Da sempre sono una sostenitrice della potenza delle parole e in particolare della parola scritta; ciò che scriviamo ci rappresenta, sempre, ma dovremmo considerarlo soprattutto quando ci rappresenta per lavoro.
Spesso sottovalutiamo che anche le mail che inviamo danno un’immagine della nostra professionalità e dell’attenzione che riserviamo ai dettagli.
Scrivere email senza curarle è il modo peggiore che hai per presentarti e per non ottenere il risultato che speravi.
Poche semplici regole basteranno per conoscerne l’etichetta, che è fatta di comportamenti che è lecito tenere e di altri che è meglio evitare.
La struttura
Già Annamaria Anelli qui sottolineava l’importanza delle formule di apertura e chiusura di una mail, per costruire una relazione con l’interlocutore.
Ma ecco una struttura semplice da cui cominciare:
- Saluti
- La ragione per cui scrivi
- Una richiesta di azione
- Un messaggio di chiusura
Iniziate un messaggio di saluto, per evitare di essere eccessivamente diretti; non deve essere formale, basta sia cortese.
Continuate con una richiesta di azione: fornisci istruzioni precise, senza risultare sgarbato, meglio se nel primo paragrafo. Se fossero più di una, è utile ricorrere agli elenchi puntati.
Nella parte finale della mail, includi una chiusura, per mettere in evidenza la tua richiesta e suscitare un’emozione positiva.
Alcuni esempi di messaggi di chiusura efficaci possono essere: “Grazie per il tuo aiuto.” / “Sei d’accordo?” / “Attendo di sapere cosa ne pensi.” / “Se hai qualche domanda fammi sapere.”
Allegati e immagini
Fate attenzione agli allegati; devono essere usati con cautela.
Anche se ora le caselle di posta possono ricevere anche file pesanti, dobbiamo considerare che non sempre il destinatario ha la possibilità o il tempo di scaricare un pdf da 15 Mega.
Alternativa valida può essere utilizzare servizi in cloud, come GoogleDrive o WeTransfer, inserendo nella mail un link per il download.
Mai, mai, mai, incollare immagini dentro la mail; rendono scomoda la visualizzazione e impossibile la stampa. Oltre ad assicurarvi le imprecazioni del destinatario.
Se dovete inviare qualcosa, la graffetta è vostra amica. 😉
La firma
Assicurati di averne una; è un modo per condividere informazioni con il tuo interlocutore, che includendo nella firma, non dovrai ripetere ogni volta.
La tua firma dovrebbe includere:
- Il tuo nome,
- I tuoi recapiti,
- Un link al tuo sito o ai tuoi account social.
E se vuoi esagerare, anche una citazione che rimandi ai tuoi valori.
Occhio alla forma: le regole base
Quando si usa la parola scritta, senza il supporto del linguaggio del corpo o della mimica facciale, il tono dell’email viene trasmesso attraverso la scelta delle parole.
La sintassi, la punteggiatura, le maiuscole e minuscole, la lunghezza della frase, l’apertura, la chiusura vanno utilizzati per far sì che il messaggio non venga mal interpretato dal vostro interlocutore.
- Usa con criterio le lettere maiuscole e minuscole. Scrivere un’intera email con tutti i caratteri minuscoli ti farà sembrare svogliato, mentre esagerare con le maiuscole farà sembrare che tu stia urlando. Basta rispettare le regole della grammatica tradizionale.
- Usa la punteggiatura in maniera corretta; un punto o una virgola in più o in meno, possono cambiare il senso di ciò che scrivi.
- Non abbondare di punti interrogativi o esclamativi: non stai scrivendo un messaggio su WhatsApp!
- Prenditi i giusti spazi. Lascia degli spazi tra un paragrafo e l’altro. Le email monoblocco sono brutte da vedere e faticose da leggere.
- Scrivi sempre l’oggetto: le mail senza oggetto possono venir scambiate per spam e cestinate.
- Parla dell’allegato nel testo, per fornire un’anticipazione preziosa al destinatario.
- Ringrazia sempre il destinatario per il tempo che ha dedicato alla lettura delle tua email.
- Rileggi tutto prima di inviare, controlla il testo per correggere l’ortografia; nulla di peggio di una email sgrammaticata per dare una cattiva impressione.
Morale della favola
Scrivere email sbagliate rovina la tua immagine e rischia di farti rimanere “anonima”: senza un look professionale che ti distingua e permetta di emergere, verrai confusa con altre persone o aziende.
Empatia.
Pensare, quando scriviamo un’email, alle parole da usare dal punto di vista di chi le leggerà, tenendo a mente due domande:
• Come verrà interpretata questa frase da chi la leggerà?
• Come mi farebbe sentire questa mail se fossi io a riceverla?
Non è che una piccola modifica al modo di scrivere, ma pensare ai destinatari mentre scriviamo, riserverà sorprese nel modo in cui ci rispondono.
Chiara Montesi