Come fare ferie senza perdere lavoro

Ci siamo quasi, questo 2016 orribile è ormai alla fine (io lo sto ‘festeggiando’ cantando questa canzone) ed è arrivato il momento tanto agognato, quello delle ferie di fine anno. Quest’anno non so bene perché sembriamo tutti sentirne più bisogno, e quasi tutte anche qui in redazione hanno progetti ben chiari di chiusura, per una, due o addirittura tre settimane. Visto l’anno orribile che abbiamo passato, chi più chi meno, lo stress di prenderci il tanto atteso riposo senza compromettere il lavoro è però alle stelle. Per questo ho pensato oggi di lasciarti qualche consiglio su come fare ferie senza perdere lavoro né fatturato.

Ne abbiamo già parlato in passato, se lavori in proprio prenderti ferie sembra spesso impossibile. Non solo perché il carico di lavoro di chi lavora in proprio è oggettivamente tanto (tu, da sola, che fai il lavoro che devi fare più tutta la parte amministrativa/gestionale), ma soprattutto per quella sensazione sempre presente che quando smetti di lavorare smetti anche di guadagnare, o peggio persino, perdi potenziale lavoro per il futuro. In parte questa sensazione riflette una realtà, è vero. Ma con la giusta organizzazione e qualche accorgimento ti assicuro che le ferie sono un lusso che puoi tranquillamente permetterti, soprattutto quest’anno.

Separa il tuo lavoro dalla tua presenza fisica

Sì, tanto per cominciare devi provare a separare il tuo lavoro dalla tua presenza fisica. Hai mai sentito parlare di passive income? Con questo termine ci si riferisce ad ogni forma di introito continuativo e/o regolare che ottieni senza lavorare direttamente per guadagnarlo. In linguaggio finanziario di solito lo si usa parlando di proprietà immobiliari messe a reddito, o quote di società/imprese in cui non si partecipa attivamente, o investimenti finanziari di altro genere. Dal punto di vista di una freelance è passive income anche quello che deriva dalla vendita delle dispense di un corso che hai insegnato in passato, i diritti da un libro che hai scritto, le vendite di un prodotto scaricabile. Parliamoci chiaro, non è che il cosiddetto passive income sia denaro che entra nelle tue tasche senza che tu abbia fatto nulla. A monte ovviamente c’è stato un investimento (di denaro o lavoro): comperare una casa, acquistare delle azioni, creare un corso online, scrivere un libro. Ma una volta completato l’investimento non ti resta che goderne i frutti, ed evidentemente puoi fare questa cosa anche senza essere fisicamente “al lavoro”.

Se non l’hai già fatto in passato, prenditi ora del tempo per analizzare la tua offerta e identificare prodotti e servizi che puoi automatizzare. Datti come obiettivo per il nuovo anno di averne almeno un paio in grado di lavorare per te durante i periodi di riposo.

Organizzati per tempo

Ovviamente il meccanismo funziona se ti organizzi bene per tempo. Una volta identificate le fonti di passive income che puoi attivare, ci sono aspetti pratici che ti permettono di far fluire il fatturato anche mentre sei assente: un negozio online automatizzato, con download istantaneo, pagamenti elettronici e fatturazione a fine mese; un accordo con un agente immobiliare o con un agente letterario o una casa editrice. Insomma, per far sì che il sistema del passive income funzioni devi programmarlo per tempo (quando programmi anche il resto dell’anno) e studiare con cura gli strumenti di cui avrai bisogno.

Ecco alcuni esempi:

  1. se non hai mai venduto online prima d’ora, studiati la normativa sull’e-commerce; noi ne abbiamo già scritto un anno fa, ma vale la pena verificare con la tua commercialista se ci sono aggiornamenti importanti
  2. parla con chi ti ha programmato il sito internet per valutare la soluzione migliore per implementare un negozio online. Se usi WordPress puoi contare sulla piattaforma WooCommerce per realizzare rapidamente molti degli automatismi che ti faciliteranno la vendita in futuro e che semplificheranno l’esperienza d’acquisto ai tuoi clienti
  3. confrontati con un avvocato per assicurarti di avere termini d’uso e condizioni di vendita chiare, in modo da limitare al massimo le comunicazioni richieste dai clienti per procedere all’acquisto
  4. riguarda i contenuti specialistici che hai prodotto per il tuo blog in questi anni, c’è qualcosa che potresti espandere e trasformare in un libro o una guida utile per chi ti segue? Elabora una bozza e prova ad avvicinare una casa editrice per capire se ci può essere interesse alla pubblicazione

Chi ben comincia è a metà dell’opera, quindi riserva fin d’ora spazio in agenda a gennaio per occuparti di queste attività. Così magari a marzo puoi mettere in programma una settimana di ferie!

