Soprattutto se siamo professioniste, la tentazione di “fare tutto in casa” per quanto riguarda la nostra comunicazione è forte. Succede anche in azienda: a seconda delle dimensioni, se c’è la possibilità di creare al proprio interno un team digital, tanto meglio.
Tuttavia, sia nell’uno che nell’altro caso, è molto probabile che ci sarà bisogno comunque di qualche intervento professionale esterno.
Come fare, allora, per scegliere l’agenzia giusta (che sia una persona o un’agenzia “vera”, il problema non cambia), quella con la quale, presumibilmente, faremo un tratto di strada insieme?
Come facciamo a valutare chi va davvero bene per noi, quali sono gli elementi da considerare? Come facciamo a creare le condizioni per una collaborazione che renda tutti felici?
Il progetto
Innanzitutto, è chiaro che non tutti i progetti sono uguali e quindi non tutte le agenzie possono essere dei partner ideali. Perciò la prima cosa da fare è chiarirci molto bene le idee sul nostro progetto: di che tipo di progetto si tratta? Per esempio, è un progetto di branding/rebranding, oppure di gestione dei social, o ancora di e-mail marketing?
Meglio chiariamo il profilo del progetto che abbiamo in mente, più sarà chiaro anche il brief da passare al nostro potenziale consulente e, di conseguenza, il profilo del consulente stesso che dovremo coinvolgere.
Le dimensioni
A questo punto possiamo porci domande che riguardano invece i candidati. La prima cosa da considerare sono le dimensioni.
È sufficiente un professionista o serve un’agenzia? Spesso questa valutazione dipende da due fattori, i costi e la specializzazione.
I costi
Sul piano dei costi, se in generale è vero che le agenzie grandi sono mediamente più costose delle piccole, è bene non darlo per scontato. A volte le grandi riescono a ottimizzare i costi più di quanto non possano fare le piccole, e in questo caso potremmo avere delle sorprese.
Valutiamo però, in questo caso, un altro elemento: a fronte di un budget non ampio, potreste essere per una grande agenzia l’ultimo dei clienti, ma per una piccola un cliente da coccolare e tenersi molto buono.
La specializzazione
Per quanto riguarda la specializzazione, invece, chiediamoci se i nostri candidati hanno al loro interno le professionalità specifiche che servono per affrontare il nostro progetto. Se è qualcosa di molto specialistico, non è difficile che un consulente freelance faccia al caso nostro più dell’agenzia di grido.
D’altra parte, se il vostro progetto è complesso, e richiede vari tipi di attività, un’agenzia grande potrebbe avere il vantaggio di offrire tutti i servizi, evitando i problemi di gestione e coordinamento che incontrereste dovendo utilizzare, sullo stesso progetto, più agenzie specializzate verticalmente.
L’esperienza
Valutiamo adesso l’esperienza dei nostri candidati. Se qualcosa di simile a quella di cui avete bisogno è già stata fatta ed è visibile, nessun problema: confrontate il portfolio di chi state considerando e scegliete su questa base.
Ma se il vostro progetto è una cosa del tutto originale, mai fatta prima? In questo caso sarà necessario capire come i vostri candidati intendono affrontare la cosa. Eventualmente confrontate la loro proposta con delle case history esistenti e parlatene direttamente con chi ha elaborato l’ipotesi di lavoro.
Il team
Se il progetto è semplice, non ci sono molti problemi, poiché anche lo spettro delle attività necessarie sarà ridotto. Ma se il progetto è complesso? Assicuriamoci che l’agenzia con la quale stiamo parlando abbia al suo interno le figure che ci interessano, ma non solo.
Fate in modo di non avere troppi referenti, ma di conoscere le persone che si occuperanno fisicamente del vostro progetto: di solito le relazioni sono tenute dall’account, ma poi si occuperanno di voi in tanti, guidati da un project manager e da uno strategist, quindi chiedete di conoscere almeno queste due figure (ma se riuscite, anche gli altri, anche se poi non necessariamente ci parlerete in modo continuativo).
Accertatevi che le figure professionali dichiarate siano “vere”.
L’assistenza
Che cosa succederà una volta che il progetto sarà finito?
Di solito non si abbandona un cliente che ha bisogno di una modifica urgente o di un intervento tecnico, ma è bene accertarsi che questo accada davvero.
Vale sia se si lavora con un’agenzia, sia che si lavori con un freelance: è bene accordarsi subito anche sul dopo, in modo che non si verifichino poi situazioni spiacevoli. Parlatene subito e scrivetelo, anche, nel vostro contratto.
I servizi e gli SLA
SLA significa Service Level Agreement, cioè l’insieme dei parametri che indicano il livello di servizio erogato da un’azienda. Una volta stipulato il contratto, gli SLA concordati diventano obblighi contrattuali.
Cercate di capire qual è il livello di SLA di cui avete realisticamente bisogno: per esempio, siete di sicuri che vi serva una persona 7/24 per rispondere ai commenti ai vostri post su Instagram? Magari no. Però se il server su cui si trova il vostro sito cade, allora ci sarà bisogno di qualcuno che intervenga tempestivamente. O anche: quante modifiche potete chiedere alla vostra immagine di profilo prima che l’agenzia decida di farvele pagare? E così via.
È importante che facciate un pensiero su questi aspetti, che tendiamo tutti a dimenticare, perché possono fare la differenza tra una buona relazione cliente/agenzia e una relazione da mal di pancia.
La conoscenza
Dicevamo che l’agenzia di comunicazione o il freelance che ne farà le veci è un consulente che vi seguirà per un periodo più o meno lungo. È chiaro che le cose funzioneranno tanto meglio quanto più stretta sarà la vostra relazione.
Perciò fatevi invitare in agenzia e cercate di respirarne un po’ l’aria, oltre a conoscere qualcuno del team che vi seguirà. A volte le sensazioni aiutano molto nella scelta. Addirittura a volte si organizzano incontri conoscitivi definiti Chemistry Meeting, finalizzati proprio a valutare se c’è quella “chimica” spesso fa la differenza nel lavorare insieme.
Ora dovreste avere tutti gli elementi per scegliere il consulente di comunicazione (agenzia o freelance) perfetto per voi. In bocca al lupo!
Giuliana Laurita