiungere con la tua email?

Chiariamoci da subito che cosa vogliamo ottenere dalla nostra email, in base al contesto.

Ad esempio, possono esserci degli obiettivi generali:

• far progredire una fase di lavoro;
• risolvere una situazione tra colleghi;
• inviare una comunicazione di servizio.

Sono casi molto diversi, con differente profondità e articolazione, ciascuno dei quali ha bisogno di essere considerato nel modo più focalizzato possibile.

Come vedremo anche nella prossima puntata, il nostro obiettivo va esplicitato da subito e già dall’oggetto dell’email, in modo che il nostro lettore abbia una idea chiara di quello che è contenuto nel testo e, quindi, abbia la sensazione di orientarsi molto bene.

Sia che la legga subito, sia che se la salvi per un secondo momento, a questo punto il lettore ha già capito se la nostra email gli è utile oppure no, e se può condividere o sostenere l’obiettivo che gli abbiamo espresso.

La nostra email può avere, ad esempio, degli obiettivi operativi:

• incontrarsi per valutare un nuovo prodotto o servizio;
• fissare un appuntamento per approfondire o chiarire;
• verificare se la comunicazione di servizio è stata ricevuta o acquisita.

Email: testo lungo o testo corto?

Infine, la domanda l’email deve essere un testo esteso o un testo breve? è relativa: dipende infatti da ciò che stiamo comunicando e dal tipo di scambio che si attua.

Potrebbe realizzarsi una conversazione con numerosi scambi rapidi – in questo caso, ma senza una regola predefinita, il testo potrebbe essere breve e conciso – oppure potrebbe verificarsi una conversazione che si compone di pochi messaggi approfonditi, scambiati a distanza di tempo: in questo caso le email potrebbero essere più estese e articolate.

Non c’è una regola nella lunghezza, la regola fondamentale è stare in argomento e utilizzare ogni flusso di conversazione email in modo autonomo: se si cambia argomento, si apre un nuovo flusso modificando l’oggetto.

Sei pronta a progettare in modo nuovo le tue email?

Sono riuscita a esprimere quanto è utile progettare una email efficace?

Scrivimi nei commenti se hai dubbi e domande oppure se vuoi approfondire.

Ci rileggiamo alla prossima puntata!