Il passive income non è la panacea per ogni vacanza

È evidente che però non tutte le attività possono funzionare (anche per brevi periodi di tempo) solo facendo affidamento sul passive income. Per questo devi ripensare anche la tua organizzazione lavorativa complessiva in funzione della possibilità di assentarti anche solo per un breve periodo per ricaricare le tue batterie.

Per farlo concentrati su tre aspetti in particolare:

  1. la gestione delle nuove richieste di potenziali nuovi clienti
  2. il progresso dei progetti in corso
  3. la risoluzione delle emergenze per i tuoi clienti in essere

L’email è l’alleata principale della prima attività: un buon messaggio di risposta automatico è in grado di portare già avanti il lavoro nel fare una buona impressione sulla tua potenziale nuova cliente, cominciando fin dal primo contatto a gestire le sue aspettative. Non scrivere un papiro, ma cerca di trasmettere le informazioni più importanti:

  • scrivi chiaramente quando potrai prendere in carico la richiesta (assicurati di fornire una data realistica)
  • offri un approfondimento rispetto alle informazioni incluse nel tuo sito internet, magari tramite un .pdf di approfondimento dei tuoi servizi e del tuo listino, che puoi preparare in anticipo, oppure fornendo link a post che hai scritto in passato sul tuo blog per spiegare come funziona la presa in carico dei nuovi clienti
  • apri la porta a chi ha problemi di urgenza, fornendo un modo per contattarti by-passando il filtro della risposta automatica, magari rendendoti disponibile per un’ora ogni due giorni di ferie per comunicazioni rapide tramite telefono o Skype

Se vuoi consigli per scrivere al meglio il messaggio di risposta automatico, rileggiti il post di Annamaria Anelli qui sul blog.

Organizza i progetti in corso

Una volta messe in sicurezza le richieste di nuovi clienti, occupati delle clienti con cui stai già lavorando.Per far progredire i progetti in corso anche senza la tua presenza devi assolutamente partire a monte, al momento del lancio del progetto, con una pianificazione che ruoti anche intorno alle ferie che vorrai prenderti (sì, sarebbe buona norma programmarle per tempo). Studia un piano di avanzamento progetto ben preciso e condividilo con la tua cliente, per esempio tramite una board di Trello, sottolineando i periodi in cui sarai assente e programmando in anticipo gli appuntamenti intorno a queste date. In questo modo, non solo la tua cliente saprà che la tua assenza non incide sul completamento del suo progetto, ma se viene colta da dubbi mentre sei assente può fare riferimento allo stato di avanzamento condiviso.

Se nel tuo campo di lavoro sai che le emergenze sono dietro l’angolo, pensa a studiare un accordo con una collaboratrice a progetto, un’assistente virtuale o anche una collega, a cui affidare il controllo sui progetti in corso durante la tua assenza. Anche in questo caso uno strumento di project management come Trello ti sarà fondamentale, ma integralo con un manuale chiaro delle buone prassi del tuo lavoro. Dentro mettici:

  • il processo di lavoro che segui di solito (il cosiddetto workflow), ovvero l’elenco delle azioni che compi, e in quale ordine, in reazione a determinati eventi
  • le tue condizioni di vendita, in termini di quali servizi garantisci alle tue clienti e in quali tempi
  • gli strumenti principali da utilizzare per la risoluzione dei problemi

Infine tieni comunque un canale aperto per le emergenze, esplicitando modi e strumenti di intervento con le tue clienti. Anche in questo caso ti sarà utile creare documento da condividere al momento dell’ingaggio, in cui includere tutti i dettagli. In questo modo le tue clienti sapranno sempre cosa devono e possono fare, se qualcosa va storto mentre sei assente.

Insomma, prenderti ferie non deve per forza significare perdere lavoro o compromettere quello che hai fatto fino ad ora. Ora che sai che puoi, vai e riposati, che noi lo sappiamo, te lo sei meritato davvero!

3 commenti su “Come fare ferie senza perdere lavoro”

  1. Articolo molto bello e approfondito Barbara! Come dici tu l’assistente virtuale può dare supporto anche per periodi intensi o di ferie, non per forza deve diventare una collaborazione continuativa. Uno dei tanti vantaggi dell’assistenza virtuale è proprio la flessibilità!

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    • Hai ragione Krisztina, secondo me l’assistente virtuale è proprio la figura perfetta per questo tipo di situazioni 🙂

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