Come progettare l’email in maniera visiva

Quando scriviamo in generale, e quando scriviamo una email in particolare, facciamo in modo di sfruttare il momento iniziale, quello in cui chi ci legge apre la nostra email e, prima di leggere, guarda. Come lo dico tra un po’: intanto ecco alcune informazioni molto utili su come percepiamo il testo e su come leggiamo.

La vista occupa il 50% delle risorse del cervello

Gli studi ci dicono che noi assimiliamo meglio le informazioni quando queste sono in forma visiva e che il cervello utilizza il 50% delle sue risorse per la vista. Significa che i processi cerebrali collegati alla vista e alla trasformazione di ciò che vediamo in informazioni occupa (sarebbe meglio dire okkupa), metà del nostro cervello e che l’altra metà si prende in carico tutte le altre funzioni del nostro corpo.

Quando leggiamo facciamo la mappa di ciò che vediamo

Gli studiosi ci dicono anche che quando leggiamo un testo ce ne facciamo una rappresentazione mentale, così come ci creiamo una piantina quando entriamo in un appartamento e sappiamo che in fondo al corridoio centrale, a destra e a sinistra, ci sono le stanze da letto; che a destra dell’ingresso c’è la cucina, di fronte la sala e a fianco il bagno.

Questo approccio alla lettura si attiva in maniera spontanea nel caso dei testi stampati, ma è reso molto difficile dai testi digitali, dove, ogni volta, la pagina virtuale si ricrea e cambiano i riferimenti spaziali.

Ecco perché tendiamo a preferire i testi stampati se ci servono per lavoro, se li dobbiamo studiare o se contengono delle informazioni che dobbiamo riutilizzare: perché ci ricordiamo fisicamente dove si trova una frase o un titolo e possiamo prendere appunti a margine o pasticciare a nostro piacimento le pagine (in un secondo momento ci ricorderemo quel concetto vicino al quale abbiamo scritto “nota bene” col pennarello rosa fluorescente). La lettura su carta, dicono gli studi, è più intuitiva e soprattutto non perdiamo tempo in tutte quelle meta attività cognitive come scrollare, mettere a fuoco, aumentare il carattere ecc. che facciamo quando leggiamo a schermo.

Il cervello si sta adattando alle modalità di lettura mordi e fuggi

Gli studi ci dicono anche che a forza di leggere online in modalità mordi e fuggi (scanning e skimming), il nostro cervello si sta adattando e si comporta così anche dove, in teoria, non sarebbe richiesto. Il risultato? A forza di cliccare, scrollare e saltare, quando ci sediamo per leggerci in pace un libro di carta, questa modalità parte in automatico.

Perché ci servono queste informazioni? Perché così capiamo come mai nessuno, ad esempio, ci risponde se scriviamo una email “muro di testo”, fatta di righe una dopo l’altra, senza spazi, senza interruzioni, senza numeri, senza punti elenco. Insomma, siamo visivi, tanto vale tenerlo in considerazione quando scriviamo. Significa che dovremo concepire quanto più possibile il nostro testo in modo che fornisca a chi legge delle informazioni sul proprio contenuto prima che inizi la lettura.

7 consigli per scrivere visivo

Se chi legge si approccia al testo cercando dei punti di riferimento spaziali, forniamoglieli:

sfruttiamo lo spazio bianco della pagina in modo che ciò che scriviamo emerga in maniera chiara e netta;
spacchettiamo il testo inserendo in ogni blocchetto una informazione principale;
inseriamo sopra ai blocchetti dei sottotitoli che contengano il succo di quanto diremo sotto;
sfruttiamo il potere attrattivo dei numeri e dei punti elenco che indirizzano l’occhio e mettono ordine nelle informazioni;
usiamo con parsimonia il neretto per evidenziare certi concetti (pochi);
sfruttiamo il colore (dove possibile) per attirare l’attenzione;
usiamo i box o i riquadri (dove possibile) per mettere in rilievo alcune informazioni.

A questo riguardo, molto Interessanti sono le 10 regole che fornisce la Zanichelli su impaginazione, composizione del testo, uso del colore, uso dei caratteri tipografici: cosa fare e cosa non fare per farsi leggere meglio.

E nella email?

I consigli per scrivere in maniera visiva funzionano benissimo anche quando scriviamo una email, in più teniamo in considerazione questi tre punti:

la lunghezza del testo influisce sulle percentuali di apertura della email: il numero di parole ideale, secondo uno studio di Boomerang ripreso da questo articolo di Internazionale, è tra le 75 e le 100 parole.

usare parole semplici e frasi brevi fa aumentare la possibilità di avere una risposta (stesso studio di Boomerang sintetizzato da La Stampa)

scrivere un oggetto breve e in tema favorisce la decisione di aprire l’email e leggerla (stesso studio di Boomerang sintetizzato da La Stampa).

Domande per scrivere una email che si fa leggere

In ultimo, ecco raccolte le domande da farci per controllare se abbiamo scritto una email che qualcuno ha voglia di leggere:

forniamo degli ancoraggi visivi che aiutano il lettore a capire di che cosa stiamo parlando, subito, in apertura di email (neretti, titoli, punti elenco e così via)?
usiamo le parole, le espressioni, le formule più semplici e chiare per esprimerci?
ci sforziamo di evitare sigle criptiche o tecnicismi autoreferenziali?
usiamo frasi brevi e leggere?
spacchettiamo il testo in più blocchetti?
elenchiamo e raggruppiamo nello stesso posto le cose che chiediamo al nostro lettore di fare o le risposte che ci servono?

Se a tutte queste domande rispondiamo di sì, be’, abbiamo una email a prova di bomba.