Forfettari e fatturazione elettronica

Dopo ripetute proroghe, è venuto anche per i forfettari il momento della fatturazione elettronica. Ma niente panico, non è ancora la dead line definitiva.

Dal 1° luglio 2022 è in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per i contribuenti in regime forfettario che nel 2021 hanno avuto ricavi superiori a 25.000€; ma per coloro che hanno avuto un reddito inferiore, l’obbligo scatterà invece dal 1° gennaio 2024. Quindi chi non è obbligato può continuare a emettere fatture nella modalità cartacea, ma può essere l’opportunità per avvicinarsi all’utilizzo e alla praticità della fattura elettronica.

La fattura elettronica assolve alle stesse funzioni della vecchia fattura cartacea, con la differenza che dev’essere trasmessa in via elettronica al cliente tramite il Sistema di Interscambio (Sdl) in formato XML (eXtensible Markup Language). L’Agenzia delle Entrate paragona il SdI a un “postino online”, il cui compito è di verificare che la fattura sia completa nei suoi dati obbligatori ai fini fiscali e includa il codice destinatario o l’indirizzo PEC fornito dal cliente per ricevere la fattura elettronica. Completate le verifiche, il SdI trasmette la fattura al destinatario e, in contemporanea, invia al fornitore del servizio una ricevuta telematica contenente la data e l’orario di consegna della fattura elettronica.

I vantaggi della fatturazione elettronica

Anche per quelli non obbligati da subito, l’Agenzia ha previsto una serie di agevolazioni, sia dal punto di vista fiscale che contabile, per vincere la resistenza al passaggio.

I vantaggi della fatturazione elettronica:

1. la comodità della conservazione: niente più raccoglitori e scambi di carte con il commercialista. La fattura è un file .xml e la fattura cartacea è solo la “copia di cortesia”. File .xml che vanno archiviati e sottoposti a conservazione per 10 anni, o grazie al servizio gratuito dell’Agenzia o con la software house del programma utilizzato;
2. il periodo di accertamento: l’Agenzia delle Entrate, per incentivare la fatturazione elettronica, ha previsto per il regime forfettario un bonus a chi le utilizza, che consiste nella riduzione del tempo di accertamento. I 5 anni di tempo che normalmente l’Agenzia delle Entrate ha per richiedere un accertamento si riducono soltanto a 3;
3. le marche da bollo virtuali: niente più marche retrodatate da comprare in tabaccheria e incollare alla fattura cartacea. Ma bollo virtuale da indicare in fattura, che poi verrà calcolato e pagato utilizzando il modello F24 predisposto dall’Agenzia delle Entrate;
4. la miglior gestione per il cliente delle fatture elettroniche: le grandi aziende già fanno selezione dei fornitori sulla base di chi aderisce o non alla fatturazione elettronica, perché le poche fatture cartacee sono un problema.

Come si fa la fattura elettronica in regime forfettario

L’utilizzo di un software e il ruolo del SdI (Sistema di Interscambio) sono le uniche due differenze tra la fattura cartacea e quella elettronica. Per il resto, invece, i dati obbligatori da inserire in fattura restano gli stessi.

Qualsiasi sia il programma scelto, il processo è semplice e veloce, facendo attenzione a inserire le informazioni obbligatorie:

• indicare i dati del documento: il tipo documento (se fattura o nota di credito), la data del documento e il numero progressivo;
• indicare i dati del cliente: il nome o la ragione sociale, l’indirizzo e il codice fiscale e/o il numero di partita Iva;
• inserire i prodotti e servizi: elencare le prestazioni, il prezzo e il codice Iva;
• indicare i dati relativi alla propria cassa previdenziale, nel caso dei professionisti;
• indicare il metodo di pagamento e le eventuali coordinate Iban;
• inserire la marca da bollo (per importi superiori a € 77,47);
• definire il codice Iva, che nel caso dei forfettari è 0%, codice N 2.2 – Non soggette altri casi.

Dopo un’iniziale periodo di moratoria, dal 1° ottobre 2022, come per il regime ordinario, la fattura dovrà essere inviata entro 12 giorni dalla data di emissione. Ciò significa che, per esempio, per inviare una fattura datata 30 settembre, avrete tempo fino al 11 ottobre.

