L’arte di delegare

Mi stavo scervellando per trovare un argomento utile ed ho cominciato a pensare ai più comuni problemi che ho io nell’organizzare il mio lavoro. Sembra strano ma, sebbene i miei due lavori siano agli estremi (nel primo coordino un gruppo di lavoro, nel secondo “creo” da sola), in entrambi ho il mio team speciale: io, Chiara e me stessa…

Questo team, secondo me, è l’unico a portare a termine i progetti in modo adeguato ma in realtà spesso mi porta a girare in tondo perdendo sicuramente l’efficacia!

Alla fine, quando mi sento ad un punto morto, mi obbligo a fermarmi e a riflettere:

• C’è qualcuno che costa meno di me per svolgere le attività di routine?
• C’è qualcuno più bravo di me a svolgere le attività altamente specialistiche?

Il modo migliore per rendere efficaci le ore lavorative è focalizzarsi sulle attività strategiche che danno più valore aggiunto; in altre parole tu devi occuparti del tuo core business: definire le strategie, realizzare i tuoi prodotti / i tuoi servizi. Per far ciò devi affidarti ad una assistente per le attività di segretariato o ad un esperto di marketing per la definizione della strategia di vendita o un fornitore di semilavorati o componenti per i tuoi prodotti ecc.

Quindi occorre imparare l’arte di delegare:

1. Parti dal tuo piano di progetto e dalla tua analisi dei rischi per decidere quali attività delegare
2. Fai un confronto fra quanto ti costerebbe l’attività fatta in prima persona (in termini di ore non dedicate al tuo core business e quindi di mancati guadagni) rispetto al costo necessario per delegare. Se possibile, confronta anche i risultati del lavoro fatto da te rispetto a quelli ottenuti da un professionista.
3. Seleziona accuratamente le persone alle quali intendi delegare, saranno i tuoi collaboratori / fornitori per lungo tempo
4. Pensa a lungo termine: all’inizio delegare comporta una fase di formazione e reciproca conoscenza che deve essere vista come un investimento di tempo per il futuro (anche per questo, scegli accuratamente i collaboratori per non dover ripetere questa fase di apprendimento)
5. Concorda e chiarisci, in modo chiaro e diretto sia verbalmente che per scritto, con il collaboratore / fornitore il compito, gli obiettivi e le scadenze
6. Parti da attività semplici per verificare l’efficacia e acquisire sicurezza
7. Mantieni sempre una comunicazione molto aperta, basata su scambi frequenti di comunicazioni sia verbali che scritte e focalizzata sugli aspetti salienti dei servizi di fornitura; ciò ti aiuterà a costruire relazioni più salde, aiutando a prevenire ogni eventuale problema.

Il punto cruciale per il successo è proprio la selezione.

Dopo aver definito il compito da delegare ed i risultati che ti attendi, prenditi il tempo necessario per definire le caratteristiche che vuoi nel tuo collaboratore / fornitore (ti assicuro che ti risparmierà un mucchio di perdite di tempo collegate ad una scelta errata):

• affidabilità (puntualità e rispetto degli accordi)
• competenze (esperienza nel settore, studi, referenze che garantiscano risultati costanti e adeguati)
• affinità caratteriale (la simpatia non sarà sufficiente ma è sicuramente necessaria per lavorare a stretto contatto per lungo tempo; i migliori collaboratori sono quelli che vogliono comunicare regolarmente con te per capire di cosa hai bisogno ora e di cosa potrai avere bisogno in futuro con effetti diretti sulla tua capacità di soddisfare le esigenze dei tuoi clienti e di porre rimedio a eventuali criticità)
• velocità e flessibilità (tempistiche ristrette e adattabilità a modifiche in corso d’opera)
• competitività (il prezzo più basso non è sempre il prezzo migliore, devi decidere quanto sei disposto a pagare e l’equilibrio che vuoi raggiungere tra costo, affidabilità, qualità e servizio)
• …

Sii il più specifico possibile nel dettagliare le caratteristiche; ad ognuna di esse assegna un peso in base all’importanza che tu dai a quell’aspetto.

Prepara una matrice per valutare i candidati nel modo più oggettivo possibile; se vuoi lasciare un posto anche a quello che ti dice il tuo intuito (perché spesso le intuizioni hanno più valore delle decisioni ponderate), aggiungete alla matrice anche la sensazione personale e soggettiva che hai avuto nel confronto del candidato (sarà un giusto compromesso fra il basarsi solo sulle sensazioni o solo sui dati oggettivi).

Una volta effettuata la scelta, ricordati di esplicitare con il collaboratore / fornitore le caratteristiche per cui è stato scelto ed i risultati che ti attendi da lui. Ciò sarà la base fondamentale per valutare periodicamente l’efficacia del suo lavoro.

Mi fai sapere quali attività deleghi e come hai effettuato le tue scelte?