Organizza l’ufficio nella tua auto

La vita della freelance contemporanea è spesso una vita da nomade sempre in viaggio. La tecnologia ti regala una certa autonomia e indipendenza, e ti apre i confini di mercati lontani, così, per quanto tu abbia un indirizzo stabile, non è detto che ci passi la maggior parte della tua giornata lavorativa. Non solo, tramite Internet puoi trovare clienti ben al di fuori dalla tua città, così può capitare che tu debba muoverti per incontrarli o lavorare con loro.

Per venirti in soccorso e aiutarti ad arginare il caos che si genera a lavorare in tanti luoghi diversi quanti i giorni della settimana, oggi ti racconto come trasformare la tua auto in un ufficio con le ruote, cioè come lavorare viaggiando in auto e più in generale mentre sei in vacanza. Dentro ci troverai tanto common sense, ma spero anche qualche consiglio a cui non avevi pensato.

L’organizzazione prima di tutto

Ci sono due modi per affrontare il lavoro nomade:

1. puoi scegliere di tenere una base fissa, come l’ufficio di casa, e portarti in viaggio solo una selezione di ciò che ti serve lasciando per esempio l’archivio a casa
2. puoi scegliere di portare sempre tutto con te

La prima strategia è perfetta per te se hai ancora difficoltà a separarti dai supporti cartacei. Le agende degli anni precedenti, i faldoni con i dettagli dei progetti conclusi e di quelli in corso, i faldoni con i documenti, sono tutti elementi che ritieni importante poter consultare di tanto in tanto ma che non puoi certo pensare di portarti dietro ogni volta. Quello che puoi fare, invece, è crearti un raccoglitore ad anelli con separatori, in cui infilare di volta in volta soltanto i fogli e i documenti che possono essere rilevanti per la trasferta che stai per intraprendere.

Avere una base fissa di lavoro a cui tornare è anche molto utile se sei una persona che ha bisogno di routine e di punti di riferimento stabili. La scrivania di casa diventerà il luogo dove fare il punto della situazione al ritorno da un viaggio, in cui pianificare quelli successivi e in cui fare le revisioni dei progetti. Il fatto di avere un luogo fisico ben definito designato a queste attività favorirà la concentrazione e la tua produttività.

La seconda strategia è invece adatta a chi è a suo agio con la tecnologia, visto che prevede di digitalizzare ogni cosa, archiviarla in uno spazio Cloud proprietario (ti consiglio Dropbox) per poi potervi accedere ovunque tu sia. Affinché questo metodo abbia successo assicurati di fissare i tuoi appuntamenti in luoghi dove sia disponibile il wi-fi oppure investi in un router portatile possibilmente di un operatore che abbia ottima copertura. Per tutti i documenti invece che devono essere conservati anche su carta, per esempio la contabilità, fai un accordo con la tua commercialista per utilizzare il suo ufficio come sede legale della tua attività e quindi archiviare lì tutti i documenti imprescindibili.

Ovviamente questa modalità di lavoro è consigliabile solo se sei una persona che ha bisogno di varietà costante per mantenere viva la propria creatività, ma ti regala il grande vantaggio di non avere una postazione fissa di lavoro in casa, facendo sì che sia più facile per te identificare quegli spazi privati come oasi di riposo e relax dal lavoro.

L’agenda e il tuo kit di sopravvivenza

La condizione fondamentale del lavoro nomade è che tu possa, ovunque tu sia, lavorare al meglio. Per questo dovresti avere sempre con te tutti gli strumenti che ti servono:

• un’agenda in cui annotare appuntamenti e impegni, ma una soltanto, non una a casa e una in viaggio, altrimenti perdi tempo nell’allinearle e rischi comunque di perderti per strada qualche dettaglio
• un device tecnologico su cui accedere a email e strumenti di lavoro digitali
• un kit minimo di strumenti utili al tuo lavoro (la valigia con le ruote della make-up artist, la valigetta dei colori della pittrice, il lettino pieghevole e gli olii della massaggiatrice, la borsa degli attrezzi dell’idraulica, e via così) da lasciare sempre in auto
• un kit di sopravvivenza immagine con ciò che ti serve per apparire come vuoi quando incontri la tua cliente (trucco, accessori, abbigliamento), da rifornire rapidamente prima di partire

Se ne hai la possibilità, organizza almeno metà del bagagliaio con scompartimenti per organizzare tutte le cose che ti servono. Puoi fare come i rappresentanti di farmaci che usano gli scatoloni dei farmaci, oppure acquistare le borse morbide a scomparti in vendita anche nei grandi centri di bricolage. L’importante è che tu abbia ogni cosa ben organizzata per poterla prendere al volo quando ti serve.

