Organizza il tuo anno da freelance

Uno dei miei buoni propositi per il 2016 era di migliorare la mia organizzazione e, di conseguenza, la mia produttività. Ho cominciato con largo anticipo (a settembre dell’anno precedente!) a pensare a come poter pianificare al meglio il nuovo anno e ho messo a punto qualche accorgimento che mi ha permesso, i primissimi giorni di gennaio, di spuntare molte voci della mia to-do-list.

Sapevo già da tempo che il 2016 sarebbe stato per me molto impegnativo e sapevo anche che se non avessi sfruttato le vacanze di Natale, dove molte delle mie attività erano sospese o comunque rallentate, per mettere nero su bianco i miei obiettivi, non sarei sopravvissuta al rientro.

Se anche tu vuoi finalmente sistemare quelle mille mila cose della tua to-do list che continui a rimandare, ecco la ricetta: prenditi una mezz’oretta alla sera, prima di andare a letto e con una tisana calda in una mano e foglio e penna nell’altra, riordina le idee e butta giù tutto quello che vuoi o devi fare. Poi dovrai trovare il tempo per realizzare i punti della tua lista, ma per questo ti aiuto io!

Fai chiarezza

Cosa vuoi fare e in quanto tempo? Il primo passo per riuscire a portare a termine una serie di compiti è non esagerare. Datti degli obiettivi realistici e non pretendere troppo da te stessa. Se non sei in ferie ma stai lavorando, valuta attentamente il tempo extra lavoro che hai a disposizione e fissa i tuoi obiettivi quotidiani in base a quello.

Organizza il tuo anno a grandi linee

Per riuscire a organizzare al meglio il tuo anno, annota su un foglio un unico evento principale e definiscine uno più piccolo al mese o a trimestre. Poi scomponi ulteriormente questi obiettivi in tappe intermedie che ti aiuteranno a raggiungerli, come consiglia Barbara in questo post di C+B.

Io ho inserito il mio big event, ho annotato i miei eventi minori – uno principale e non più di due eventi più piccoli a trimestre – e infine gli step per raggiungere più facilmente ciascun obiettivo, in modo da essere sicura di riuscire a seguire tutto senza affanno.

Accendi il focus

Mi sono preparata poi un planner annuale, suddiviso per mesi, nel quale ho inserito tutto quello che avrei voluto e dovuto fare: questo mi permette di vedere a colpo d’occhio quali sono gli obiettivi mensili e mi permette di organizzare i vari step per raggiungerli. A febbraio 2016, ad esempio, avevo fissato il lancio del mio sito nuovo e ho programmato già a gennaio la preparazione del materiale da pubblicare prima della messa online.

Qui inserisco anche i corsi di formazione che voglio seguire, ma mai più di uno al mese e mai a ridosso di altri progetti impegnativi per non andare in burn out.

Vai nel dettaglio

Ho preparato un ulteriore planner mensile, nel quale ho inserito più nel dettaglio gli impegni fissi che ho giorno per giorno: questo metodo torna molto utile nel caso di progetti a lungo termine che mi costringono alla stessa routine lavorativa per diverse settimane. A colpo d’occhio riesco a vedere quali sono gli impegni già fissati e quanto tempo libero ho ogni giorno per altri progetti o anche solo per fare la spesa!

In questo planner programmo anche quando andare in palestra o l’appuntamento dal parrucchiere per la tinta.

Il planner mensile non rimarrà uguale per tutto l’anno, ovviamente, ma andrà aggiornato a mano a mano che i progetti si esauriranno e ne entreranno di nuovi.

Ecco, a questo punto dovresti aver delineato una bozza di quello che vorrai fare e, se sarai stata brava a definire nel dettaglio i tuoi impegni, sarai in grado di ritagliarti qualche ora per spuntare finalmente le voci della tua to-do-list.

Iniziamo!

Ora è il momento di stilare la tua lista di cose da fare: mettici tutto, anche l’aperitivo con quella tua amica che non vedi da tanto.

Fatto? Bene, adesso andiamo a sfoltire!

Per prima cosa dovrai decidere a quali attività dare la priorità: dopo aver stilato la mia lista io assegno un numero, da 1 a 3, dove 1 è la priorità massima e 3 quella minima, ad ogni compito da svolgere. In questo modo avrai una lista di cose da fare subito, una da completare nel medio termine (diciamo un mese) e una di compiti da svolgere con più calma o quando ti avanza tempo.

Riscrivi quindi la lista (o riorganizzala se usi una app tipo Todoist) con le sole attività indicate con il numero 1 e per ordine di importanza e difficoltà: in questo modo le farai per prime quando ancora sarai fresca e così ti togli il dente!

In base poi al tuo calendario mensile, decidi quindi quanto tempo ritagliarti per spuntare i compiti che hai stilato sulla tua to-do-list e inizia a programmare: la parte più difficile è iniziare, poi vedrai che ti sentirai soddisfatta dei tuoi progressi e andare avanti sarà semplice!

Datti una ricompensa

Ricordati sempre di premiare la tua buona volontà dopo aver terminato i compiti sulla lista! Concediti un bagno caldo con le candele accese, qualche pagina del libro che stai leggendo o l’ultimo numero della tua rivista preferita. Se fissi la ricompensa in anticipo, ti servirà come ulteriore motivazione!

In più

Oltre a questi planner fai da me, utilizzo quello settimanale di Marilou e l’Insplagenda WebBiz.

Sul planner settimanale io e mio marito annotiamo le to-do-list giornaliere comuni: in questo modo abbiamo un punto di riferimento unico.

L’Insplagenda WebBiz invece la utilizzo come vero e proprio diario da freelance: qui riporto le cose che hanno funzionato, quelle che non sono andate come avrei voluto e gli obiettivi raggiunti nel mese in modo da tenere sott’occhio i miei progressi lavorativi.

Per gli impegni quotidiani, invece, utilizzo iCalendar sincronizzato su iPhone, iPad e Mac (se non sei una melofila, puoi usare l’analogo calendario di Google). Qui segno ogni singolo appuntamento o impegno nel momento preciso in cui lo fisso, così non rischio di dimenticarmi nulla. Per distinguere gli impegni di lavoro da quelli personali o di casa ho creato un tag abbinato a un colore diverso per ogni categoria.

Perché utilizzare sia il sistema cartaceo che quello digitale? Il cartaceo mi permette di svuotare la testa (hai presente il pensatoio di Albus Silente?) e annotare tutte le idee, il digitale mi permette di non dimenticare nulla e soprattutto di avere sempre la versione aggiornata degli impegni.

Che ne dici, ti ho convinta? Scrivimi nei commenti i tuoi progressi!