Mail per comunicare empatia e autorevolezza

Da sempre sono una sostenitrice della potenza delle parole e in particolare della parola scritta; ciò che scriviamo ci rappresenta, sempre, ma dovremmo considerarlo soprattutto quando ci rappresenta per lavoro.

Spesso sottovalutiamo che anche le mail che inviamo danno un’immagine della nostra professionalità e dell’attenzione che riserviamo ai dettagli.
Scrivere email senza curarle è il modo peggiore che hai per presentarti e per non ottenere il risultato che speravi.

Poche semplici regole basteranno per conoscerne l’etichetta, che è fatta di comportamenti che è lecito tenere e di altri che è meglio evitare. 

La struttura

Già Annamaria Anelli qui sottolineava l’importanza delle formule di apertura e chiusura di una mail, per costruire una relazione con l’interlocutore.
Ma ecco una struttura semplice da cui cominciare:

  • Saluti
  • La ragione per cui scrivi
  • Una richiesta di azione
  • Un messaggio di chiusura

Iniziate un messaggio di saluto, per evitare di essere eccessivamente diretti; non deve essere formale, basta sia cortese.

Continuate con una richiesta di azione:  fornisci istruzioni precise, senza risultare sgarbato, meglio se nel primo paragrafo. Se fossero più di una, è utile ricorrere agli elenchi puntati.

Nella parte finale della mail, includi una chiusura, per mettere in evidenza la tua richiesta e  suscitare un’emozione positiva.
Alcuni esempi di messaggi di chiusura efficaci possono essere: “Grazie per il tuo aiuto.” / “Sei d’accordo?” / “Attendo di sapere cosa ne pensi.” / “Se hai qualche domanda fammi sapere.”

Allegati e immagini

Fate attenzione agli allegati; devono essere usati con cautela. 

Anche se ora le caselle di posta possono ricevere anche file pesanti, dobbiamo considerare che non sempre il destinatario ha la possibilità o il tempo di scaricare un pdf da 15 Mega.

Alternativa valida può essere utilizzare servizi in cloud, come GoogleDrive o WeTransfer, inserendo nella mail un link per il download. 

Mai, mai, mai, incollare immagini dentro la mail; rendono scomoda la visualizzazione e  impossibile la stampa. Oltre ad assicurarvi le imprecazioni del destinatario.
Se dovete inviare qualcosa, la graffetta è vostra amica.  😉

La firma

Assicurati di averne una; è un modo per condividere informazioni con il tuo interlocutore,  che includendo nella firma, non dovrai ripetere ogni volta.

La tua firma dovrebbe includere:

  • Il tuo nome,
  • I tuoi recapiti,
  • Un link al tuo sito o ai tuoi account social.

E se vuoi esagerare, anche una citazione che rimandi ai tuoi valori.

Occhio alla forma: le regole base

Quando si usa la parola scritta, senza il supporto del linguaggio del corpo o della mimica facciale, il tono dell’email viene trasmesso attraverso la scelta delle parole.

La sintassi, la punteggiatura, le maiuscole e minuscole, la lunghezza della frase, l’apertura, la chiusura vanno utilizzati per far sì che il messaggio non venga mal interpretato dal vostro interlocutore.

  1. Usa con criterio le lettere maiuscole e minuscole. Scrivere un’intera email con tutti i caratteri minuscoli ti farà sembrare svogliato, mentre esagerare con le maiuscole  farà sembrare che tu stia urlando. Basta rispettare le regole della grammatica tradizionale.
  2. Usa la punteggiatura in maniera corretta; un punto o una virgola in più o in meno, possono cambiare il senso di ciò che scrivi.
  3. Non abbondare di punti interrogativi o esclamativi: non stai scrivendo un messaggio su WhatsApp!
  4. Prenditi i giusti spazi. Lascia degli spazi tra un paragrafo e l’altro. Le email monoblocco sono brutte da vedere e faticose da leggere.
  5. Scrivi sempre l’oggetto: le mail senza oggetto possono venir scambiate per spam e cestinate.
  6. Parla dell’allegato nel testo, per fornire un’anticipazione preziosa al destinatario.
  7. Ringrazia sempre il destinatario per il tempo che ha dedicato alla lettura delle tua email.
  8. Rileggi tutto prima di inviare, controlla il testo per correggere l’ortografia; nulla di peggio di una email sgrammaticata per dare una cattiva impressione.
Scegli bene le parole

Morale della favola

Scrivere email sbagliate rovina la tua immagine e rischia di farti rimanere “anonima”: senza un look professionale che ti distingua e permetta di emergere, verrai confusa con altre persone o aziende.

Empatia.

Pensare, quando scriviamo un’email, alle parole da usare dal punto di vista di chi le leggerà, tenendo a mente due domande:

• Come verrà interpretata questa frase da chi la leggerà?

• Come mi farebbe sentire questa mail se fossi io a riceverla?

Non è che una piccola modifica al modo di scrivere, ma pensare ai destinatari mentre scriviamo, riserverà sorprese nel modo in cui ci rispondono.

Chiara Montesi

Ragioniera con il pallino dell'informatica, mi occupo di burocrazia e fisco, collaborando con liberi professionisti e imprese, con la speranza di far percepire lo Stato come un alleato e non come un nemico. Mi occupo anche di consulenza e formazione ai privati, verso l'obiettivo di un "contribuente consapevole". Innamorata del cinema americano del secolo scorso, ho istruito Alexa per accogliermi con Frank Sinatra quando varco la soglia di casa.

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