Creati poi una lista di controllo, magari da tenere su Evernote, con l’elenco di tutte le cose che compongono ciascun kit. Prima di partire controlla di avere tutto quello che ti serve e al ritorno annota eventuali sostituzioni da fare. Per quello che riguarda il trucco ti consiglio di conservarlo mai in auto (gli sbalzi di temperatura possono alterare la composizione dei cosmetici), ma creati comunque un piccolo beauty con gli essenziali, da trasferire all’auto prima di partire.

Bando ai tabù

Fregatene dei “consigli della nonna”, soprattutto quando ti dice che non sta bene che una donna si trucchi, o mangi, o si cambi d’abito in auto. Certo, non devi farlo mentre guidi, ma se sei ferma e parcheggiata in un’area di sosta nessuno ti vieta di nutrirti, rifarti il trucco e cambiarti d’abito. Per spogliarti ti consiglio l’infallibile metodo della “ventenne al mare”, farlo con teli appesi ai finestrini. Bastano due lenzuola da letto singolo e due pannelli parasole per trasformare la tua auto in uno spogliatoio improvvisato e del tutto oscurato, nel caso tu debba davvero cambiarti completamente e non ci sia un bagno a disposizione.

È ovviamente una soluzione estrema, ma tenere due lenzuola in una borsa sotto il tuo sedile potrebbe avere innumerevoli altri usi. Se hai bisogno di cambiarti completamente d’abito, per esempio, e vuoi farlo in un bagno pubblico, puoi stendere sul pavimento il lenzuolo in modo da poter stare in piedi senza scarpe mentre ti cambi e lasciare cadere i vestiti a terra senza pensieri.

Per quello che riguarda il cibo, fai in modo che nella tua auto non manchino mai acqua, un alimento secco ad alta durata (gallette, biscotti o crackers) e della frutta secca. In qualsiasi luogo tu sia e a qualsiasi ora tu finisca un appuntamento potrai comunque nutrirti un minimo in attesa del primo pasto vero!

Think big

Se sei sul punto di acquistare un’auto e già sai che il lavoro ti porterà spesso lontano, valuta la possibilità di investire in un piccolo furgonato o in un minivan con divanetto convertibile, magari usato. La nostra amica Veronica ti potrebbe spiegare meglio il perché, dall’alto della sua esperienza con Lucio, lo Spora-wagon. Ti basti pensare che ci sono campeggi e parcheggi riservati ai camper in quasi ogni città (trovi gli indirizzi aggiornati sulle guide e i portali per camperisti) e i costi sono molto inferiori a quelli di un albergo.

Se poi attrezzi il furgone in maniera adeguata, potrebbe diventare anche un ufficio discreto dove incontrare le tue clienti, permettendoti di personalizzare la loro esperienza proprio come se fossi a casa tua, ma ovunque tu sia. Se sei a Milano puoi persino pensare di affittare il Fru Fru Van per fissare qualche appuntamento in una giornata sola.

E se viaggi in treno?

Se viaggi spesso e da/per centri città diventa forse economicamente vantaggioso farlo in treno. I vantaggi sono tanti ma quelli più importanti sono due:

1. arrivi riposata
2. mentre viaggi puoi metterti avanti col lavoro

Va da sé che su un treno non puoi contare sul kit di sopravvivenza, gli snack o il cambio d’abito, ma puoi comunque pensare di comporre una versione ridotta del tuo ufficio con le ruote, da far stare in un trolley semi-rigido e facile da trasportare. Ricordati di:

• scegliere una valigia facile da trasportare su e giù per gli scompartimenti, idealmente di dimensioni ‘da cabina’, magari con tasche esterne in cui far scivolare rapidamente un computer portatile o il libro che stai leggendo, e attrezzata internamente con diverse bustine in cui suddividere ciò che ti serve per trovarlo in modo rapido (idealmente etichetta ciascuna bustina)
• avere sempre disponibile una lista inventario del contenuto della valigia (sempre su Evernote, che coi punti elenco ‘da spunta’ di permette di verificare cosa manca al primo sguardo)
• metterti un promemoria sul cellulare circa 5 minuti prima dell’arrivo previsto per ricordarti di prelevare la valigia dalla cappelliera… fidati

Lavorare in viaggio, spostandosi da una città all’altra (magari da Parigi a New York!) è il sogno di tante freelance, con i consigli di questo post sarà una realtà di cui non vorrai più fare a meno!