Mi stavo scervellando per trovare un argomento utile ed ho cominciato a pensare ai più comuni problemi che ho io nell’organizzare il mio lavoro. Sembra strano ma, sebbene i miei due lavori siano agli estremi (nel primo coordino un gruppo di lavoro, nel secondo “creo” da sola), in entrambi ho il mio team speciale: io, Chiara e me stessa…
Questo team, secondo me, è l’unico a portare a termine i progetti in modo adeguato ma in realtà spesso mi porta a girare in tondo perdendo sicuramente l’efficacia!
Alla fine, quando mi sento ad un punto morto, mi obbligo a fermarmi e a riflettere:
- C’è qualcuno che costa meno di me per svolgere le attività di routine?
- C’è qualcuno più bravo di me a svolgere le attività altamente specialistiche?
Il modo migliore per rendere efficaci le ore lavorative è focalizzarsi sulle attività strategiche che danno più valore aggiunto; in altre parole tu devi occuparti del tuo core business: definire le strategie, realizzare i tuoi prodotti / i tuoi servizi. Per far ciò devi affidarti ad una assistente per le attività di segretariato o ad un esperto di marketing per la definizione della strategia di vendita o un fornitore di semilavorati o componenti per i tuoi prodotti ecc.
Quindi occorre imparare l’arte di delegare:
- Parti dal tuo piano di progetto e dalla tua analisi dei rischi per decidere quali attività delegare
- Fai un confronto fra quanto ti costerebbe l’attività fatta in prima persona (in termini di ore non dedicate al tuo core business e quindi di mancati guadagni) rispetto al costo necessario per delegare. Se possibile, confronta anche i risultati del lavoro fatto da te rispetto a quelli ottenuti da un professionista.
- Seleziona accuratamente le persone alle quali intendi delegare, saranno i tuoi collaboratori / fornitori per lungo tempo
- Pensa a lungo termine: all’inizio delegare comporta una fase di formazione e reciproca conoscenza che deve essere vista come un investimento di tempo per il futuro (anche per questo, scegli accuratamente i collaboratori per non dover ripetere questa fase di apprendimento)
- Concorda e chiarisci, in modo chiaro e diretto sia verbalmente che per scritto, con il collaboratore / fornitore il compito, gli obiettivi e le scadenze
- Parti da attività semplici per verificare l’efficacia e acquisire sicurezza
- Mantieni sempre una comunicazione molto aperta, basata su scambi frequenti di comunicazioni sia verbali che scritte e focalizzata sugli aspetti salienti dei servizi di fornitura; ciò ti aiuterà a costruire relazioni più salde, aiutando a prevenire ogni eventuale problema.
Il punto cruciale per il successo è proprio la selezione.
Dopo aver definito il compito da delegare ed i risultati che ti attendi, prenditi il tempo necessario per definire le caratteristiche che vuoi nel tuo collaboratore / fornitore (ti assicuro che ti risparmierà un mucchio di perdite di tempo collegate ad una scelta errata):
- affidabilità (puntualità e rispetto degli accordi)
- competenze (esperienza nel settore, studi, referenze che garantiscano risultati costanti e adeguati)
- affinità caratteriale (la simpatia non sarà sufficiente ma è sicuramente necessaria per lavorare a stretto contatto per lungo tempo; i migliori collaboratori sono quelli che vogliono comunicare regolarmente con te per capire di cosa hai bisogno ora e di cosa potrai avere bisogno in futuro con effetti diretti sulla tua capacità di soddisfare le esigenze dei tuoi clienti e di porre rimedio a eventuali criticità)
- velocità e flessibilità (tempistiche ristrette e adattabilità a modifiche in corso d’opera)
- competitività (il prezzo più basso non è sempre il prezzo migliore, devi decidere quanto sei disposto a pagare e l’equilibrio che vuoi raggiungere tra costo, affidabilità, qualità e servizio)
- …
Sii il più specifico possibile nel dettagliare le caratteristiche; ad ognuna di esse assegna un peso in base all’importanza che tu dai a quell’aspetto.
Prepara una matrice per valutare i candidati nel modo più oggettivo possibile; se vuoi lasciare un posto anche a quello che ti dice il tuo intuito (perché spesso le intuizioni hanno più valore delle decisioni ponderate), aggiungete alla matrice anche la sensazione personale e soggettiva che hai avuto nel confronto del candidato (sarà un giusto compromesso fra il basarsi solo sulle sensazioni o solo sui dati oggettivi).
Una volta effettuata la scelta, ricordati di esplicitare con il collaboratore / fornitore le caratteristiche per cui è stato scelto ed i risultati che ti attendi da lui. Ciò sarà la base fondamentale per valutare periodicamente l’efficacia del suo lavoro.
Mi fai sapere quali attività deleghi e come hai effettuato le tue scelte?
Bellissimo articolo: a volte bisogna sapersi staccare dal “chi fa da se fa per tre!” per avere una visione più ampia del proprio lavoro e capire se si stanno raggiungendo gli obiettivi giusti. Io delego in tutte quelle attività che mi tolgono tempo prezioso, come la gestione degli impegni/scadenze amministrative, per concentrarmi sugli aspetti dello sviluppo del mio business. Proprio perché il mio lavoro è supportare gli altri nei loro progetti come eAssistant, sono la prima ad avvalermi della delega costruttiva!
Grazie Marzia, mentre scrivevo l’articolo pensavo anche a figure come la tua!
Si, cominciamo adesso in italia a far capire cosa facciamo e la strada e mooolot lunga. Grazie a te per questo articolo davvero interessante e che fa riflettere. Ciao e buon lavoro!