Le soluzioni, a pagamento e gratuite

Un programma per fatturazione elettronica è un software in grado di emettere, inviare e conservare a norma una fattura elettronica e quindi è uno strumento indispensabile per adempiere agli obblighi previsti dalla legge.

Oltre all’invio e alla ricezione delle fatture (possibile dagli strumenti dell’Agenzia), un programma per fatturazione elettronica include anche altri servizi come il servizio di firma digitale (utile per chi emette anche fatture verso le Pubbliche Amministrazioni), oltre alla possibilità di comunicare con il proprio commercialista all’interno della stessa piattaforma.
Ma il vantaggio principale nello scegliere un software a pagamento è poter avere un’interfaccia intuitiva e user friendly, che accompagna l’utente nella compilazione delle fatture elettroniche, oltre a presentare report dettagliati per monitorare la tassazione fiscale e i contributi previdenziali.

Oltre ai prodotti a pagamento, l’Agenzia delle entrate fornisce tre soluzioni gratuite per compilare e inviare le fatture elettroniche.

Questi strumenti sono:

• una procedura online, dal portale “Fatture e Corrispettivi”;
• un software da installare sul desktop;
• l’app FatturAE, per gli smartphone.

La scelta fra le due soluzioni, a pagamento e non, comporta l’attenta valutazione di diversi aspetti, dalla facilità d’uso della piattaforma, fino al costo: confrontare i vari software di fatturazione elettronica per capire quale fa più al caso proprio, in base al proprio volume d’affari e dalle proprie necessità a livello professionale.

Fatture e Corrispettivi – Il portale dell’Agenzia delle Entrate

Il portale web Fatture e Corrispettivi a cui si accede tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate è un’area rivolta alle imprese e ai professionisti (soggetti titolari di partita iva), che vi possono accedere tramite Spid o Cns.

È un servizio gratuito che già nella pagina iniziale mette a disposizione 4 diverse sezioni:

• Fatturazione elettronica;
• Corrispettivi;
• Dati Fatture e Comunicazioni IVA;
• Consultazione.

Dalla sezione Fatturazione elettronica è possibile:

– registrare l’indirizzo telematico su cui ricevere le fatture elettroniche inviate tramite il Sistema di Interscambio (SdI);
– usare il servizio per creare la fattura elettronica, convertirla e inviarla manualmente al Sistema di Interscambio;
– registrarsi per il servizio di conservazione sostitutiva.

Dalla sezione Consultazione puoi:

– accedere a tutte le fatture elettroniche inviate e scaricarle;
– vedere tutte le ricevute di scarto, consegna o impossibilità di consegna relative alle fatture elettroniche inviate tramite SdI, nella sezione Monitoraggio dei file trasmessi.

Sul lato destro della pagina c’è la sezione Generazione QR Code, che permette di generare il QR Code (come PDF o immagine) che riassume il numero di partita IVA, i dati anagrafici e l’indirizzo telematico comunicato allo SdI.

Questa può essere un’ottima scelta per le titolari di attività che svolgono un numero ridotto di transazioni, tali da non compensare la spesa necessaria per l’acquisto di un software a pagamento.
Mancano report accattivanti, ma con un poco di attenzione in più, è possibile gestire tranquillamente ogni aspetto della fatturazione attiva.

La check-list per controllare se siamo pronti alla fatturazione elettronica

Se sei pronta a fare il salto, ecco la check-list definitiva per arrivare preparata:

1. scegliere il sistema di fatturazione, a seconda delle proprie esigenze;
2. registrare il proprio codice destinatario e creare il QR-Code, da conservare e mostrare al fornitore che fa richiesta dei nostri dati di fatturazione;
3. richiedere la PEC o il codice destinatario ai clienti, come parte integrante dell’anagrafica per i clienti con partita Iva. Ai clienti con Codice Fiscale si potrà consegnare una copia cartacea, la cosiddetta “copia di cortesia”, ma si dovrà comunque conservare la copia digitale del documento;
4. dotarsi di un sistema di conservazione delle e-fatture: addio ai vecchi faldoni e risparmio di carta, si potrà scegliere se affidarsi alla conservazione dell’Agenzia delle Entrate o a quella fornita dalla software house;
5. collegarsi con il proprio commercialista che, grazie al codice destinatario, potrà importare tutte le fatture emesse.

E se ancora hai dei dubbi, non esitare a scrivermi: fatturiamo serene per un futuro di ricchezza e prosperità.