Le informazioni legali che non possono mancare in un sito web

Consigli per ripartire con il sito giusto!

Alzi la mano chi non ha un sito web. Ormai anche le attività più tradizionali hanno trovato il loro spazio e il loro modo di comunicare online.

La parrucchiera di fiducia, la libreria di quartiere, la commercialista, la super esperta di crochet e la cuoca a domicilio: tutti i nostri punti di riferimento sono raggiungibili virtualmente.

Negli ultimi mesi, complice il lockdown, almeno nel mio caso, il tempo trascorso in rete è aumentato esponenzialmente.

Sessioni di shopping all’aria aperta si sono trasformate in lunghe navigate alla ricerca di nuove letture, articoli di abbigliamento, corsi di ogni genere e falegnamerie a cui commissionare piccoli mobili su misura.      

Nella mia ricerca ho privilegiato le attività di cui condividevo il messaggio, da cui ho percepito l’impegno e i sacrifici di chi stava dietro al sito, in modo che ogni mio acquisto contribuisse a sostenere coloro che si trovavano e si trovano a fare i conti con le passate settimane di inattività.

In questo mio girovagare, ho notato però che molti siti web, non sono conformi alle normative e questa circostanza, talvolta, ha influenzato le mie scelte.

Mi è capitato più volte di avere difficoltà a comprendere da chi avrei acquistato un prodotto, a chi avrei dovuto rivolgermi nel caso in cui avessi avuto dei problemi con il prodotto che stavo acquistando.

Mi rendo conto che per chi ha un’attività le cose a cui pensare siano molte ed è possibile che qualcosa finisca in secondo piano, ma alcune volte basta veramente poco per essere conformi alla normativa, con l’immediato effetto di rassicurare l’interlocutore in ordine alla professionalità e all’affidabilità dei prodotti e dei servizi offerti.

È opportuno ricordare che non si tratta solo di una questione di immagine, ma di veri e propri obblighi, la cui violazione può essere sanzionata anche in modo pesante.

Da dove iniziare?

Vediamo quali sono, in breve, le informazioni che devono essere obbligatoriamente presenti sul tuo sito web.

In linea generale, è necessario che tu indichi sul tuo sito il tuo nominativo, affinché, per ragioni di trasparenza e correttezza professionale, chi naviga sul sito sia informato in merito alla tua identità.

Per “nominativo” si intende: la ragione o la denominazione sociale nel caso delle società e nome e cognome del professionista nel caso di consulenti e freelance.

Inoltre, per consentire una chiara individuazione del soggetto che gestisce il sito, è necessario indicare il tuo numero di partita iva, affinché non possano esserci equivoci nella tua individuazione o sulla legalità delle tue vendite di beni o servizi.

Oltre al nominativo ed alla partita iva, se operi come società di capitali, è necessario indicare anche la tua sede legale e l’ufficio del Registro delle Imprese presso il quale sei iscritta, nonché il numero d’iscrizione.

Inoltre, dovrai indicare il capitale versato, come risultante da bilancio e se la tua società ha un unico socio.

Se, ad esempio, la tua società a responsabilità limitata è costituita da un unico socio, devi indicare che si tratta di una “srl a socio unico” oppure di una “srl unipersonale”.

Infine, se la società si trova in stato di liquidazione, è necessario dare indicazione di tale circostanza.

Dove devi indicare tutte queste informazioni?

Il Codice Civile non precisa con esattezza in quale sezione del sito debbano essere indicate le informazioni di cui abbiamo parlato, limitandosi a stabilire che le società che dispongono di uno spazio elettronico destinato alla comunicazione collegato a una rete telematica ad accesso pubblico (ovvero un sito web) devono fornire, attraverso tale mezzo, tutte le informazioni richieste”.

In assenza di precisazioni, il mio consiglio è di inserire i dati richiesti direttamente nella home page, in modo da garantire agli utenti la massima trasparenza.

