Come archiviare mucchi di carta e vivere felici

La carta, si sa, ha un peso enorme. Non solo quello specifico, che rischia di far imbarcare le mensole se non sono ben tassellate, ma ha anche, a volte, un peso fiscale e giuridico, perché se non puoi produrre un documento, non puoi procedere con un’istanza. È capitato a tutte, almeno una volta, di cercare disperatamente un documento, una bolletta, un cavolo di pagamento che senza ricevuta abbiamo rischiato di pagare di nuovo… La buona notizia è che cercare di ridurre al minimo il numero delle volte che questo succede è possibile.

Come? Naturalmente i “digitali sfegatati” consigliano di digitalizzare tutto e di organizzare i documenti più importanti sul computer. I programmi per farlo sono numerosi, uno per tutti FlashJetScan, un programma gratuito per Windows che permette di scansionare i documenti direttamente in formato PDF e di organizzarli sul PC suddividendoli in categorie personalizzate.

Se invece vuoi tenere la carta, l’unica soluzione per non impazzire è fare ordine nei tuoi documenti.

Ci vuole, come per tutte le cose, un minimo di pazienza e di criterio iniziale, ma il sollievo che si prova quando si capisce di aver evitato inutili perdite di tempo e ricerche snervanti vale senz’altro la pena. Dunque al lavoro, senza indugi.

Fase uno: le tre pile

Se parti da zero a sistemare montagne di carte arretrate, sistemati sul pavimento e fai tre mucchi: pagare, archiviare, buttare.

Prendi in mano ogni foglio di carta e sistemalo nel mucchio giusto, tenendo aperti i fogli e pinzando tutte le pagine che fanno parte di uno stesso documento. Rimani concentrata e non fare mucchietti “da rivedere”: ogni foglio deve andare in uno dei tre mucchi detti prima. Quando hai smistato tutta la montagna, metti senza tentennamenti nel cestino della carta tutto ciò che è nel mucchio da buttare.

Fase due: azione

Fatti un caffè o un tè e poi torna al lavoro: adesso bisogna attaccare le altre due pile.

Iniziamo con le dolenti note: pagare. Avrai già pinzato tutti i fogli che fanno parte di uno stesso documento, buttato la busta e, nel caso insieme alla fattura ci fosse anche il bollettino per pagare, unitolo al resto con una clip. Metti sopra al tutto un post-it evidenziando la data di pagamento e l’importo. Riporta subito i dati sull’agenda (o sul calendario o ciò che utilizzi per la tua gestione quotidiana). Rimetti le carte in una vaschetta o in un dossier che terrai in un posto abbastanza in vista, in ordine di data. In questo modo non ti sfuggirà più nulla. Una volta pagate, le bollette o le cedole vanno archiviate negli schedari di cui ti dirò a brevissimo, ma tieni conto che alcuni documenti devono essere conservati, per legge, per un tempo specifico:

• Bollette per le utenze (gas, elettricità, telefono): 5 anni
• Spese condominiali: 3 anni
• Garanzie: lo scontrino (o la fattura) deve essere conservato per tutto il periodo di validità della stessa
• Canone RAI: 10 anni
• Tutti i documenti fiscali: 5 anni
• Bollo auto: 4 anni
• Multe: 10 anni

Fase tre: archiviazione

Innanzitutto procurati degli schedari. Ce ne sono di ogni tipo e di ogni colore, quindi prima di acquistarli pensa a dove li terrai, per fare in modo che il tuo archivio sia facilmente accessibile e consultabile e che non ci sia bisogno di prendere una scala o di arrampicarsi su qualcosa per poterlo controllare.

Quanti devi acquistarne? Dipende da come vuoi classificare i tuoi documenti. Il metodo migliore è quello che ti risulta più immediato da consultare. È inutile fare troppe suddivisioni, meglio smistare i documenti in categorie, classi e sottoclassi.

1. Ad ogni schedario dovrebbe corrispondere una categoria che può essere ben evidenziata sul dorso. Tieni conto che un raccoglitore che conservi meno di tre fogli non ha senso di esistere: se succede è perché, probabilmente, stai suddividendo i documenti in troppe categorie. Nell’archivio della famiglia, per esempio, le categorie potrebbero essere: casa, banca, trasporti, sanità, figlio/a, lavoro. A seconda delle attività della famiglia possono essere aggiunte altre categorie che occupano un posto importante nella vita quotidiana, tipo barca a vela, moto, adozione internazionale…
2. All’interno dello schedario, metti dei divisori di cartoncino colorato che suddividono la categoria in classi che, nel caso della banca per esempio, possono essere: estratti conto, ricevute mutuo, carta di credito, corrispondenza.
3. Ad ogni classe corrisponde una cartellina trasparente con i buchi nella quale andranno riposti tutti i documenti inerenti, in ordine cronologico. Se è necessario puoi suddividere ancora alcune voci in ulteriori sottoclassi. Per esempio, la classe “carta di credito” potrebbe avere due cartellette trasparenti, una per i resoconti e una per le comunicazioni. In questo modo ti basterà pensare a quale è il macro-argomento del tuo documento per inserirlo immediatamente nel giusto schedario e poi, all’interno di questo, trovare subito la classe alla quale appartiene.

Vuoi qualche esempio?

Schedario CASA – Classi:

• spese proprietà (sottoclassi: affitto/mutuo, IMU, TARSI, TASI, assicurazione)
• spese gestione (sottoclassi: spese ordinarie, spese straordinarie)
• fonti energetiche (sottoclassi: gas, elettricità, riscaldamento)
• comunicazioni (sottoclassi: telefono, televisione)
• garanzie elettrodomestici

Schedario AUTOMOBILE – Classi:

• proprietà
• assicurazione
• manutenzione
• parcheggi
• multe

Evita di creare uno schedario VARIE o MISCELLANEA per le cose che non sai dove mettere.

La categoria è troppo generica e ci finirebbero certamente un sacco di documenti che in realtà basta poco a catalogare… provaci!

Fase quattro: il mantenimento

Nel momento in cui tutto è in ordine, mantenerlo non sarà difficile se si è costanti. Più frequentemente smisterai la carta, più facile sarà trovare i documenti o riepilogare i conti. Non è detto che tu debba riordinare i documenti tutte le settimane, ma se man mano che arrivano ti abitui a metterli al posto giusto, tutto si semplifica.

Una volta all’anno (tra gennaio e febbraio) togli dagli schedari tutto ciò che concerne l’anno appena passato mantenendo le stesse categorie e mettili in un “archivio storico” anche non particolarmente di comodo accesso (tipo su un armadio o sul ripiano più alto della libreria) evidenziando solo l’anno di appartenenza. In questo modo avrai gli schedari di nuovo liberi per la documentazione “in corso” e un archivio ragionato nel caso ti servisse improvvisamente qualcosa del passato.

Buon lavoro!