Come lavorare meglio alla scrivania

In uno dei suoi celebri aforismi Oscar Wilde diceva: Una scrivania ordinata è sintomo di una mente malata… Rincarava la dose lo stesso Albert Einstein un po’ di anni dopo chiedendosi: se una scrivania disordinata è sintomo di una mente disordinata, di cosa è sintomo una scrivania vuota?

Ma non lasciarti ingannare, una scrivania disordinata non aiuta la produttività nel lavoro.

Magari la creatività sì, ma la produttività no! Se trovi subito ciò di cui hai bisogno per lavorare non perdi tempo, rendi di più e il tuo lavoro ci guadagna. Hai idea, per esempio, di quanto tempo si perde per cercare un documento, o uno strumento che serve per lavoro? Circa due ore alla settimana, quindi otto ore al mese: per fartela breve una giornata di lavoro in fumo. Dunque, tenere a posto il tuo ufficio ha un rapporto di benessere/produttività altissimo, da non sottovalutare.

Quindi, come fare ad avere una scrivania che non ti faccia venire l’angoscia tutte le volte che ti avvicini alla sedia e che ti aiuti ad essere più efficiente?

Prima di tutto siediti davanti alla scrivania e applica la “regola del bersaglio”

Per organizzare la tua scrivania di lavoro, traccia idealmente un cerchio allargando le braccia: tutto ciò che sta al suo interno è ciò che puoi prendere senza alzarti dalla sedia. Ora disegna altri due cerchi più piccoli: il primo che includa giusto la sedia e la tua persona, il secondo un po’ più ampio, in modo da arrivare agevolmente alle cose che ti servono.

Ricordati che dovresti avere vicino le cose che ti servono di più. Quindi nel piccolo cerchio che hai proprio davanti a te dovresti avere gli strumenti basilari per il lavoro: il computer, il telefono, la pratica in elaborazione e tutto ciò che la concerne.

Nel secondo cerchio metterai invece gli strumenti che ti servono non continuamente, quindi le penne (quelle che scrivono! Le altre buttale via), le matite, lo scanner, la stampante, l’agenda e così via.

Infine, nella parte restante del cerchio più ampio troverà spazio tutto ciò che ti serve occasionalmente: il carica-batteria, la carta di riserva per la stampante e tutto il resto. Ricordati inoltre che la scrivania non è il tuo archivio, quello può tranquillamente trovare posto altrove, al di là dell’ultimo cerchio e se devi consultarlo alzandoti per raggiungerlo non sarà uno spreco di tempo.

Ottimizza lo spazio

Controlla ora che ogni cosa sopra e intorno alla scrivania sia ergonomicamente adatta a te. È facile scoraggiarti e lasciare che si accumuli il disordine se il posto dove lavori non è comodo. Ma soprattutto la postazione non deve causarti problemi dal punto di vista fisico. Pensa che esiste addirittura una legge che definisce le regole per la sicurezza sul lavoro, che contiene le linee guida per l’uso dei videoterminali e che dà indicazioni precise sulla postazione di lavoro.

Per esempio la profondità della scrivania deve essere almeno 70 cm (affinché la distanza tra l’occhio e il monitor sia tra i 50 e i 70 cm). Anche l’altezza del piano di lavoro deve essere almeno 70 cm, per permettere ai braccioli della sedia di infilarsi sotto il piano. La superficie su cui lavori deve essere opaca e non riflettente, il monitor deve stare un po’ più in basso degli occhi e deve essere direzionato verso il viso, cercando di non creare un angolo maggiore di 35° rispetto ad esso. La tastiera deve essere ad un’altezza ragionevole: gli avambracci non dovrebbero formare, rispetto alla scrivania, un angolo maggiore di 20°. L’altezza della sedia deve essere tale che i piedi siano per terra e che le ginocchia si trovino all’incirca all’altezza dei  fianchi, o poco più in basso. Infine le luci non dovrebbero creare un riflesso nel monitor.

Ottimizza il tempo

Quando ti siedi alla scrivania hai ben presente cosa devi fare? Questa è la prima domanda da farti, perché se hai la mente aperta su troppi fronti difficilmente riuscirai a portare a termine tutto e bene. Concentrati su una cosa alla volta (banale, vero? Eppure efficace). Chiarisci e analizza le diverse fasi dell’incarico che vuoi affrontare, decidi come dovrai gestirlo e controlla di avere tutto ciò che ti serve per portarlo a termine. Questo ti permetterà di concludere in maniera efficiente il tuo compito, senza essere distratta dalla ricerca di un documento, di un’e-mail, di un numero di telefono. Passare da un compito all’altro ti ruberebbe circa 30 secondi del tuo tempo, che moltiplicati per ogni “distrazione” ammontano a decisamente troppi minuti persi!

Dopo aver lavorato intensamente per una mezz’oretta prenditi una pausa. Tu e le tua mente ve la siete meritata! Potresti persino usare un timer: ogni 30 minuti un trillo ti avvertirà che è ora di riposarti (se vuoi approfondire questo argomento qualche tempo fa abbiamo scritto della tecnica del Pomodoro).

Assumi una postura corretta

Cerca di sederti dritta, assicurandoti che la schiena rimanga ben appoggiata allo schienale. Le spalle devono essere rilassate, i polsi devono prendere una posizione naturale, né piegati in avanti né all’indietro. La tastiera deve essere sistemata in modo che la parte superiore delle braccia rimanga in posizione verticale. Non portare troppo in avanti o troppo indietro gli avambracci. Ogni tanto è necessario staccare gli occhi dal monitor e concentrarsi su un oggetto distante, ad esempio guardando dalla finestra e riposando gli occhi coprendoli con i palmi per 10-15 secondi. E per evitare il tunnel carpale abituati a fare un po’ di esercizio per le mani, premendo di tanto in tanto sulla punta delle dita e spingendole all’indietro.

In conclusione ricorda, You are your own boss. Non lasciare che il lavoro si espanda fino ad occupare tutto il tuo spazio e il tuo tempo disponibile, ottimizza le risorse che dedichi al lavoro e sarai più produttiva.