Gli obblighi informativi di cui abbiamo parlato, come hai visto, riguardano espressamente le società di capitali, mentre sui titolari di partita iva grava l’obbligo di indicare, oltre al proprio nominativo, il proprio numero di partita iva, che in questo caso dovrai rendere disponibile nella tua home page e in ogni altro documento pertinente.

Lo stesso dicasi anche per le società di persone (S.a.s e S.n.c. ad esempio), per le quali ti consiglio di fornire, ove possibile, le informazioni richieste per le società di capitali.

Condizioni generali di vendita e GDPR

Inoltre, se vendi online, devi avere cura di pubblicare anche le condizioni generali di vendita dei tuoi prodotti o servizi (ne abbiamo parlato qui) e, ovviamente, il tuo sito deve essere conforme al GDPR in tema di trattamento dei dati personali (Reg. EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003).

A proposito di GDPR ti ricordo che sul tuo sito non può mancare l’informativa privacy, con l’indicazione dei cookies che vengono utilizzati sul tuo sito.

Come vedrai schematizzato in questa infografica del Garante per la Protezione dei Dati personali, in alcuni casi dovrai dotare il tuo sito anche dell’informativa breve, mediante un banner, in merito ai cookies utilizzati sul tuo sito.

Gli adempimenti privacy, inoltre, prevedono anche che siano presenti appositi checkbox con i quali richiedi e documenti il rilascio del consenso al trattamento dei dati personali da parte dei tuoi utenti.

Non potrai fare a meno di chiedere loro un esplicito consenso se desideri utilizzare i dati raccolti (ad esempio la mail e il loro nome) per l’invio di newsletter, per finalità di marketing o per prendere nota delle loro preferenze di acquisto (“profilazione”).

Ovviamente, il rispetto della normativa sulla privacy non si esaurisce solo con l’inserimento delle informative e dei checkbox, ma dovrai trattare i dati raccolti nel rispetto del GDPR, garantendone la riservatezza e utilizzandoli solo ed esclusivamente per le finalità per cui sono stati raccolti e per un tempo limitato all’espletamento di tali finalità.

Inoltre, dovrai avere cura di conservare i file che ti consentono di dimostrare l’avvenuta iscrizione alla newsletter e/o il consenso all’utilizzo dei dati per finalità di marketing o di profilazione.

Le condizioni d’uso

A tutto quanto sopra si aggiunge la possibilità (quindi, non in questo caso un obbligo) di dotare il tuo sito di una sezione contenente le condizioni d’uso del materiale che viene pubblicato su di esso.

In tale sezione, possono trovare spazio le condizioni alle quali desideri – se lo desideri – che vengano utilizzati i materiali presenti sul tuo sito.

Se, ad esempio, sul tuo sito sono presenti delle risorse gratuite, per poter agevolarne la condivisione potresti indicare che taluni materiali presenti sul sito sono liberamente condivisibili (e quindi riutilizzabili e divulgabili da parte di terzi) purché la condivisione non avvenga per finalità commerciali e a condizione che tu sia sempre indicata come autrice/creatrice del materiale condiviso. A questo proposito sarebbe buona regola che tutto il tuo materiale recasse la tua firma e la data di creazione, in modo da poter consentire a terzi di comprendere molto agilmente che il materiale è frutto del tuo tempo e del tuo lavoro. Se il tuo marchio è registrato, ricordati sempre di informare i terzi, in modo da scoraggiare tentativi maldestri di copiatura.

Diversamente, se non desideri che i materiali presenti sul tuo sito possano essere condivisi da altri utenti, puoi specificare che i diritti su tutto quanto presente sul sito sono di tua esclusiva titolarità e i materiali non possono essere utilizzati in nessun modo e per nessuna finalità senza la tua esplicita autorizzazione, che potrà essere richiesta inviando una comunicazione al tuo indirizzo e-mail.